{"id":3759,"date":"2025-09-12T13:05:46","date_gmt":"2025-09-12T16:05:46","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/?page_id=3759"},"modified":"2026-01-26T08:56:30","modified_gmt":"2026-01-26T11:56:30","slug":"03-01","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/biblioteca-central\/nucleo-de-aquisicao\/manuais-de-aquisicao-na-prograd\/03-2\/03-01","title":{"rendered":"03.01 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de cota\u00e7\u00e3o"},"content":{"rendered":"\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\tVoltar ao in\u00edcio dos\u00a0Manuais<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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03\tCompra de material\u200b<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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03.01 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de cota\u00e7\u00e3o<\/p>

03.02 Recep\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o da cota\u00e7\u00e3o<\/a><\/p>

03.03 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/a><\/p>

03.04 Acompanhamento da entrega de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/p>

03.05 Impress\u00e3o da autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento e papeletas de despacho de exemplar<\/p>

03.06 Cota\u00e7\u00e3o e envio da lista de compra para Editora UFSM<\/p>

03.07 Outras atividades de compra de material<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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03.01 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de cota\u00e7\u00e3o<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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PDI: <\/strong>AI-D2-03 (Oferecer uma infraestrutura de apoio qualificada e de acordo com as necessidades de cada \u00e1rea de conhecimento) e PR-D2-02 (Manter m\u00e9todos de ensino atualizados e de acordo com as expectativas dos alunos)
Cargo:<\/strong> E
Data da estrutura\u00e7\u00e3o: <\/strong>(em desenvolvimento)
Periodicidade:<\/b>\u00a0mensal
Passo a passo:<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Preparar cota\u00e7\u00e3o<\/b><\/p>

1\u00ba PASSO <\/b>– Abrir lista identificada como “COTAR” (coluna D) em\u00a0MASTER\/Cota\u00e7\u00e3o-Autoriza\u00e7\u00e3o;<\/p>

2\u00ba PASSO\u00a0<\/b>– Preencher o n\u00famero do preg\u00e3o no cabe\u00e7alho da coluna “Cota\u00e7\u00e3o” (G) da aba “Em trabalho”;<\/p>

3\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Criar pasta correspondente dentro de Drive\\3 Compra com nome padr\u00e3o: “Lista NNN – BIBDEST – Lote AAAA-MM”, em que NNN \u00e9 o n\u00famero sequencial de tr\u00eas d\u00edgitos, BIBDEST \u00e9 a sigla da biblioteca destinat\u00e1ria e “AAAA-XX” \u00e9 o ano e o lote daquele ano;<\/p>

4\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Mover a planilha que ser\u00e1 trabalhada para a nova pasta criada;<\/span><\/p>

5\u00ba PASSO <\/b>– Clicar no bot\u00e3o “Classificar” da coluna “Cota\u00e7\u00e3o” (G) da aba “Em trabalho”:<\/span><\/p>

6\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Verificar se o n\u00famero calculado na coluna F\/G da aba “Verifica\u00e7\u00e3o de disponibilidade” \u00e9 id\u00eantico ao n\u00famero de linhas gerado na aba “Em trabalho:<\/span><\/p>

SIM:<\/strong> Continuar no 7\u00ba PASSO
N\u00e3o: <\/span>Revisar e fazer corre\u00e7\u00f5es<\/span><\/p>

7\u00ba PASSO <\/span>– Preencher o percentual de acr\u00e9scimo\/desconto na coluna “Valor da porcentagem de desconto” (Z) da aba “Em trabalho”;<\/span><\/p>

8\u00ba PASSO <\/span>– Atualizar campos em vermelho do cabe\u00e7alho da aba “Cota\u00e7\u00e3o”;<\/span><\/p>

9\u00ba PASSO <\/span>– Excluir linhas vazias da aba Cota\u00e7\u00e3o”;<\/span><\/p>

10\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Exportar aba “Cota\u00e7\u00e3o” para nova planilha (clicar com bot\u00e3o direito na aba “Cota\u00e7\u00e3o”\u00a0<\/span>\u25b6\ufe0f “Copiar para”\u00a0\u25b6\ufe0f “Nova planilha”\u00a0\u25b6\ufe0f “Abrir”);<\/span><\/p>

11\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Copiar da linha 8 \u00e0 \u00faltima da aba “Cota\u00e7\u00e3o” e colar sem formata\u00e7\u00e3o (CTRL+SHIFT+V no Windows) na nova planilha;<\/span><\/p>

