{"id":3778,"date":"2025-11-07T12:07:18","date_gmt":"2025-11-07T15:07:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/?page_id=3778"},"modified":"2026-01-26T08:52:01","modified_gmt":"2026-01-26T11:52:01","slug":"03-03","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/biblioteca-central\/nucleo-de-aquisicao\/manuais-de-aquisicao-na-prograd\/03-2\/03-03","title":{"rendered":"03.03 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Voltar ao in\u00edcio dos\u00a0Manuais<\/a><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

03\tCompra de material<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

03.01 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de cota\u00e7\u00e3o<\/a><\/p>

03.02 Recep\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o da cota\u00e7\u00e3o<\/a><\/p>

03.03 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/p>

03.04 Acompanhamento da entrega de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/p>

03.05 Impress\u00e3o da autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento e papeletas de despacho de exemplar<\/p>

03.06 Cota\u00e7\u00e3o e envio da lista de compra para Editora UFSM<\/p>

03.07 Outras atividades de compra de material<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t

03.03 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

PDI:\u00a0<\/strong>(em desenvolvimento)
Cargo:<\/strong>\u00a0E
Data da estrutura\u00e7\u00e3o:\u00a0<\/strong>(em desenvolvimento)
Periodicidade:<\/b>\u00a0mensal
Passo a passo:<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Prepara\u00e7\u00e3o de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/strong><\/p>

1\u00ba PASSO<\/strong> – Abrir arquivo em Drive\\3 Compra;<\/p>

2\u00ba PASSO<\/strong> – Atualizar coluna “Autoriza?” (H) na aba “Em trabalho”:<\/p>

Se for selecionada op\u00e7\u00e3o “Sim”:<\/strong> seguir para 3\u00ba PASSO<\/strong>
Se for selecionada op\u00e7\u00e3o “N\u00e3o”:<\/strong> seguir para o 5\u00ba PASSO da se\u00e7\u00e3o Envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/strong><\/p>

3\u00ba PASSO<\/strong> – Clicar no bot\u00e3o “Classificar” na coluna “Autoriza\u00e7\u00e3o – Preg\u00e3o XXXX\/AAAA Linha” (I) na aba “Em trabalho”;<\/p>

4\u00ba PASSO<\/strong> – Verificar se o n\u00famero de linhas da aba “Autoriza\u00e7\u00e3o” corresponde ao n\u00famero de linhas classificadas na aba “Em trabalho”;<\/p>

SIM:<\/strong> Continuar no\u00a05\u00ba PASSO<\/strong>
N\u00c3O:<\/strong> Revisar e fazer corre\u00e7\u00f5es<\/p>

5\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Verificar se o percentual de acr\u00e9scimo\/desconto (coluna K da aba “Autoriza\u00e7\u00e3o”) est\u00e1 correto;<\/p>

6\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Atualizar campos em vermelho do cabe\u00e7alho da aba \u201cAutoriza\u00e7\u00e3o\u201d;<\/p>

7\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Excluir linhas vazias da aba “Autoriza\u00e7\u00e3o\u201d;<\/p>

8\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Exportar aba \u201cAutoriza\u00e7\u00e3o\u201d para nova planilha (clicar com bot\u00e3o direito na aba \u201cCota\u00e7\u00e3o\u201d \u25b6\ufe0f \u201cCopiar para\u201d \u25b6\ufe0f \u201cNova planilha\u201d \u25b6\ufe0f \u201cAbrir\u201d);<\/p>

9\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Copiar da linha 26 \u00e0 \u00faltima da aba \u201cAutoriza\u00e7\u00e3o\u201d e colar sem formata\u00e7\u00e3o (CTRL+SHIFT+V no Windows) na nova planilha;<\/p>

10\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Salvar a nova planilha na pasta correspondente em Drive\\3 Compra com nome padr\u00e3o: \u201cPreg\u00e3o XXXX-AAAA – Lista NNN – autoriza\u00e7\u00e3o\u201d em .xlsx (Arquivo \u25b6\ufe0f Baixar \u25b6\ufe0f Microsoft Excel (.xlsx));<\/p>

11\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Abrir a planilha em .xlsx, organizar tamanho das linhas e contrair as c\u00e9lulas agrupadas.<\/p>

FIM<\/b><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t

Envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento<\/strong><\/p>

1\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Criar e-mail para fornecedor conforme os dados de contato em Master\/Despesas:<\/p>

