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Avaliação Documental

Eliminação de Documentos Públicos

   A eliminação de documentos públicos depende de instrumento legal ou normativo que a autorize. A Lei Federal n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991 determina em seu art. 9.° que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.
  O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Dispõe sobre a política de avaliação documental de acordo com legislação específica, publicada por meio da Resolução n. 05, de 30 de setembro de 1996 e da Resolução n. 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, dispõem sobre os procedimentos referentes a eliminação de documentos, orientando na elaboração do Termo de Eliminação de Documentos (TED), na Listagem de Eliminação de Documentos (LED) e no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (ECED).
   A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é o órgão que orienta e autoriza a eliminação de documentos no âmbito da UFSM, de acordo com a legislação em vigor, onde determina que nenhum documento público pode ser eliminado sem antes passar pela avaliação e se não constar na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Art. 9°. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996 – Dispõe sobre a publicação de Editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal e Municípios.
Resolução n.14, de 24 de outubro de 2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014 – Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

Portaria MJ/AN nº 092, de 23 de setembro de 2011

Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), ficando a cargo das IFES dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.

Portaria MEC nº 1261, de 23 de dezembro de 2013

Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.

As Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs) constituem-se em instrumentos legais que possuem os registros de informações sobre os documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. 

O modelo-padrão de Listagem de Eliminação de Documentos pode ser acessado aqui.

O modelo-padrão de Listagem de Eliminação de Documentos com os indicativos da comprovação da aprovação das contas da UFSM aprovadas pelo TCU pode ser acessado aqui.

Listagens de Eliminação de Documentos da UFSM 

2012

Listagem de Eliminação de Documentos 01/2012 – Departamento de Material e Patrimônio

2013

Listagem de Eliminação de Documentos 01/2013 – Pró-Reitoria de Infraestrutura

Listagem de Eliminação de Documentos 02/2013 – Pró-Reitoria de Infraestrutura

2014

Listagem de Eliminação de Documentos 01/2014 – Departamento de Contabilidade e Finanças

Listagem de Eliminação de Documentos 02/2014 – Pró-Reitoria de Infraestrutura

Listagem de Eliminação de Documentos 03/2014 – Centro de Ciências Rurais – Programa de Pós-Graduação em Agronomia

Listagem de Eliminação de Documentos 04/2014 – Departamento de Arquivo Geral – Divisão de Protocolo

Listagem de Eliminação de Documentos 05/2014 – Gabinete do Reitor – Secretaria de Apoio Internacional

Listagem de Eliminação de Documentos 06/2014 – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas – Coordenadoria de Concursos

Listagem de Eliminação de Documentos 07/2014 – Centro de Educação

2015

Listagem de Eliminação de Documentos 01/2015 – Departamento de Material e Patrimônio – Comissão de Cadastro de Fornecedores

Listagem de Eliminação de Documentos 02/2015 – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas – Secretaria Administrativa

Listagem de Eliminação de Documentos 03/2015 – Departamento de Arquivo Geral – Divisão de Arquivo Permanente

Listagem de Eliminação de Documentos 04/2015 – Centro de Educação – Programa de Pós-Graduação em Educação

Listagem de Eliminação de Documentos 05/2015 – Departamento de Contabilidade e Finanças

Listagem de Eliminação de Documentos 06/2015 – Departamento de Arquivo Geral – Divisão de Arquivo Permanente

Listagem de Eliminação de Documentos 07/2015 – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas – Coordenadoria de Concursos

Listagem de Eliminação de Documentos 08/2015 – Gabinete do Reitor

Listagem de Eliminação de Documentos 09/2015 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Programa de Pós-Graduação em Psicologia da Saúde

Listagem de Eliminação de Documentos 10/2015 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Direção do Centro

Listagem de Eliminação de Documentos 11/2015 – Hospital Universitário de Santa Maria – Gerência de Ensino e Pesquisa

