A partir de setembro, os livros recebidos por doação e incorporados aos acervos das bibliotecas da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) passarão a receber registro patrimonial.

O procedimento foi desenvolvido durante as discussões sobre a regularização do passivo patrimonial bibliográfico da Instituição e aprovado pelas equipes das bibliotecas em agosto. A medida complementa o trabalho iniciado para regularizar os materiais bibliográficos que ainda não possuíam registro patrimonial e, principalmente, evita a formação de novo passivo.

A nova sistemática será aplicada às doações avaliadas positivamente pelas bibliotecas para incorporação aos acervos e classificadas como bens permanentes. Assim, esses materiais passarão a integrar formalmente o patrimônio da UFSM.

O procedimento será semelhante ao já adotado para livros adquiridos por compra. Periodicamente, as bibliotecas encaminharão relatórios ao Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central, responsável pela atribuição dos números de registro patrimonial e pela abertura do processo de incorporação dos bens. A Divisão de Patrimônio (DIPAT) realizará o registro no sistema institucional e emitirá o respectivo Termo de Responsabilidade.

A mudança é exclusivamente administrativa e não afetará o acesso da comunidade aos livros, que continuarão disponíveis normalmente para consulta e empréstimo.

A iniciativa representa mais uma etapa no processo de regularização do patrimônio bibliográfico da UFSM e estabelece um procedimento permanente para impedir o aumento do passivo patrimonial das bibliotecas.

A Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) iniciou uma nova etapa do processo de regularização patrimonial do acervo bibliográfico institucional. Após o início do tombamento dos livros impressos adquiridos por compra, em 2019, agora começou o trabalho de regularização dos chamados acervos de “passivo patrimonial”, formados por materiais incorporados às bibliotecas antes desse período.

A próxima etapa será o tombamento dos livros recebidos por doação. A metodologia para esse processo já foi discutida e acordada entre as unidades envolvidas.

Participam desta fase da regularização o Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA), a Divisão de Patrimônio (DIPAT), a Biblioteca Central (BC), a Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Naturais e Exatas (BSCCNE) e o Centro de Processamento de Dados (CPD). O trabalho teve início com um projeto piloto na BSCCNE, escolhida por já ter concluído seu inventário bibliográfico de 2026.

As próximas bibliotecas a passarem pelo processo serão aquelas que também já finalizaram seus inventários: Biblioteca Central (BC), Centro de Tecnologia, Frederico Westphalen, Colégio Politécnico, Palmeira das Missões e Centro de Educação.

A expectativa é que, conforme as demais bibliotecas da UFSM concluam seus inventários, seus acervos também possam ser regularizados. Nesse período, também deverá começar o tombamento dos livros recebidos por doação.

Lizandra Arabidian, gerente da Biblioteca Central, destaca a importância da iniciativa para a gestão patrimonial da UFSM: “A regularização do passivo bibliográfico é uma etapa muito importante para garantir maior controle, transparência e segurança na gestão dos acervos das bibliotecas da UFSM. Além de qualificar a gestão do patrimônio público, essa iniciativa contribui para a integração dos sistemas, para os inventários das bibliotecas e para a adequação às exigências de auditoria e controle institucional.”

A plataforma Lectio deixará de estar disponível a partir de 31 de dezembro de 2024, pois a empresa fornecedora não mais manterá o serviço, conforme comunicado recebido por e-mail no início deste mês.

A plataforma dava acesso a 14 e-books de licença perpétua da área de saúde. Estes e-books, inclusive, foram os primeiros e-books a serem tombados como bens permanentes do acervo eletrônico das bibliotecas, a exemplo do que vinha acontecendo com outras obras (notícia).

A UFSM estuda meios para disponibilizá-los à toda comunidade acadêmica novamente no futuro.

A plataforma pode ser acessada através deste link ou da página de e-books.

