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Nota informativa sobre a Declaração da Situação do Servidor (COVID-19)



Conforme a notificação “Declaração da Situação do Servidor (COVID-19)”, encaminhada para todos os servidores da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), exceto os lotados no Hospital Universitário de Santa Maria (HUSM), a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progep), em conjunto com o Centro de Processamento de Dados (CPD), desenvolveu uma nova funcionalidade no Portal RH – Situação do Servidor (COVID – 19), para que os servidores informem a situação em que estão desenvolvendo as suas atividades durante a vigência da Portaria N. 98.100, de 08 de maio de 2020, dentre as seguintes opções: atividade presencial, atividade presencial esporádica, atividade remota, impossibilidade de trabalhar ou licença.

Além disso, o servidor deverá declarar se faz parte de algum dos grupos de risco, que são: cuidado ou coabitação; sessenta anos ou mais; imunodeficiente; gestante ou lactante; filhos em idade escolar; ou preencher a opção “sem grupo de risco”.

Visando esclarecer as principais dúvidas, a Progep informa:

– Deverá anexar autodeclaração preenchida e assinada, conforme modelo disponibilizado no Portal, o servidor que pertence a um dos grupos de risco: “CUIDADO OU COABITAÇÃO”, “IMUNODEFICIENTE” e “FILHOS EM IDADE ESCOLAR”.

– Servidores dos grupos de risco “60 ANOS OU MAIS” e “GESTANTE OU LACTANTE” devem apenas marcar o grupo de risco, NÃO havendo exigência de autodeclaração.

O grupo de risco “CUIDADO E COABITAÇÃO” refere-se ao servidor que está cuidando ou coabitando com pessoa da família suspeita de covid ou com a doença comprovada.

– O grupo “IMUNODEFICIENTE” abrange os servidores com DOENÇA CRÔNICA OU GRAVE. Servidores que pertencem a este grupo de risco, devem preencher a “AUTODECLARAÇÃO DE SAÚDE“. Na autodeclaração não há necessidade de relacionar as doenças. Quanto à comprovação da referida situação, informamos que os casos em que a Progep (setor de segurança do trabalho) não identificar o registro de doença no prontuário do servidor, poderá solicitar documento comprobatório.

O grupo “FILHOS EM IDADE ESCOLAR” abrange servidores que possuam filhos em idade escolar ou inferior e que NECESSITEM DA ASSISTÊNCIA DE UM DOS PAIS, a executarem suas atribuições remotamente, enquanto vigorar norma local que suspenda as atividades escolares ou em creche, por motivos de força maior relacionadas à COVID-19, conforme Instrução Normativa nº 21, de 16 de março de 2020. Caso ambos os pais sejam servidores ou empregados públicos, a hipótese será aplicável a apenas um deles, conforme Instrução Normativa nº 21, de 16 de março de 2020. O ato normativo que suspendeu as atividades escolares ou em creche, por motivos de força maior relacionadas à COVID-19 no Estado do Rio Grande do Sul foi o Decreto Nº 55.118, de 16 de março de 2020.  

– O grupo “GESTANTE OU LACTANTE” abrange as servidoras grávidas ou que estão amamentando crianças de até seis meses.

– A situação do servidor “LICENÇA”, abrange os servidores que estão em Licença para Tratamento de Saúde (LTS) ou Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família, e, aindak Licença Gestante.

– Reiteramos que o referido formulário será aplicado todo final de mês, sendo a resposta referente ao momento “atual” e ao próximo mês.

– Servidores em Licença para Capacitação, Licença para Tratar de Interesses Particulares (LTIP), Licença por Motivo de Acompanhamento do Cônjuge, Afastamento Total para Qualificação, não devem responder o formulário. Se já respondeu, deve comunicar a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e a resposta será excluída.

– Servidores em AFASTAMENTO PARCIAL devem responder o formulário quanto à “Situação de Trabalho” no período em que está à disposição do setor de lotação.

