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Tutorial – Solicitação de prorrogação de prazo para defesa de dissertação no PPGCC

Para solicitar a prorrogação do prazo para defesa de dissertação ou tese, o (a) discente precisa proceder com a abertura de um Processo Eletrônico Nacional (PEN) acessando o Portal de Documentos da UFSM: https://portal.ufsm.br/documentos/login.html

Para ter acesso a tramitação e assinatura eletrônica, o (a) discente deverá assinar o Termo de Concordância para Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE. O tutorial está disponível clicando aqui.

Ao acessar o Portal de Documentos, o (a) discente deverá fazer o login com o número de matrícula e senha (a mesma do Portal do Aluno).

Ao acessar o Portal de Documentos, o (a) discente deverá clicar em “novo” e em seguida em “processo”.

Abrirá a página para a criação do PEN.

Em tipo documental o (a) discente deverá digitar “prorrogação” e aparecerá a opção “Processo de prorrogação de prazo para defesa de dissertação/tese  (134.333)”. O (a) discente deverá selecionar esta opção

Após selecionar esta opção, o campo procedência será preenchido automaticamente, caso o (a) discente tenha apenas uma matrícula na UFSM.

Caso o (a) discente tenha mais de uma matrícula, deverá selecionar a matrícula correspondente ao PPGCC.

No campo “descrição” o (a) discente deverá completar com “dissertação” e o próximo passo é clicar em “salvar”.

Clicando em “salvar”, o (a) discente terá acesso ao número do processo (sempre iniciando com 23081). É importante guardar este número para consulta.

Nesta página o (a) discente deverá inserir os documentos obrigatórios do processo em formato pdf:

1) Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese, disponível clicando aqui;

2) Plano de trabalho (cronograma detalhado especificando as atividades necessárias para a conclusão do mestrado);

3) Histórico escolar de mestrado (emitido pelo Portal do Aluno).

*Além dos documentos anexados no processo, no momento da criação do PEN, o (a) discente deve enviar para o e-mail da secretaria do PPGCC (ppgcc@ufsm.br) o texto atual da dissertação e a cópia da ata do Seminário de Andamento.

Instruções para preenchimento do “Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese”:

1) O período de prorrogação no PPGCC é sempre de seis meses.

2) Assinalar “dissertação” e “1ª portaria de prorrogação” ou “Apostila à Portaria já emitida” (caso seja a 2ª prorrogação).

3) Redigir a justificativa de forma mais clara possível para a análise do Colegiado do PPGCC.

4) Caso tenha sido bolsista do PPGCC (CAPES ou CNPq) colocar esta informação.

5) A assinatura do (a) discente será feita de forma eletrônica, portanto, o campo destinado a assinatura ficará em branco (não colar assinatura ou assinar via editor pdf).

6) No campo “ao Professor Orientador”, apenas preencher com o nome do (a) orientador (a). Os demais campos deverão ficar em branco.

Salvar o documento em formato pdf.

Na página de abertura do PEN, clicar em “adicionar” e sem seguida “enviar”. Abrirá uma janela para anexar o “Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese”.

O tipo documental é preenchido automaticamente pelo sistema.

Clicar em “escolher arquivo” para anexar o requerimento em formato pdf preenchido e sem assinatura (a assinatura será realizada de forma eletrônica).

Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.

Em “tipo de conferência”, clicar em “sem autenticação”.

Em “assinar documento” clicar em “sim”. E clicar em “adicionar”.

Pronto, o Requerimento foi anexado ao processo.

Para anexar o “Plano de trabalho”, o (a) discente deverá clicar em “adicionar” e “enviar”, conforme figura acima.

Ao abrir a caixa para inserir o documento, o “tipo” documental deverá ser “Plano de trabalho”.

Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.

Em “tipo de conferência”, clicar em “sem autenticação”.

Em “assinar documento” clicar em “sim”. E clicar em “adicionar”.

O mesmo procedimento deve ser adotado para inserir o histórico escolar gerado pelo Portal do Aluno.

Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.

Em “tipo de conferência”, clicar em “autenticado”.

Em “assinar documento” clicar em “não”. E clicar em “adicionar”.

Pronto! Os três documentos obrigatórios foram anexados.

Ao clicar em “salvar”, abrirá a janela para que o (a) discente proceda com a assinatura eletrônica.

Caso o (a) discente tenha mais de um vínculo com a UFSM, deverá assinalar a matrícula do PPGCC, digitar a senha e clicar em OK.

Na próxima tela o (a) discente tem acesso ao resumo do processo. Clicando em “documentos inseridos”, o (a) discente poderá conferir se anexou os documentos corretos.

Estando tudo correto, o (a) discente deverá clicar em “tramitar”.

Nesta página, o (a) discente tramitará o processo para o (a) orientador (a).

No campo “próximo passo” deverá assinalar “Destino Inicial – Pessoa”. No campo “destino” deverá procurar o nome do (a) orientador (a).

Atenção: o nome deve ser digitado corretamente na ordem, para que o sistema encontre. Caso digite apenas o nome e o sobrenome, e o (a) orientador (a) possua um nome no meio, o sistema não irá encontrar. Caso tenha dúvidas, no Plano de Estudos tem o nome completo do (a) orientador (a).

No campo “despacho”, o (a) discente pode utilizar as opções disponíveis ou criar o seu próprio despacho. 

Com todos os campos preenchidos, deverá clicar em “tramitar”.

Pronto, o processo foi tramitado para o (a) orientador (a). Sugere-se que o (a) discente informe o (a) orientador (a) sobre a tramitação.

O (a) orientador (a) do discente deverá acessar a Caixa Postal e acessar o PEN com a solicitação de prorrogação de prazo de defesa de tese/dissertação.

Ao abrir o processo, estando de acordo com a solicitação do (a) discente, o (a) orientador (a) deverá assinar os documentos “requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese” e “Plano de Trabalho” clicando no ícone da chave. 

Em seguida, deverá tramitar o processo.

No campo “próximo passo”, assinalar “tramitação para Unidade”. No campo “destino” digitar “07.10.18.00.0.0” e assinalar a opção “CURSO-PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO (PPGCC)”.

No campo “despacho”, o orientador (a) deverá inserida a opção “de acordo” ou então criar o seu próprio despacho. 

Com todos os campos preenchidos, deverá clicar em “tramitar”.

O processo será tramitado para o PPGCC e será analisado pelo Colegiado do programa.