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Eliminação de Documentos

A eliminação de documentos públicos depende de instrumento legal ou normativo que a autorize. A Lei Federal n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991 determina em seu art. 9.° que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.

O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Dispõe sobre a política de avaliação documental de acordo com legislação específica, publicada por meio da Resolução n. 05/1996, da Resolução n. 40/2014, e da Resolução . 44/2020, do CONARQ, dispõem sobre os procedimentos referentes a eliminação de documentos, orientando na elaboração do Termo de Eliminação de Documentos (TED), na Listagem de Eliminação de Documentos (LED) e no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (ECED).

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é o órgão que orienta e autoriza a eliminação de documentos no âmbito da UFSM, de acordo com a legislação em vigor, onde determina que nenhum documento público pode ser eliminado sem antes passar pela avaliação da CPAD e se não constar na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

A Instrução Normativa DAG/UFSM n. 001, de 27 de setembro de 2021, estabelece as orientações sobre o processo de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito do Sistema de Arquivos da UFSM. Na aba Arquivos, abaixo, constam os modelos de documentos para download.

Legislação

Decreto – Lei N. 2.848, de 07 de dezembro de 1940

Art. 314. Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente: Pena – reclusão, de um a quatro anos, se o fato não constitui crime mais grave.

Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Art. 9°. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Lei N. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998

Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I – bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena – reclusão, de um a três anos, e multa.

Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.

Decreto N. 10.148, de 02 de dezembro de 2019

Art. 9º  Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga.

Art. 10.  A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput do art. 9º.

Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996 – Dispõe sobre a publicação de Editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal e Municípios.

Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014 (alterada) – Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

Resolução n. 44, de 14 de fevereiro de 2020 – Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014.

Portaria MJ/AN nº 092, de 23 de setembro de 2011 – Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), ficando a cargo das IFES dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.

Portaria MEC nº 1261, de 23 de dezembro de 2013  – Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.

Portaria MJSP/AN n. 47, de 14 de fevereiro de 2020 – Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.

Resolução UFSM N. 052, de 31 de maio de 2021 – Dispõe sobre a normatização da política de gestão arquivística na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), estabelece a organização e o funcionamento do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (Siarq-UFSM) e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG).

Instrução Normativa DAG/UFSM n. 001, de 27 de setembro de 2021 – Estabelece orientações sobre o processo de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito do Sistema de Arquivos da UFSM.