– Servidores que AINDA NÃO POSSUEM ACESSO AO PORTAL RH (servidores novos, redistribuídos, em acompanhamento de cônjuge, entre outros casos), devem informar à chefia imediata se pertencem a algum grupo de risco, e encaminhar a autodeclaração, à chefia, nos casos de “cuidado ou coabitação”, “imunodeficiente” e “filhos em idade escolar”. A chefia deverá informar à Progep, até 04/06/2020, por meio do e-mail progep@ufsm.br, os servidores em grupo de risco e sem acesso ao Portal RH.

Ressalta-se que a resposta às informações solicitadas é obrigatória e o servidor deve encaminhá-la, impreterivelmente, até 01/06/2020 (próxima segunda-feira), pelo Portal RH, no ícone “Situação do Servidor (COVID – 19)”. Após, as respostas serão enviadas às chefias imediatas para homologação. Portanto, esclarecemos que a funcionalidade no Portal RH – Situação do Servidor (COVID – 19), ficará disponível até 04/06/2020 para a análise e homologação das chefias.

Caso a resposta do servidor precise ser alterada, a chefia imediata deverá devolvê-la ao servidor, que inserirá a nova resposta, a ser novamente avaliada pela chefia imediata.

Após 04/06/2020, a funcionalidade não estará mais disponível aos servidores e às chefias.

Mais informações podem ser obtidas pelo e-mail progep@ufsm.br, com o assunto “Situação do Servidor”.

Perguntas Frequentes

Conforme a Portaria N. 98.100, de 08 de maio de 2020, que prorroga por mais 30 dias o prazo de suspensão das atividades acadêmicas e administrativas presenciais, informamos que estas seguem suspensas até 13 de junho de 2020. Haverá a necessidade de reavaliação do cenário, junto aos especialistas da área, para verificação quanto à prorrogação da suspensão, após esta data.

Não haverá atendimento ao público em nenhum dos ambientes administrativos ou acadêmicos. Entretanto, é responsabilidade da chefia definir, junto às suas equipes, quais atividades devem ser desenvolvidas de forma remota. Assim como, se há atividades que devem ser desenvolvidas de forma presencial, considerando a supremacia do interesse público, conforme IN 001/PROGEP

Para os servidores que não se encontram em atividade presencial, o sistema de controle de jornada de trabalho foi ajustado no período de suspensão das atividades presenciais, conforme o Artigo 6º da IN 001/PROGEP, com o lançamento da ocorrência de “Suspensão das Atividades Administrativas Presenciais. Dessa forma, as chefias podem realizar o fechamento do ponto normalmente, sem a necessidade de inclusão de novas ocorrências. Aos servidores sujeitos ao controle de registro de frequência, recomenda ainda que, quando houver necessidade de realização de atividades presenciais, sejam efetuadas a “entrada” e a “saída” no ponto. Isso contribuirá para o acervo documental quanto às ações realizadas no período.

Conforme a IN 001/PROGEP, os prazos de concursos e seleções públicas estão suspensos enquanto as atividades administrativas presenciais estiverem suspensas. Somente concursos relacionados à área de saúde terão continuidade, pois os profissionais poderão auxiliar em atividades relacionadas à pandemia.
Os concursos para cargos que não tenham relação com atividades ligadas à área da saúde poderão ser finalizados neste período, caso não possuírem nenhuma etapa adicional a ser cumprida, restando apenas a homologação do resultado.

Conforme a IN 001/PROGEP, somente concursos e seleções relacionados à área de saúde terão continuidade, pois os profissionais poderão auxiliar em atividades relacionadas à pandemia. Assim, mesmo que a seleção pública esteja homologada, os professores substitutos não serão contratados durante a suspensão das atividades administrativas presenciais.

