A UFSM, por meio da Pró-Reitoria de Administração (PRA), em conjunto com o Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA), Divisão de Patrimônio (DIPAT) e auxílio do Centro de Processamento de Dados (CPD), vem modernizando a gestão patrimonial da Universidade.

As melhorias estão focadas no Portal Patrimônio, para facilitar e agilizar o dia a dia de quem trabalha com os bens da universidade. Esse aprimoramento de processos e controles internos objetiva a implementação de procedimentos que contribuam para a transparência da Instituição e em conformidade com a gestão pública.

Principais inovações e serviços disponibilizados

Agora o Portal Patrimônio conta com oito funções, para a melhor gestão de bens por parte dos detentores de cargas patrimoniais. São elas:

• Inventário em andamento:

O Inventário Patrimonial anual foi um dos procedimentos que foram modernizados e remodelados para atender à legislação. O inventário, que é criado e gerenciado em plataforma totalmente digital, é disponibilizado aos chefes detentores de carga patrimonial a cada início de ano, para conferência dos bens. É instituída, então, uma comissão setorial encarregada de acompanhar, fiscalizar e ratificar o inventário daquela unidade gestora de bens públicos, o que gera maior segurança e confiabilidade nas informações prestadas, além do adequado encaminhamento para as situações de bens não localizados.

Nesta funcionalidade, o chefe da unidade pode realizar a conferência dos bens tanto online, quanto no aplicativo do Inventário UFSM, disponibilizado na Play Store, de forma offline. Este aplicativo foi desenvolvido, em conjunto ao CPD, para auxiliar na verificação da situação dos bens via leitor de código de barras, o que trouxe praticidade para esse trabalho. Antes, toda a conferência patrimonial era realizada em listas impressas, manualmente, para depois ser devolvida à Divisão de Patrimônio.

•  Inventários anteriores:

Nesta função é possível verificar o status dos inventários anuais de exercícios anteriores e já finalizados, bem como os inventários parciais de trocas de chefia que tenham sido realizados. 

• Consultar carga:

Esta opção permite ao detentor da carga patrimonial acompanhar, em tempo real, o status de seus bens. Pode verificar o quantitativo total, bem como as especificações de cada item sob sua responsabilidade, ou mesmo de qualquer bem patrimonial da UFSM. Poderá, além disso, pesquisar determinado tipo de bem do qual deseje obter informações, digitando a sua descrição. Permite busca pelo número do registro patrimonial ou pelas informações gerais dos bens, como número de série, marca e modelo.

• Transferências:

Essa funcionalidade tornou mais ágil o processo de transferências de bens entre unidades patrimoniais. Basta que o responsável atual pelo bem determine o destino, escolha o bem ou grupo de bens a serem transferidos e encaminhe para a unidade destino. O responsável desta unidade, por sua vez, acessa sua caixa postal e aceita a transferência, momento no qual a carga patrimonial já será incorporada à unidade aceitante.

• Nota fiscal transporte:

Com essa função, a emissão das notas fiscais de transporte de bens patrimoniais da Universidade se tornou mais ágil. Estas notas são emitidas para remessas de conserto, exposição, uso em home office, entre outros. Essa modernização foi especialmente importante durante este período pandêmico.

Atualmente, o responsável patrimonial acessa, preenche os dados necessários para emissão da nota fiscal e tramita o pedido para a Divisão de Patrimônio, que emite a nota fiscal no site da Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul e encaminha a nota fiscal ao chefe pelo próprio Portal Patrimônio, e por e-mail ao transportador do bem ou a quem fará uso dele fora da UFSM. 

• Agente patrimonial:

É qualquer servidor cadastrado pelo chefe da unidade patrimonial que o auxilie no desempenho das atividades relacionadas a patrimônio. Este agente terá acesso às funcionalidades do Portal Patrimônio e auxiliará na operacionalização do trabalho, cabendo ao chefe o deferimento de seu trabalho, para que surta o efeito como se ele próprio o tivesse realizado. Acessando esta opção no Portal Patrimônio, o chefe pode cadastrar quantos agentes patrimoniais desejar, de forma online e rápida, pelo período que achar conveniente para os trabalhos naquela unidade patrimonial.

• Classificados:

A seção dos Classificados foi pensada para a otimização do aproveitamento dos bens patrimoniais da UFSM e para atender à legislação de desfazimento de bens. Nela podem ser publicados, numa espécie de anúncio para outros detentores de carga patrimonial, bens que não estão sendo utilizados na unidade de origem, e que, portanto, podem ser cedidos a outras unidades. 

Ao publicar o item, o detentor da carga anexa fotos do bem e faz uma descrição do local onde se encontra, bem como outras informações que considerar pertinentes. O chefe que se interessar poderá requisitar o bem para sua unidade, o que gerará um pedido de transferência automático assim que o chefe da unidade de origem concordar com a cedência.  

• Recolhimento:

Busca otimizar os procedimentos de recolhimento de bens ociosos nas unidades para sua futura destinação. O chefe da unidade acessa a funcionalidade, cita os bens que deseja que sejam recolhidos, classifica-os dentre umas das opções permitidas pelo Decreto nº 9.373/2018, que traz o regramento para o desfazimento dos bens públicos. 

Assim, se o bem tiver condições de uso, é obrigatoriamente publicado no “Classificados” da UFSM, onde fica disponível, por um período de 30 dias, para que outras unidades possam requisitar sua posse e uso. Caso não ocorra interesse, o bem é recolhido e armazenado na Divisão de Patrimônio até que haja interesse de alguma unidade ou destinação como doação. 

Se o bem não estiver em condições de uso, é obrigação do responsável patrimonial providenciar laudo técnico, explicando os motivos dessa classificação. O pedido é tramitado para análise da Divisão de Patrimônio, que procederá com o recolhimento mediante agendamento, retirando os bens do local indicado. Após recolhidos, a Divisão de Patrimônio acessa a funcionalidade e aceita a tramitação para a unidade de bens em disponibilidade, retirando-os da carga do gestor atual.

Até o final de 2021, a equipe tem previsão de implementar novos aperfeiçoamentos em termos de gestão patrimonial na Universidade. Para mais informações, consulte o site do Departamento de Material e Patrimônio ou entre em contato com a Divisão de Patrimônio pelo e-mail: patrimonio@ufsm.br. 

Texto: Com informações da Divisão de Patrimônio da UFSM

Revisão: Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor