A Comissão Gedai*, em parceria com o Centro de Processamento de Dados (CPD) e o Departamento de Arquivo Geral (PRA), está atuando no Projeto de Gestão, Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM. Uma das etapas do projeto é a adequação do sistema de gestão institucional para atender o decreto do Processo Eletrônico Nacional (PEN).
O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.
Um grande passo foi dado no dia 13 de julho de 2017, quando foi aberto no Protocolo da UFSM o primeiro Processo Administrativo através da nova plataforma web. O novo sistema está em fase experimental e em breve serão realizados projetos pilotos envolvendo mais setores da universidade. A meta é que se tenha a abertura, acompanhamento e acesso a todos os Processos Administrativos na íntegra em meio digital até o final do ano. Esta exigência atuará em conformidade com a Lei de Acesso à Informação, contribuindo com a transparência dos atos administrativos.
*A Comissão Gedai, em 2014, foi fundamental para estreitar as relações entre a unidade responsável pela gestão de arquivos e a unidade de tecnologias da informação da UFSM. A Comissão possui representantes do DAG, CPD, BC, PROPLAN e PRA, que estão comprometidos com a informatização adequada da gestão documental na instituição.
As principais atribuições da Comissão Gedai são: estabelecimento de um programa para a gestão de documentos arquivísticos digitais, não digitais ou híbridos; informatização da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos produzidos pelas unidades; transparência dos atos administrativos da Instituição; preservação e o acesso, em longo prazo, dos documentos arquivísticos digitais; contribuição para a gestão administrativa moderna, sustentável e inovadora.
Principais ações: 02/01/2017 – Novo Plano de Classificação entra em vigor na UFSM
28/12/2016 – Acesso Público a Diários de Classe
31/08/2016 – Acesso Público a Portarias Nato Digitais
17/07/2015 – A UFSM é a primeira Universidade a disponibilizar os dados de seus processos no Sistema do Governo Federal Apresentações locais, nacionais e internacionais do Projeto Gedai/UFSM:
2017
XI Workshop de TIC das IFES
2016
Plenária do VII CNA XIV Semana Acadêmica do Curso de Arquivologia da UFSM
4ª Reunião do FORPLAD
I Simpósio Internacional em Gestão Pública Seminário Políticas Públicas e Acervos Documentais
11º Debate da Rede Cariniana Conferência Tical 2016
5ª Jornadas Internacionales de Acceso a la Información
X Workshop de TIC das IFES
2015
XV CIGU Congreso Internacional Archivos Digitales Sustentables
IX Workshop de TIC das IFES