  • Assunto: Autoriza\u00e7\u00e3o XXX<\/span> \u2013 Item X<\/span> \u2013 Preg\u00e3o XXXX<\/span>\/AAAA<\/span> \u2013 UFSM \u2013 Nome do Fornecedor<\/span><\/li>
  • Mensagem: Bom dia\/Boa tarde<\/span>.
    Em anexo a este e-mail enviamos a Autoriza\u00e7\u00e3o de Fornecimento XX<\/span> do Preg\u00e3o XXXXX<\/span>\/AAAA<\/span> – Item X<\/span> em formato .XLSX.
    Recordamos pontos relevantes do edital deste preg\u00e3o:
    – prazo para entrega desta Autoriza\u00e7\u00e3o: DD<\/span>\/MM<\/span>\/AAAA<\/span> (XX<\/span> dias)
    – prazo para solicita\u00e7\u00e3o de prorroga\u00e7\u00e3o de entrega: DD<\/span>\/MM<\/span>\/AAAA<\/span> (XX<\/span> dias)
    – o atraso na entrega sem a correspondente solicita\u00e7\u00e3o de prorroga\u00e7\u00e3o ou sem comprova\u00e7\u00e3o de impossibilidade de fornecimento acarretar\u00e1 em penalidades conforme sua Se\u00e7\u00e3o X<\/span>.
    Fornecedores de material bibliogr\u00e1fico podem consultar a situa\u00e7\u00e3o do pagamento de notas fiscais conforme o explicado no tutorial \u201cVerificar situa\u00e7\u00e3o de nota fiscal\u201d (https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/biblioteca-central\/nucleo-de-aquisicao\/verificar-situacao-de-nota-fiscal\/).
    Solicitamos que seja acusado o recebimento dessa mensagem.<\/li>
  • Nota: Anexar planilha correspondente ao e-mail e aplicar marcadores correspondentes (nome do fornecedor e preg\u00e3o);<\/li><\/ul>

    2\u00ba PASSO<\/strong> \u2013 Registrar no calend\u00e1rio do setor em formato de evento de dia inteiro a data de envio da cota\u00e7\u00e3o e o prazo para resposta no seguinte formato:<\/p>

    • Preg\u00e3o XXXX\/AAAA \u2013 Nome do fornecedor \u2013 Envio autoriza\u00e7\u00e3o XXXX;<\/li>
    • Preg\u00e3o XXXX\/AAAA \u2013 Nome do fornecedor \u2013 Prazo de entrega autoriza\u00e7\u00e3o XXXX;<\/li>
    • Nota: caso sejam enviadas mais de uma autoriza\u00e7\u00e3o de um mesmo preg\u00e3o no mesmo dia, pode-se listar as cota\u00e7\u00f5es em um mesmo evento;<\/li><\/ul>

      3\u00ba PASSO<\/strong>\u00a0\u2013 Atualizar Master\/Cota\u00e7\u00e3o-autoriza\u00e7\u00e3o:<\/p>

      • Coluna \u201cSitua\u00e7\u00e3o\u201d (D): \u201cAguardando entrega\u201d;<\/li>
      • Colunas \u201cData de envio\u201d (AA) e \u201cPrazo edital + prorroga\u00e7\u00e3o (dias)\u201d (AB).<\/li><\/ul>

        4\u00ba PASSO<\/strong> – Atualizar Master\/Despesas:<\/p>

        • Coluna “Autoriza\u00e7\u00e3o” (F);<\/li>
        • Coluna “URL” (G);<\/li>
        • Coluna “Data” (H);<\/li>
        • Coluna “Origem” (I);<\/li>
        • Coluna “Empenho” (J);<\/li>
        • Coluna “Biblioteca” (K).<\/li><\/ul>

          5\u00ba PASSO<\/strong> – Atualizar colunas “Relat\u00f3rio” (B\/C) e “Situa\u00e7\u00e3o e Parecer” (D\/E) na aba “Em trabalho” e solicitar que assistente fa\u00e7as as respectivas altera\u00e7\u00f5es.<\/p>

          FIM<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

          \n\t\t\t\t\t\t
          \n\t\t\t\t\t
          \n\t\t\t
          \n\t\t\t\t\t\t
          \n\t\t\t\t
          \n\t\t\t

          Fluxograma<\/h2>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
          \n\t\t\t\t
          \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"\"\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

          Voltar ao in\u00edcio dos\u00a0Manuais 03 Compra de material 03.01 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de cota\u00e7\u00e3o 03.02 Recep\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o da cota\u00e7\u00e3o 03.03 Prepara\u00e7\u00e3o e envio de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento 03.04 Acompanhamento da entrega de autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento 03.05 Impress\u00e3o da autoriza\u00e7\u00e3o de fornecimento e papeletas de despacho de exemplar 03.06 Cota\u00e7\u00e3o e envio da lista de […]<\/p>\n","protected":false},"author":85,"featured_media":0,"parent":3756,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"categories":[],"tags":[],"class_list":["post-3778","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3778","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/users\/85"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3778"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3778\/revisions"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/3756"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3778"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3778"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/biblioteca\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3778"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}