Esse trabalho obedeceu rigorosamente às normativas do Sistema de Arquivos da UFSM (SIARQ/UFSM) bem como a  legislação arquivística federal, garantindo que apenas documentos que atingiram o prazo legal de guarda e que não apresentam valor histórico ou probatório tenham sido eliminados. A autorização para descarte foi emitida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/UFSM) por meio dos respectivos editais.

Todo o material eliminado passou por fragmentação mecânica nas instalações da ASMAR, sob supervisão de profissionais responsáveis indicados pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG), assegurando que as informações não possam ser recuperadas e promovendo a destinação segura e sustentável do papel, o que reforça o compromisso da UFSM com práticas sustentáveis e com a economia circular.

Dentre os benefícios da reciclagem desses 8.740 kg de papel destacam-se:

• redução do volume de resíduos encaminhados a aterros sanitários;
• diminuição da pressão sobre recursos naturais; e
• favorecimento da economia de processos produtivos que dependem de papel como matéria-prima.

1.071 CAIXAS​ ELIMINADAS

8.740 KG

23 FARDOS DE RECICLAGEM

A iniciativa também demonstra a importância da integração entre o DAG e as unidades da instituição na gestão documental, seguindo as orientações de assessoria arquivística, conduzida pela Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais (DATAS) sob as normativas do SIARQ/UFSM.

Nesse contexto, destaca-se que a eliminação documental somente é possível após análise técnica realizada por arquivista habilitado, com base no cumprimento dos prazos estabelecidos nos Código de Classificação e tabela de Temporalidade das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), aprovados pela Portaria MEC nº 92/2011, bem como no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade do Poder Executivo Federal, conforme Portaria nº 47/2020. Essa análise só pode ser orientada pelo DATAS por meio do serviço de Assessoria Arquivística, disponível na página do DAG.

Somente após a classificação, avaliação e elaboração da listagem de eliminação é que o processo é encaminhado à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/UFSM), conforme as orientações da Instrução Normativa DAG/UFSM nº 001/2021. Cumpridos todos os trâmites legais e obtida a devida autorização, a documentação pode ser destinada ao descarte e à reciclagem, garantindo segurança jurídica, transparência administrativa e conformidade com a Lei nº 8.159/1991, que regulamenta a política nacional de arquivos.

A assessoria e o acompanhamento das etapas de avaliação, listagem e acompanhamento da eliminação foram realizados pelas arquivistas Aline Márcia Prade, Andréssia Jociara Dias e Rosimeire de Assis, destacando-se dentre as unidades assessoradas o Núcleo de Ingresso e Seleção Acadêmicos (NISA/PROGRAD), o Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) e Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA).

📸 Confira nas fotos anexas o processo de fragmentação, prensagem e carregamento do papel para reciclagem, realizado com responsabilidade técnica e ambiental.