No início deste ano (2020), conforme o posicionamento do Ministério da Educação, por meio dos documentos – Ofício Circular nº 8/2020/GAB/SPO/SPO-MEC e Ofício nº 40/2020/CGRH/DIFES/SESU/SESU-MEC, as IFES foram orientadas acerca de despesas com pessoal ativo e inativo e informadas sobre os limites de provimento de cargos autorizados no Banco de Professor. Nesse contexto, a UFSM adotou a estratégia de nomear apenas docentes necessários para que o semestre pudesse iniciar sem falta de profissionais. Situação que seria reavaliada no início do próximo semestre. Entretanto, com a emergência COVID – 19, a gestão decidiu dar seguimento às nomeações e posses de cargos da área de saúde, pois os profissionais poderão auxiliar em atividades relacionadas à pandemia.
Assim, mesmo que o concurso público esteja homologado, os docentes não serão nomeados durante a suspensão das atividades administrativas presenciais, conforme a IN001/PROGEP. Além disso, não há justificativa para acréscimo de despesa referente a outros cargos, uma vez que estamos com as atividades presenciais suspensas. No caso de docentes cuja nomeação já havia sido publicada em Diário Oficial da União, e que não haviam tomado posse, o prazo de contagem para posse e exercício das atividades será imediatamente retomado após a cessação dos efeitos das legislações que suspenderam as atividades administrativas presenciais.

Conforme a IN001/PROGEP e a Lei Complementar N. 173/2020 , os prazos de concursos e seleções públicas estão suspensos enquanto as atividades administrativas presenciais estiverem suspensas.
Logo, a contagem dos prazos de vigência de concursos e seleções públicas de Docentes e de Técnico-Administrativos em Educação está suspensa e será imediatamente retomada após a cessação dos efeitos das legislações que suspenderam as atividades administrativas presenciais.

Conforme publicação da IN 28/ME, de 25 de março de 2020, está vedado o cancelamento, a prorrogação ou a alteração dos períodos de férias já programadas. Ressalta-se que, para serviços em atividades nas áreas de segurança, saúde ou de outras atividades consideradas essenciais pelo órgão ou entidade, as chefias imediatas poderão solicitar à PROGEP, pelo e-mail progep@ufsm.br, no interesse público e por necessidade de serviço, interrupção ou cancelamento de férias, conforme previsão legal.
Orienta-se que o pedido de cancelamento e remarcação de férias durante a suspensão das atividades administrativas, considere:
Quando o cancelamento se referir ao primeiro período de férias do exercício, já percebidos os efeitos financeiros, o cancelamento total implicará em devolução do adicional. A devolução não ocorre caso o servidor usufrua ao menos um dia de férias do primeiro período.
Conforme orientação encaminhada aos servidores anteriormente, a interrupção do período de férias não deve iniciar em finais de semana ou feriados, uma vez que a justificativa do cancelamento é a necessidade do serviço. Portanto, orienta-se observar o dia da semana em que se solicita o início do cancelamento.
A PROGEP está realizando apenas cancelamentos e remarcações que se referem ao período de suspensão das atividades administrativas e períodos processados. Novas marcações de férias ou reajustes de períodos ainda não processados no sistema continuam a ser efetuados pelo setor de origem do servidor, a partir da aplicação Registro de Férias (4.03.01.04) no SIE.

Está temporariamente suspenso o Edital 005/2020 – Habilitação de Servidores Interessados em Solicitar Afastamento Integral para Participação em Programa de Pós-Graduação Stricto Sensu. A suspensão será mantida até o retorno das atividades administrativas presenciais da UFSM, quando novas orientações e cronogramas serão informados.