12\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Salvar a nova planilha na pasta correspondente em Drive\\3 Compra com nome padr\u00e3o: “Lista NNN – BIBDEST – Lote AAAA-MM”\u00a0em .xlsx (Arquivo\u00a0\u25b6\ufe0f\u00a0<\/span>Baixar\u00a0\u25b6\ufe0f\u00a0<\/span>Microsoft Excel (.xlsx));<\/p>

13\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Abrir a planilha em .xlsx, organizar tamanho das linhas e contrair as c\u00e9lulas agrupadas.<\/p>

FIM<\/b><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Enviar cota\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>

1\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Criar e-mail para fornecedor conforme os dados de contato em Master\/Despesas:<\/p>

  • Assunto: Cota\u00e7\u00e3o XXX<\/span> \u2013 Item X <\/span>\u2013 Preg\u00e3o XXXX\/AAAA<\/span> \u2013 UFSM \u2013 Nome do Fornecedor<\/span><\/li>
  • Mensagem: Bom dia\/Boa tarde.
    Em anexo a este e-mail enviamos a Cota\u00e7\u00e3o XXX <\/span>do Preg\u00e3o XXXXX\/AAAA<\/span> – Item X<\/span> em formato .XLSX.
    Recordamos pontos relevantes do edital deste preg\u00e3o:
    – prazo para resposta desta Cota\u00e7\u00e3o: DD\/MM\/AAAA<\/span> (XX<\/span> dias, cf. 4.3.5<\/span> do Termo de Refer\u00eancia)
    – \u00e9 necess\u00e1rio comprova\u00e7\u00e3o dos dados no caso de diverg\u00eancia na precifica\u00e7\u00e3o ou impossibilidade de fornecimento (cf. Artigo 4.3.4.1<\/span> do Termo de Refer\u00eancia)
    – quaisquer diverg\u00eancias relativas a autoria, descri\u00e7\u00e3o ou editora devem ser informadas na coluna \u201cObserva\u00e7\u00f5es\u201d (cf. Artigo 4.3.4.2<\/span> do Termo de Refer\u00eancia)
    – validade desta Cota\u00e7\u00e3o ap\u00f3s resposta recebida pela UFSM: 60<\/span> dias, cf. Artigo 4.3.9<\/span> do Termo de Refer\u00eancia<\/li>
  • Nota: Anexar planilha correspondente ao e-mail e aplicar marcadores correspondentes (nome do fornecedor e preg\u00e3o);<\/li><\/ul>
    2<\/b><\/span>\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Registrar no calend\u00e1rio do setor em formato de evento de dia inteiro a data de envio da cota\u00e7\u00e3o e o prazo para resposta no seguinte formato:<\/span><\/div>
    • Preg\u00e3o XXXX\/AAAA – Nome do fornecedor – Envio cota\u00e7\u00e3o XXXX;<\/li>
    • Preg\u00e3o XXXX\/AAAA – Nome do fornecedor – Prazo para cota\u00e7\u00e3o XXXX;<\/li>
    • Nota: caso sejam enviadas mais de uma cota\u00e7\u00e3o de um mesmo preg\u00e3o no mesmo dia, pode-se listar as cota\u00e7\u00f5es em um mesmo evento;<\/li><\/ul>

      3<\/span><\/span>\u00ba PASSO\u00a0<\/span>– Atualizar Master\/Cota\u00e7\u00e3o-autoriza\u00e7\u00e3o:<\/span><\/p>

      • Coluna “<\/span>Situa\u00e7\u00e3o” (D): “AGUARDAR Cota\u00e7\u00e3o”;<\/li>
      • Colunas “Data de envio” (R) e “Prazo do edital (dias)” (S).<\/li><\/ul>

        FIM<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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        Fluxograma<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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        \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"\"\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Voltar ao in\u00edcio dos\u00a0Manuais 03 Compra de material\u200b 03.01 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de cota\u00e7\u00e3o 03.02 Recep\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o da cota\u00e7\u00e3o 03.03 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento 03.04 Acompanhamento da entrega de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento 03.05 Impress\u00e3o da autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento e papeletas de despacho de exemplar 03.06 Cota\u00e7\u00e3o e envio da lista de […]<\/p>\n","protected":false},"author":85,"featured_media":0,"parent":3756,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"categories":[],"tags":[],"class_list":["post-3759","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3759","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/users\/85"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3759"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3759\/revisions"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3756"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3759"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3759"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3759"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}