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CPAD

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) tem por finalidade assessorar o Departamento de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes à avaliação documental, e mais especificamente:

  • orientar e realizar a análise, avaliação e seleção de documentos produzidos e acumulados nas unidades/subunidades da UFSM;
  • analisar as tabelas de temporalidade de documentos, sugerindo adequações e/ou aprovando-as;
  • encaminhar as tabelas de temporalidade ao Conselho Nacional de Arquivos/CONARQ, órgão responsável para apreciação e aprovação das mesmas;
  • proceder a divulgação da tabela de temporalidade mediante a publicação em Diário Oficial ou outro meio necessário;
  • autorizar a aplicação da tabela, delegando competência para as unidades/subunidades aplicarem em seu âmbito;
  • estabelecer normas e instruções gerais para a aplicação da microfilmagem e digitalização de documentos;
  • acompanhar e supervisionar a aplicação das normas legais vigentes nas eliminações, transferências e recolhimentos desses documentos.

 

A CPAD  deve avaliar os documentos institucionais obedecendo os prazos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-meio da administração pública e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos as atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior aprovadas pelo Arquivo Nacional.

 

Instalação e funcionamento da CPAD

Resolução nº. 018/98 – UFSM
Cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFSM e dispõe sobre o seu funcionamento.

Portaria nº. 84.633/2017, de 22/06/2017 – UFSM
Designa os membros para comporem a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD, que são:

  • Alexander Rossatto Tittelmeyer (arquivista) – Presidente
  • Rita Medianeira Ilha (arquivista) – Diretora do DAG – Suplente
  • Daiane Regina Segabinazzi Pradebon (arquivista) – Chefe da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais
  • Geovana Gayer de Souza (arquivista) – Suplente
  • Josiane Ayres Sfreddo (arquivista) – Representante da Seção de Gestão dos Arquivos Setoriais
  • Franciele Simon Carpes (arquivista) – Suplente
  • Livia Regina Rocha Retamoso (arquivista) – Chefe da Divisão de Arquivo Permanente
  • Cristina Strohschoen dos Santos (arquivista) – Suplente

O representante jurídico será designado pela Procuradoria Jurídica da UFSM, quando convocado pelo presidente da Comissão. Além dos membros permanentes, a CPAD conta com membros variáveis, que são os representantes da unidade/subunidade em que os documentos estiverem sendo avaliados; profissional especializado, quando se tratar de documentos especiais; técnico em microfilmagem e historiador, quando necessário.

 Contato: 

 E-mail: cpadufsm@gmail.com

Telefone: (55) 3220 8212

Alguns critérios devem ser observados na avaliação de documentos, tais como:

 

DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE:


 Documentos referentes à origem, aos direitos e as razões da existência da Instituição, bem como seus objetivos:

  • atos de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão (leis, decretos, portarias, resoluções);
  • atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás, etc);
  • documentos relativos a direitos patrimoniais: escritura, plantas, ações.

Documentos que reflitam a organização e o funcionamento do órgão:

  • regimentos, regulamentos, normas;
  • acordos, convênios, contratos, termos de cooperação;
  • planos de trabalho, projetos, programas e diretrizes que tratem das atividades-fim da instituição;
  • gráficos ( organogramas, fluxogramas, etc);
  • atas e relatórios de atividades.

Documentos legislativos, de jurisprudência e ações judiciais:

  • Leis, decretos, sentenças, pareceres normativos, delegação de autoridade

Documentos relativos à administração de pessoal:

  • Quadros, tabelas e política de pessoal;
  • Inquéritos administrativos, apuração de responsabilidades e ações disciplinar;
  • Assentamentos individuais, aposentadorias, pensões;
  • Boletim de freqüência, folha ponto.

Documentos relativos a materiais e patrimônio:

  • Inventários de bens, alienação de bens, processo de aquisição de materiais permanentes;
  • Documentos sobre patrimônio imobiliário.

Documentos iconográficos ou sonoros que reflitam os fatos da vida da instituição:

  • Programas audio-visuais, fotografias, filmes, fitas, DVDs e CDs sobre comemorações, solenidades, obras, etc.

Documentos que respondem a questões técnico-científicas relativas às atividades específicas do órgão:

  • Projetos, pesquisas, plantas, produção intelectual, marcas e patentes, manuais e relatórios técnicos.

Documentos de divulgação ou de promoção do órgão, dos quais um exemplar pelo menos deve ser preservado como amostra:

  • Folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais – conservar apenas um exemplar como amostra. Conservar recorte de jornais e revistas que registram informações relevantes do órgão.