Os afastamentos eventuais e para treinamentos regularmente instituídos, nacionais e internacionais, estão suspensos, podendo ser autorizados, a depender de justificativa, que deverá ser encaminhada à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas pelo e-mail progep@ufsm.br. A referida justificativa será avaliada juntamente ao Comitê de Crise junto à Reitoria.
Em caso de afastamento já autorizado, nas modalidades citadas, o servidor deverá solicitar o cancelamento deste no Portal do RH, conforme passo a passo: (Portal do RH > Portal do Servidor > Afastamento > Minhas Solicitações > selecione o seu processo de afastamento > clique no botão CANCELAR).
Já quanto às prorrogações dos afastamentos para pós-graduação stricto sensu, estas serão analisadas caso a caso, conforme as orientações normativas dos órgãos superiores. Para isso, deverão ser instruídas normalmente no Portal do Servidor.
As solicitações de Licença para Capacitação deverão ser realizadas pelo servidor interessado junto ao Departamento de Arquivo Geral da UFSM (DAG), sendo que, durante o período de suspensão das atividades administrativas, as cópias digitalizadas da documentação, devidamente preenchidas e assinadas, poderão ser enviadas para o e-mail protocolodag@ufsm.br. Orientações acerca da documentação que deverá instruir o processo podem ser obtidas no link https://www.ufsm.br/pro-reitorias/progep/servicos/licenca-para-capacitacao/

As tramitações de processos de redistribuição foram retomadas e, os processos que já estavam em andamento estão sendo encaminhados, gradativamente, considerando-se o contexto atual.
Durante o período de suspensão das atividades administrativas presenciais, o servidor interessado em redistribuição para a UFSM deverá solicitar abertura de processo administrativo junto ao Departamento de Arquivo Geral da UFSM, encaminhando cópia digitalizada da documentação, em arquivos individuais, para o e-mail protocolodag@ufsm.br, conforme orientações constantes na página da Progep no link: https://www.ufsm.br/pro-reitorias/progep/servicos/redistribuicao/

Os processos de solicitação de incentivo à qualificação e progressão por capacitação poderão ser encaminhados de forma online, pelo próprio servidor, por meio do Processo Eletrônico Nacional (PEN), conforme orientações disponibilizadas aqui.
Ressalta-se que a publicação da Lei Complementar nº 173, de 27 de maio de 2020, poderá impactar na progressão dos servidores. Assim, informamos que, neste momento, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas solicitou parecer sobre o assunto à Procuradoria Federal junto à UFSM, especialmente no que se refere aos aspectos legais, para, posteriormente, repassar informações específicas aos servidores. Dessa forma, solicita-se o aguardo de posicionamento oficial sobre o tema.

Os processos de concessão de progressão por mérito são de competência da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e não envolvem a solicitação do servidor. As progressões por mérito deverão ser implementadas de forma gradual, com data retroativa ao direito adquirido pelo servidor, não acarretando nenhum prejuízo financeiro ao mesmo.
Ressalta-se que a publicação da Lei Complementar nº 173, de 27 de maio de 2020, poderá impactar na progressão dos servidores. Assim, informamos que, neste momento, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas solicitou parecer sobre o assunto à Procuradoria Federal junto à UFSM, especialmente no que se refere aos aspectos legais, para, posteriormente, repassar informações específicas aos servidores. Dessa forma, solicita-se o aguardo de posicionamento oficial sobre o tema.

Os processos de Progressão, Promoção, Aceleração da Promoção, Retribuição por Titulação poderão ser encaminhados de forma online, pelo próprio servidor, por meio do Processo Eletrônico Nacional (PEN), conforme orientações disponibilizadas aqui.
Ressalta-se que a publicação da Lei Complementar nº 173, de 27 de maio de 2020, poderá impactar na progressão dos servidores. Assim, informamos que, neste momento, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas solicitou parecer sobre o assunto à Procuradoria Federal junto à UFSM, especialmente no que se refere aos aspectos legais, para, posteriormente, repassar informações específicas aos servidores. Dessa forma, solicita-se o aguardo de posicionamento oficial sobre o tema.

