Eliminação de Documentos Públicos
A eliminação de documentos públicos depende de instrumento legal ou normativo que a autorize. A Lei Federal n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991 determina em seu art. 9.° que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.
O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Dispõe sobre a política de avaliação documental de acordo com legislação específica, publicada por meio da Resolução n. 05, de 30 de setembro de 1996 e da Resolução n. 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, dispõem sobre os procedimentos referentes a eliminação de documentos, orientando na elaboração do Termo de Eliminação de Documentos (TED), na Listagem de Eliminação de Documentos (LED) e no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (ECED).
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é o órgão que orienta e autoriza a eliminação de documentos no âmbito da UFSM, de acordo com a legislação em vigor, onde determina que nenhum documento público pode ser eliminado sem antes passar pela avaliação e se não constar na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).
Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Art. 9°. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996 – Dispõe sobre a publicação de Editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal e Municípios.
Resolução n.14, de 24 de outubro de 2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014 – Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
Portaria MJ/AN nº 092, de 23 de setembro de 2011
Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), ficando a cargo das IFES dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.
Portaria MEC nº 1261, de 23 de dezembro de 2013
Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.
As Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs) constituem-se em instrumentos legais que possuem os registros de informações sobre os documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente.
O modelo-padrão de Listagem de Eliminação de Documentos pode ser acessado aqui.
O modelo-padrão de Listagem de Eliminação de Documentos com os indicativos da comprovação da aprovação das contas da UFSM aprovadas pelo TCU pode ser acessado aqui.
Listagens de Eliminação de Documentos da UFSM
2012
Listagem de Eliminação de Documentos 01/2012 – Departamento de Material e Patrimônio
2013
Listagem de Eliminação de Documentos 01/2013 – Pró-Reitoria de Infraestrutura
Listagem de Eliminação de Documentos 02/2013 – Pró-Reitoria de Infraestrutura
2014
Listagem de Eliminação de Documentos 01/2014 – Departamento de Contabilidade e Finanças
Listagem de Eliminação de Documentos 02/2014 – Pró-Reitoria de Infraestrutura
Listagem de Eliminação de Documentos 04/2014 – Departamento de Arquivo Geral – Divisão de Protocolo
Listagem de Eliminação de Documentos 07/2014 – Centro de Educação
2015
Listagem de Eliminação de Documentos 05/2015 – Departamento de Contabilidade e Finanças
Listagem de Eliminação de Documentos 08/2015 – Gabinete do Reitor
2016
Listagem de Eliminação de Documentos 01/2016 – Gabinete do Reitor
Listagem de Eliminação de Documentos 06/2016 – Centro de Educação – Arquivo Setorial
Listagem de Eliminação de Documentos 08/2016 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Listagem de Eliminação de Documentos 10/2016 – Departamento de Contabilidade e Finanças
Listagem de Eliminação de Documentos 11/2016 – Pró-Reitoria de Infraestrutura
2017
Listagem de Eliminação de Documentos 04/2017 – Pró-Reitoria de Infraestrutura – Núcleo de Manutenção
Listagem de Eliminação de Documentos 05/2017 – Pró-Reitoria de Infraestrutura – Núcleo de Transporte
Listagem de Eliminação de Documentos 07/2017 – Restaurante Universitário
Listagem de Eliminação de Documentos 18/2017 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
2018
Listagem de Eliminação de Documentos 03/2018 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Listagem de Eliminação de Documentos 04/2018 – Departamento de Contabilidade e Finanças
Listagem de Eliminação de Documentos 09/2018 – Colégio Agrícola de Frederico Westphalen
Listagem de Eliminação de Documentos 13/2018 – Departamento de Contabilidade e Finanças
Listagem de Eliminação de Documentos 15/2018 – Secretaria de Apoio Internacional
2019
Os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos (ECEDs) constituem-se em instrumentos legais que informam o conteúdo e o prazo para contestação antes da eliminação, após aprovadas as devidas Listagens de Eliminação de Documentos.
