A partir da publicação da Portaria Interministerial MJ/MP n° 1.677, de 7 de outubro de 2015,  na edição nº. 193, Seção 1 do DOU de 08/10/2015, os órgãos e entidades da Administração Pública Federal tem o prazo de 180 (cento e oitenta) dias para adequação da norma e procedimentos para o desenvolvimento das atividades de protocolo. 

As atividades de protocolo referem-se a um conjunto de operações, como recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos avulsos ou processos, que visam o controle da documentação institucional produzida ou recebida, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal

A Divisão de Protocolo deverá implementar os novos procedimentos  a partir de janeiro de 2016, assim como a utilização do Número Único de Protocolo – NUP para atender o disposto na Portaria Interministerial nº 2.321/2014. 

Os órgãos envolvidos com a implementação das normativas são Departamento de Arquivo Geral e Centro de Processamento de Dados, com o apoio da Comissão de Implantação do Projeto de Informatização da Gestão, Preservação e acesso aos documentos arquivísticos da UFSM. 

Para divulgação e cumprimento desses atos legais será elaborado pela equipe da Divisão de Protocolo do Departamento de Arquivo Geral, uma nova versão do “Manual de Normas e Procedimentos Gerais das Atividades de Protocolo na UFSM”, para posterior distribuição à todas as unidades/subunidades da instituição.