2016

Listagem de Eliminação de Documentos 01/2016 – Gabinete do Reitor

Listagem de Eliminação de Documentos 02/2016 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Assistência Judiciária Gratuita

Listagem de Eliminação de Documentos 03/2016 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Direção do Centro

Listagem de Eliminação de Documentos 04/2016 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Curso à Distância Especialização em Gestão em Arquivos

Listagem de Eliminação de Documentos 05/2016 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Curso de Psicologia

Listagem de Eliminação de Documentos 06/2016 – Centro de Educação – Arquivo Setorial

Listagem de Eliminação de Documentos 07/2016 – Departamento de Material e Patrimônio – Comissão de Cadastro de Fornecedores

Listagem de Eliminação de Documentos 08/2016 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico

Listagem de Eliminação de Documentos 09/2016 – Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis – Núcleo de Atenção ao Estudante

Listagem de Eliminação de Documentos 10/2016 – Departamento de Contabilidade e Finanças

Listagem de Eliminação de Documentos 11/2016 – Pró-Reitoria de Infraestrutura

2017

Listagem de Eliminação de Documentos 01/2017 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Assistência Judiciária Gratuita

Listagem de Eliminação de Documentos 02/2017 – Centro de Educação – Programa de Pós-Graduação em Educação

Listagem de Eliminação de Documentos 03/2017 – Departamento de Material e Patrimônio – Comissão de Cadastro de Fornecedores

Listagem de Eliminação de Documentos 04/2017 – Pró-Reitoria de Infraestrutura – Núcleo de Manutenção

Listagem de Eliminação de Documentos 05/2017 – Pró-Reitoria de Infraestrutura – Núcleo de Transporte

Listagem de Eliminação de Documentos 07/2017 – Restaurante Universitário

Listagem de Eliminação de Documentos 11/2017 – Centro de Ciências Sociais e Humanas –   Departamento de Serviço Social

Listagem de Eliminação de Documentos 12/2017 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Curso de   Especialização em Pensamento Político Brasileiro

Listagem de Eliminação de Documentos 13/2017 – Centro de Ciências Naturais e Exatas – Departamento de Física

Listagem de Eliminação de Documentos 14/2017 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Assistência Judiciária Gratuita

Listagem de Eliminação de Documentos 15/2017 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Curso de Direito

Listagem de Eliminação de Documentos 16/2017 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Assistência Judiciária Gratuita

Listagem de Eliminação de Documentos 17/2017 – Centro de Ciências Naturais e Exatas – Laboratório de Informática

Listagem de Eliminação de Documentos 18/2017 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico

2018

Listagem de Eliminação de Documentos 01/2018 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Departamento de Ciências da Comunicação

Listagem de Eliminação de Documentos 02/2018 – Centro de Tecnologia – Departamento de Eletromecânica de Sistemas de Potência

Listagem de Eliminação de Documentos 03/2018 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico

Listagem de Eliminação de Documentos 04/2018 – Departamento de Contabilidade e Finanças

Listagem de Eliminação de Documentos 05/2018 – Centro de Ciências Naturais e Exatas – Departamento de Matemática

Listagem de Eliminação de Documentos 06/2018 – Hospital Universitário – Gerência de Ensino e Pesquisa

Listagem de Eliminação de Documentos 07/2018 – Centro de Educação – Laboratório de Pesquisa e Documentação

Listagem de Eliminação de Documentos 09/2018 – Colégio Agrícola de Frederico Westphalen

Listagem de Eliminação de Documentos 10/2018 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Curso de Produção Editorial

Listagem de Eliminação de Documentos 11/2018 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Curso de Licenciatura em Sociologia/EAD

Listagem de Eliminação de Documentos 12/2018 – Centro de Ciências Sociais e Humanas – Curso de Jornalismo

Listagem de Eliminação de Documentos 13/2018 – Departamento de Contabilidade e Finanças

Listagem de Eliminação de Documentos 14/2018 – Colégio Técnico Industrial – Departamento Administrativo

Listagem de Eliminação de Documentos 15/2018 – Secretaria de Apoio Internacional

Os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos (ECEDs) constituem-se em instrumentos legais que informam o conteúdo e o prazo para contestação antes da eliminação, após aprovadas as devidas Listagens de Eliminação de Documentos. 