Editais de Ciência de Eliminação de Documentos da UFSM
2013
Edital n° 1/2013 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/62419340/dou-secao-3-02-12-2013-pg-91
2014
Edital n° 1/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/64516093/dou-secao-3-07-01-2014-pg-49
Edital n° 2/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/71320718/dou-secao-3-04-06-2014-pg-74
Edital n° 3/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94
Edital n° 4/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94
Edital n° 5/2014 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/82093935/dou-secao-3-11-12-2014-pg-82
2015
Edital n° 1/2015 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/92075713/dou-secao-3-18-05-2015-pg-82
Edital n° 2/2015 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/93962381/dou-secao-3-16-06-2015-pg-58
Edital n° 3/2015 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/99501320/dou-secao-3-08-09-2015-pg-84
2016
Edital n° 1/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/110190149/dou-secao-3-02-03-2016-pg-59
Edital n° 2/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/112247300/dou-secao-3-01-04-2016-pg-81
Edital n° 3/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/118396359/dou-secao-3-17-06-2016-pg-101
Edital n° 4/2016 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/121896369/dou-secao-3-02-08-2016-pg-65
2017
Edital n° 1/2017 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/152286148/dou-secao-3-05-07-2017-pg-74
Edital n° 2/2017 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/172361813/dou-secao-3-14-12-2017-pg-61
2018
Edital n° 1/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/173833753/dou-secao-3-18-01-2018-pg-55
Edital n° 2/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/185009181/dou-secao-3-06-04-2018-pg-81
Edital n° 3/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/189380042/dou-secao-3-08-05-2018-pg-85
Edital n° 4/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/213629699/dou-secao-3-18-10-2018-pg-80
Edital n° 5/2018 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/220624157/dou-secao-3-05-12-2018-pg-92
2019
Edital n° 1/2019 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/223538537/dou-secao-3-09-01-2019-pg-112
2020
Edital n° 1/2020 https://www.jusbrasil.com.br/diarios/277718619/dou-secao-3-07-01-2020-pg-71
Os Termos de Eliminação de Documentos (TEDs) constituem-se em instrumentos legais que possuem os registros de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade.
Conforme o artigo 4° da Resolução n° 40, de 09 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os Termos de Eliminação de Documentos devem ser publicados para consulta e conhecimento público.
Termos de Eliminação de Documentos da UFSM
Termo de Eliminação de Documentos – Pró-Reitoria de Infraestrutura
Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Material e Patrimônio
Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Contabilidade e Finanças
Termo de Eliminação de Documentos – Secretaria de Apoio Internacional do Gabinete do Reitor
Termo de Eliminação de Documentos – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas
Termo de Eliminação de Documentos – Divisão de Protocolo
Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Educação
Termo de Eliminação de Documentos – Divisão de Arquivo Permanente
Termo de Eliminação de Documentos – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas
Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Ciências Sociais e Humanas
Termo de Eliminação de Documentos – Hospital Universitário
Termo de Eliminação de Documentos – Gabinete do Reitor
Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Ciências Sociais e Humanas
Termo de Eliminação de Documentos – Restaurante Universitário
Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Serviço Social
Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Especialização em Pensamento Político Brasileiro
Termo de Eliminação de Documentos – Assistência Judiciária Gratuita
Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Direito
Termo de Eliminação de Documentos – Assistência Judiciária Gratuita
Termo de Eliminação de Documentos – Centro de Educação
Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Licenciatura em Sociologia/EAD
Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Produção Editorial
Termo de Eliminação de Documentos – Curso de Jornalismo
Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Matemática
Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Contabilidade e Finanças
Termo de Eliminação de Documentos – Departamento de Eletromecânica de Sistemas de Potência
Termo de Eliminação de Documentos – Colégio Agrícola de Frederico Westphalen