Os prazos para avaliação de estágio probatório estão sendo flexibilizados enquanto as atividades presenciais estiverem suspensas na UFSM, levando em consideração a situação de cada servidor, individualmente. Estes prazos são referentes ao envio e retorno de fichas, à emissão de Portarias de composição de comissões de avaliação, às homologações, bem como a efetivação das avaliações de estágio probatório dos servidores. Esclarecemos, ainda, que não estão suspensos os estágios probatórios em vigor. Em um primeiro momento, estão sendo retomadas as Avaliações que já haviam sido enviadas às unidades, antes da suspensão das atividades. Em um segundo momento será retomada as avaliações que estão pendentes de envio.

A abertura de novos processos está suspensa. Os processos já abertos aguardam o retorno às atividades presenciais para terem suas tramitações regularizadas. Já as prorrogações de Termos de Adesão aguardam o retorno às atividades presenciais, para que sejam feitas com data retroativa. Enquanto isso, os voluntários e participantes do programa especial terão seus acessos aos sistemas preservados.

É necessário encaminhar um e-mail à Coordenadoria do Sistema de Pagamentos (coordenadoriapagamentos@ufsm.br) com nome completo e CPF, solicitando o desbloqueio. Após a liberação, será possível gerar uma nova senha no sistema SIGAC.

É necessário acessar o link https://www.ufsm.br/pro-reitorias/progep/servicos item: Dados Cadastrais e verificar quais os encaminhamentos necessários, dependendo do dado a ser atualizado. 

O Governo Federal disponibiliza os Comprovantes de Rendimentos dos servidores públicos federais no Portal do Servidor. Acesse o site, clique na opção “Sigepe Servidor e Pensionista” e faça o login com CPF e senha pessoal junto ao sistema SIGAC. O Comprovante de Rendimentos está disponível na aba “Dados financeiros”. Dúvidas, entrar em contato com a Coordenadoria do Sistema de Pagamentos, pelo endereço eletrônico coordenadoriapagamentos@ufsm.br.

É necessário encaminhar um e-mail à Coordenadoria do Sistema de Pagamentos, cujo endereço eletrônico é coordenadoriapagamentos@ufsm.br com nome completo e CPF solicitando o documento. A equipe retornará o e-mail com maiores informações.

É necessário encaminhar um e-mail ao Núcleo de Pensão e Aposentadoria  (NPA) pelo endereço eletrônico  npa@ufsm.br, com o assunto pensão civil ou auxílio funeral. A equipe retornará o e-mail com maiores informações.

É necessário encaminhar um e-mail ao Núcleo de Pensão e Aposentadoria (NPA) pelo endereço eletrônico  npa@ufsm.br. A equipe retornará o e-mail com maiores informações.

É necessário encaminhar o formulário de Licença Paternidade, preenchido e assinado, assim como a cópia da certidão de nascimento, para o Núcleo de Análise de Concessões-NUC, cujo e-mail é nuc@ufsm.br, para garantir a data de envio. 
Salienta-se que o processo físico deverá ser aberto pelo próprio servidor, com os documentos citados quando as atividades administrativas presenciais retornarem. O envio por e-mail, no prazo máximo de até 2 (dois) dias úteis da data de nascimento, garante a prorrogação da licença por mais 15 (quinze) dias além dos 5 (cinco) dias previstos em lei, sendo um total de 20 (vinte) dias. Se for enviado após, a licença será de 5 (cinco) dias. A ocorrência só será inserida no sistema após a abertura do processo físico.

É necessário encaminhar o formulário de Benefícios, preenchido e assinado, assim como a cópia da certidão de nascimento para o Núcleo de Análise de Concessões-NUC, cujo e-mail é nuc@ufsm.br, para garantir a data de envio. 
Salienta-se que o processo físico deverá ser aberto pelo próprio servidor, com os documentos citados quando as atividades administrativas presenciais retornarem. O envio por e-mail garante o pagamento do auxílio pré-escolar desde a data que foi enviada a solicitação, porém o pagamento só será implementado após abertura do processo físico.

