Formulários de compra, passagens e diárias

Procedimento – Compra de Materiais e Serviços

1 – Identificação da Compra

O coordenador do projeto estratégico deverá preencher o Formulário de Solicitação de Compra e enviar via e-mail para inct@ufsm.br, no qual constará os dados do projeto estratégico, a natureza da rubrica, a descrição dos itens a serem adquiridos, o valor do orçamento vencedor, bem como os dados do fornecedor.

2 – Pesquisa de Preços/Orçamentos

Deverá ser realizado uma pesquisa de preços comprovada por três orçamentos para as compras e serviços necessários à execução do projeto.

Para a pesquisa de preços, deverá ser preenchido o documento Mapa de Cotação – Anexo 8 FAPERGS. E anexado os três orçamentos.

Dados para preenchimento dos orçamentos:

Nome: Hélio Leães Hey;
Proc. 17/2551-0000517-1;
CPF: 442.583.990-00;
Razão Social da Empresa;
CNPJ da Empresa;
Validade do Orçamento;

Orientações sobre orçamentos:

O orçamento pode ser obtido em loja virtual em formato PDF, desde que não seja o vencedor;
Caso a melhor proposta seja de loja virtual, é necessário que essa disponha de um canal de venda que não seja apenas o site, para possibilitar a emissão correta do orçamento e da nota fiscal;
Os valores devem ser informados em R$;
Os orçamentos podem ser em lista fechada para material de consumo, desde que todos os orçamentos possuam todos os mesmos itens e mesmas quantidades;
Os orçamentos devem ser item por item para material permanente;
Caso o fornecedor tenha carta de exclusividade, somente um orçamento é necessário;
Forma de pagamento: Depósito Bancário em cheque (preferencialmente Banco do Brasil);
Os trâmites de pagamento e emissão de nota fiscal são realizados com o auxílio direto da secretaria de apoio do projeto;
O frete deve estar incluso e a cargo do fornecedor. Não há rubrica no projeto para frete.

3 – Justificativa de Compra

Os documentos citados acima deverão ser acompanhados da informação, por escrito, dos elementos que definiram a escolha de tal fornecedor (Justificativa de Compra).

Caso a escolha não seja pela empresa ofertante do melhor preço, deverá ser incluída na justificativa de compra a motivação da escolha do fornecedor e preço.

4 – Instruções para emissão da Nota Fiscal

Todos notas despesas deverão ser emitidos em nome do coordenador do INCT GD, Prof. Hélio Leães Hey e deverão conter os seguintes itens:

Nome: Hélio Leães Hey;
N° do processo: 17/2551-0000517-1;
CPF: 442.583.990-00;
Data de emissão;
A identificação detalhada do produto ou serviço;
Descrição detalhada da quantidade de itens;
Valores;
Número do Cheque.

Além disso, nas notas fiscais deverão conter os seguintes dados do fornecedor:

Nome ou razão social;
Endereço
CPF, CNPJ e Inscrição Estadual ou Municipal (estas últimas, se houver)

Acesso ao Manual de Prestação de Contas FAPERGS.

Observação Importante: Não serão aceitas notas fiscais emitidas com o campo natureza da operação preenchido como “Venda Entrega Futura” ou “Simples Remessa”. As compras devem ser feitas à vista, com entrega imediata dos produtos.

Procedimento – Compra de Passagens

1 – Solicitação da Compra

O coordenador do projeto estratégico deverá preencher o Formulário de Solicitação de Passagens e enviar via e-mail para inct@ufsm.br, no qual constará os dados do projeto estratégico, a natureza da rubrica, a descrição do itinerário pretendido, os dados do beneficiário e a descrição das atividades a serem realizadas.

2 – Aprovação da Compra

Após a aprovação da solicitação, a Secretaria de apoio do INCT GD irá buscar as opções de Voo para os trechos e datas informados no formulário citado acima.

3 – Comprovação da Despesa

As despesas com passagens deverão ser comprovadas através da apresentação dos seguintes itens:

Tickets de embarque originais (podendo ser check-in online);
Declaração original da Instituição/Entidade patrocinadora ou cópia do certificado de participação no evento e/ou missão (atestando a missão e explicitando o período de realização da mesma);
Relatório de viagem.

Importante:

O beneficiário deve estar cadastrado como membro do projeto INCTGD junto a FAPERGS. Caso o pesquisador não esteja cadastrado, o coordenador do projeto estratégico ao qual este pertence pode solicitar sua inclusão pelo e-mail inct@ufsm.br.

Salientamos que este procedimento deve ser efetuado com no mínimo 30 dias de antecedência de qualquer solicitação.

Procedimento – Solicitação de Diárias

1 – Solicitação das Diárias

O coordenador do projeto estratégico deverá preencher o Formulário de Solicitação de Diárias e enviar via e-mail para inct@ufsm.br, no qual constará os dados do projeto estratégico, a natureza da rubrica, o local, os dados do beneficiário e a descrição das atividades a serem realizadas.

Os valores de diárias estão estabelecido na Tabela de Diárias FAPERGS e a quantidade deve estar de acordo com a duração da atividade/evento para as quais foram concedidas, incluindo deslocamento de, no máximo, 2 (dois) dias.

2 – Aprovação das Diárias

Após a aprovação da demanda, o valor será repassado ao solicitante por meio de cheque com antecedência de no máximo cinco dias da viagem ou por meio de reembolso, mediante assinatura do Recibo de Recebimento de Diárias.

2 – Comprovação das Diárias

As despesas com diárias deverão ser comprovadas através da apresentação dos seguintes itens:

Comprovante de despesas em nome do beneficiário: 1 nota fiscal por dia de recebimento da diária no destino e no deslocamento;
Declaração original da Instituição/Entidade patrocinadora ou cópia do certificado de participação no evento e/ou missão (atestando a missão e explicitando o período de realização da mesma);
Relatório de Viagem.

Importante:

Acesso ao Manual de Prestação de Contas FAPERGS.

Informamos que o pesquisador deve estar cadastrado como membro do projeto INCTGD junto a FAPERGS. Caso o pesquisador não esteja cadastrado, o coordenador do projeto estratégico ao qual este pertence pode solicitar sua inclusão pelo e-mail inct@ufsm.br.

Salientamos que este procedimento deve ser efetuado com no mínimo 30 dias de antecedência de qualquer solicitação.