Documentos da vida acadêmica:

  • diário de classe, histórico escolar, registro de diplomas

Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural:

  • Documentos que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais, e ortografia obsoletas, etc.

 

DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA


 Na guarda temporária prevalece o interesse administrativo para determinar o valor dos documentos e, consequentemente, o prazo de retenção. Neste grupo incluem-se:

  • documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou tenha sido impressos na sua totalidade;
  • documentos que sejam cópias ou duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
  • documentos cujos elementos essenciais se encontram reproduzidos em outros;
  • exemplares de um mesmo registro audiovisual que apresentem repetição de informação e qualidade técnica inferior (foto, fita de vídeo, fita, cassete, disquete, disco óptico);
  • documentos que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período;
  • documentos sujeitos a prazos prescricionais.

 

DOCUMENTOS DE GUARDA EVENTUAL


 Documentos de interesse passageiro, de trato e efeito imediato, isto é, sem valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico, não constituindo potencial de informação. Incluem-se neste grupo:

  • material de divulgação de terceiros;
  • convites e correspondências de congratulações recebidas que não se relacionem com o desempenho de nenhuma atividade-fim do órgão.

A tabela de temporalidade é considerada como um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p. 159).

     A UFSM, como instituição publica federal, deve obedecer aos prazos estabelecidos para os documentos públicos, conforme constam nas tabelas de temporalidade de documentos aprovadas pelo Arquivo Nacional:

 

          Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-meio da administração pública. (Resolução n. 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) – ARQUIVO NACIONAL).

 

           Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos as atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior. (Portaria n. 092, de 23 de setembro de 2011, do Arquivo Nacional, Ministério da Justiça). 

 

            Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES 

A eliminação de documentos públicos depende de instrumento legal ou normativo que a autorize.
A Lei federal n. 8.159/91 determina em seu art. 9.° que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.
O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Dispõe sobre a política de avaliação documental de acordo com legislação específica, publicada por meio das Resoluções ns. 05, de 30 de setembro de 1996 e Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, que revoga a Resolução nº 07, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, dispõem sobre os procedimentos referentes a eliminação de documentos, orientando na elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, na Listagem de Eliminação de Documentos e no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é o órgão que orienta e autoriza a eliminação de documentos no âmbito da UFSM, de acordo com a legislação em vigor, onde determina que nenhum documento público pode ser eliminado sem antes passar pela avaliação e se não constar na tabela de temporalidade de documentos.

LEGISLAÇÃO FEDERAL

Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Art. 9°. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

RESOLUÇÕES CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ

Resolução n. 4, de 28 de março de 1996 – Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividade-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades meio da Administração Pública.

Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996 – Dispõe sobre a publicação de Editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal e Municípios.
Resolução n. 7, de 20 de maio de 1997 – Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Revogada pela Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014.
Resolução n. 8, de 20 de maio de 1997 – Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública- Atividade-Meio e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, relativos às atividades-meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução n.4.
Resolução n.14, de 24 de outubro de 2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014 – Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.


PORTARIAS

Portaria MJ/AN nº 092, de 23 de setembro de 2011

Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), ficando a cargo das IFES dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.

Portaria MEC nº 1261, de 23 de dezembro de 2013

Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.

 

EDITAIS DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – Diário Oficial da União (links)

Edital n° 1/2013 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/62419340/dou-secao-3-02-12-2013-pg-91

Edital n° 1/2014 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/64516093/dou-secao-3-07-01-2014-pg-49

Edital n° 2/2014 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/71320718/dou-secao-3-04-06-2014-pg-74

Edital n° 3/2014 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94

Edital n° 4/2014 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94

Edital n° 5/2014 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/82093935/dou-secao-3-11-12-2014-pg-82

Edital n° 1/2015 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/92075713/dou-secao-3-18-05-2015-pg-82

Edital n° 2/2015 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/93962381/dou-secao-3-16-06-2015-pg-58

Edital n° 3/2015 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/99501320/dou-secao-3-08-09-2015-pg-84

Edital n° 1/2016 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/110190149/dou-secao-3-02-03-2016-pg-59

Edital n° 2/2016 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/112247300/dou-secao-3-01-04-2016-pg-81

Edital n° 3/2016 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/118396359/dou-secao-3-17-06-2016-pg-101

Edital n° 4/2016 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/121896369/dou-secao-3-02-08-2016-pg-65

Edital n° 1/2017 – https://www.jusbrasil.com.br/diarios/152286148/dou-secao-3-05-07-2017-pg-74