Após aprovação no Conselho de Curadores em 2023, a proposta das bibliotecas para que se utilize um valor baseado em evidências para o registro (patrimonial e bibliográfico) dos livros impressos recebidos por doação foi implanta este mês. A iniciativa busca dar transparência para a atribuição de um valor arbitrário para exemplares cujo valor é desconhecido.

Após estudo de melhores práticas em 13 bibliotecas universitárias brasileiras, entre públicas e privadas, chegou-se no consenso de que o preço arbitrário do exemplar adquirido por doação corresponde ao valor unitário médio pago pela UFSM na última licitação, conforme tabela organizada por área do conhecimento e por nacionalidade da publicação (nacional ou importado). No caso de exemplares que são doados acompanhados de documentação que informe seu preço (como notas fiscais e recibos), o valor que será considerado será o do documento anexo. 

Esta medida resolve um questionamento feito pela Divisão de Patrimônio às bibliotecas sobre de que forma se dava o cálculo para o valor arbitrário. Os livros adquiridos por doação antes da implantação desta iniciativa mantêm o seu valor arbitrário inicial.

Ainda não há informações sobre a utilização desta tabela para a quitação de débitos -- hoje, cada exemplar dado em pagamento de taxas de atraso ainda abate R$ 30,00 do total da taxa, independentemente de área do conhecimento ou nacionalidade da publicação.

Em 20 de junho a Divisão de Aquisição da BC iniciou a operação de atribuição de registro patrimonial aos livros comprados para as 13 bibliotecas da UFSM. O processo foi estabelecido após longa discussão com a Divisão de Patrimônio (DIPAT), órgão do DEMAPA, além de pesquisas em outras bibliotecas universitárias federais brasileiras.

Por que isso é importante?

A patrimonialização do acervo garante à Universidade e à sociedade como um todo um maior controle sobre os bens públicos. O patrimônio da instituição foi recentemente objeto de análise pela Auditoria Interna da UFSM e este processo foi desenhado para atender às demandas legais de gestão de patrimônio.

Como é o processo?

Em resumo, após os livros comprados serem entregues pelos fornecedores na Divisão de Aquisição, esta equipe verifica se o lote está de acordo com o solicitado e se não há falhas físicas nos livros, identifica cada exemplar com um número de registro único e prepara a listagem que será usada pela DIPAT, bem como prepara as notas ficais para pagamento. Já a DIPAT, após receber as listas do material preparado pela Divisão de Aquisição, registra todos os dados no sistema de patrimônio da instituição, gera os Termos de Responsabilidade (TRs), entrega as obras nas bibliotecas destinatárias e recolhe a assinatura dos chefes das cargas patrimoniais. Os registros podem ser visualizados no Portal Patrimônio, assim como todos os outros bens da Universidade.

Somente após a entrega das caixas e a assinatura dos TRs pelas chefias das bibliotecas é que os livros comprados podem ser catalogados e disponibilizados para uso pela comunidade acadêmica.

Desde junho deste ano as equipes da Divisão de Aquisição da BC e da DIPAT processaram (o que inclui a recepção, verificação física, tombamento e expedição para a biblioteca destinatária) quase 1500 exemplares: em média, são recebidos cerca 300 exemplares de livros por compra a cada mês, e até a publicação desta notícia, o mês com mais recebimentos foi agosto, com 871 itens processados! Os livros novos, já disponíveis para consulta nas bibliotecas, podem ser localizados através do Portal Biblioteca.

Próximos passos

Em breve os bens recebidos por doação também passarão a ser tombados, além dos exemplares que já estavam no acervo antes de 20 de junho (o chamado "passivo").

A Divisão de Aquisição

A equipe da Divisão de Aquisição da Biblioteca Central é responsável pela compra de todo o material bibliográfico das bibliotecas da UFSM: livros impressos, eletrônicos, bases de dados de normas técnicas e ferramentas de pesquisa como o Serviço de Descoberta.

Toda a comunidade acadêmica pode fazer sugestão de aquisição de obras para as bibliotecas, conforme tutorial em sua página.