É necessário enviar o formulário de ausência do serviço em razão de falecimento familiar, preenchido e assinado, assim como a cópia da certidão de óbito para o Núcleo de Análise de Concessões-NUC, cujo e-mail é nuc@ufsm.br, para garantir a data de envio. 
Salienta-se que o processo físico deverá ser aberto pelo próprio servidor, com os documentos citados quando as atividades administrativas presenciais retornarem. A ocorrência só será inserida no sistema após a abertura do processo físico. Caso o servidor necessite que a Licença seja inserida no Ponto Eletrônico para organizar escala de trabalho, favor entrar em contato com o nuc@ufsm.br, explicando a situação diferenciada.

A partir de 11 de maio de 2020, a Perícia Oficial em Saúde (PEOF) está realizando perícias presenciais, previamente agendadas por e-mail. Em virtude da emergência de saúde pública decorrente do Novo Coronavírus (COVID-19), e conforme orientações do Comunica SIAPE nº 562101 sobre a execução das atividades nas Unidades SIASS durante a pandemia, o atendimento continua restrito. Portanto, os servidores que possuem atestado de afastamento do trabalho devido à incapacidade por motivo de doença devem encaminhá-lo para o e-mail  periciaoficialemsaude@ufsm.br, dentro do prazo legal (de até cinco dias consecutivos a contar do início do afastamento), e a equipe da Perícia fará o agendamento pelo e-mail que o servidor encaminhou o atestado. 
Reforçamos que os servidores devem comparecer no Serviço de Perícia Oficial em Saúde somente no dia e no horário agendado para avaliação pericial. O uso de máscara de proteção é obrigatório na avaliação pericial e, se possível, comparecer sem acompanhante.

É necessário encaminhar para a Perícia Oficial em Saúde, cujo e-mail é periciaoficialemsaude@ufsm.br, o atestado com os dados completos, conforme regulamenta o Decreto n. 7003/2009: nome legível do servidor, período de afastamento (data inicial e data final do período de afastamento sugerido pelo médico assistente), CID da patologia ou descrição por extenso da mesma com a permissão do servidor ao médico assistente, assinatura e carimbo do médico assistente (médico que emitiu o atestado) e data do atestado.

É necessário encaminhar para a Perícia Oficial em Saúde, cujo e-mail é periciaoficialemsaude@ufsm.br, o atestado com os dados completos, conforme regulamenta o Decreto n. 7003/2009: nome legível do servidor com a descrição da necessidade de cuidados do servidor ao familiar, nome legível do familiar que deve estar devidamente cadastrado para Licença de Tratamento de Saúde de Pessoa da Família, período de afastamento (data inicial e data final do período de afastamento sugerido pelo médico assistente), CID da patologia do familiar ou descrição por extenso da mesma com a permissão do paciente (familiar) ao médico assistente, assinatura e carimbo do médico assistente (médico que emitiu o atestado) e data do atestado.

É necessário aguardar o agendamento da perícia por e-mail. O atestado será avaliado pelos médicos peritos e, se estiver completo, com todos os dados referidos acima, será agendada a perícia. 

Sim, confome Portaria N. 98.100, de 08 de maio de 2020, que prorroga por mais 30 dias o prazo de suspensão das atividades acadêmicas e administrativas presenciais, estamos recebendo todas as demandas pertinentes à avaliação pericial médica conforme a Lei 8.112/90 somente pelo e-mail periciaoficialemsaude@ufsm.br As perícias presenciais ocorrerão somente por agendamento. 

É necessário reunir a documentação necessária e encaminhar para o e-mail planodesaude@ufsm.br. Será considerada a data para início do benefício quando for recebida a documentação completa. Mais orientações estão disponíveis no link https://www.ufsm.br/pro-reitorias/progep/servicos/ressarcimento-plano-de-saude-assistencia-a-saude-suplementar/.


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