Editais de Ciência de Eliminação de Documentos da UFSM

2013

 Edital n° 1/2013 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/62419340/dou-secao-3-02-12-2013-pg-91

2014 

Edital n° 1/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/64516093/dou-secao-3-07-01-2014-pg-49

Edital n° 2/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/71320718/dou-secao-3-04-06-2014-pg-74

Edital n° 3/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94

Edital n° 4/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94

Edital n° 5/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/82093935/dou-secao-3-11-12-2014-pg-82

2015

Edital n° 1/2015 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/92075713/dou-secao-3-18-05-2015-pg-82

Edital n° 2/2015 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/93962381/dou-secao-3-16-06-2015-pg-58

Edital n° 3/2015 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/99501320/dou-secao-3-08-09-2015-pg-84

2016

Edital n° 1/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/110190149/dou-secao-3-02-03-2016-pg-59

Edital n° 2/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/112247300/dou-secao-3-01-04-2016-pg-81

Edital n° 3/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/118396359/dou-secao-3-17-06-2016-pg-101

Edital n° 4/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/121896369/dou-secao-3-02-08-2016-pg-65

2017

Edital n° 1/2017 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/152286148/dou-secao-3-05-07-2017-pg-74

Edital n° 2/2017 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/172361813/dou-secao-3-14-12-2017-pg-61

2018

Edital n° 1/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/173833753/dou-secao-3-18-01-2018-pg-55

Edital n° 2/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/185009181/dou-secao-3-06-04-2018-pg-81

Edital n° 3/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/189380042/dou-secao-3-08-05-2018-pg-85

Edital n° 4/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/213629699/dou-secao-3-18-10-2018-pg-80

Edital n° 5/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/220624157/dou-secao-3-05-12-2018-pg-92

2019

Edital n° 1/2019 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/223538537/dou-secao-3-09-01-2019-pg-112

Os Termos de Eliminação de Documentos (TEDs) constituem-se em instrumentos legais que possuem os registros de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido os prazos de guarda definidos  pela Tabela de Temporalidade.

Conforme o artigo 4° da Resolução n° 40, de 09 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os Termos de Eliminação de Documentos devem ser publicados para consulta e conhecimento público.

Termos de Eliminação de Documentos da UFSM

Termo de Eliminação de Documentos – Pró-Reitoria de Infraestrutura

Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Material e Patrimônio

Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Contabilidade e Finanças

Termo de Eliminação de Documentos – Secretaria de Apoio Internacional do Gabinete do Reitor

Termo de Eliminação de Documentos – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas

Termo de Eliminação de Documentos – Divisão de Protocolo

Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Educação

Termo de Eliminação de Documentos – Divisão de Arquivo Permanente

Termo de Eliminação de Documentos – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas

Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Ciências Sociais e Humanas

Termo de Eliminação de Documentos – Hospital Universitário

Termo de Eliminação de Documentos – Gabinete do Reitor

Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Ciências Sociais e Humanas

Termo de Eliminação de Documentos – Restaurante Universitário

Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Serviço Social

Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Especialização em Pensamento Político Brasileiro

Termo de Eliminação de Documentos – Assistência Judiciária Gratuita

Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Direito

Termo de Eliminação de Documentos – Assistência Judiciária Gratuita

Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Educação

Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Licenciatura em Sociologia/EAD

Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Produção Editorial

Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Jornalismo

Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Matemática

Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Contabilidade e Finanças

Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Eletromecânica de Sistemas de Potência

Termo de Eliminação de Documentos – Colégio Agrícola de Frederico Westphalen

Anexos