Sim. É através dela que podemos conferir todos os processos tramitados para o servidor e/ou para a(s) unidade(s) na(s) qual(is) o mesmo tenha autorização.

Por padrão somente possuem acesso liberado a Caixa Postal a chefia da unidade e o substituto oficial. Para os demais servidores lotados nesta unidade e que necessitem despachar documentos em nome da unidade a chefia deve solicitar a autorização no ícone “Acesso a Processos PEN em Caixa Postal”, disponível no site do CPD

Todos os servidores e alunos da UFSM que irão interagir no sistema PEN-SIE precisam ter uma assinatura digital cadastrada a fim de comprovar a autoria e a integridade dos documentos em forma eletrônica. Para registrar sua assinatura digital basta seguir o passo a passo para assinatura do termo de concordância.

De acordo com a Resolução UFSM 001/2020, de 10 de janeiro de 2020 e a Medida Provisória N. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para uso da assinatura na modalidade cadastrada (login e senha) o usuário deve assinar um termo de concordância admitindo como válida a assinatura eletrônica nessa modalidade, responsabilizando-se pelo sigilo da senha de acesso.

Sim. Os documentos podem ser assinados acessando o PEN-SIE, no ícone em formato de “chave”, que aparece ao lado do documento a ser assinado, e escolher as opções na tela de assinatura (ver tutorial).

Há duas formas de interagir com o sistema. Quando eu recebo um documento na Caixa Postal e preciso dar andamento ao processo, o login deve ser realizado através do acesso à Caixa Postal. Quando preciso iniciar um novo processo administrativo e/ou gerar um memorando digital, o login se dará pelo Portal Documentos, na aba “Novo”, ver tutorial de abertura de processo eletrônico e tutorial de memorandos de comunicação entre unidades, respectivamente.

Sim. A senha é a mesma utilizada nos demais portais da instituição. Quando é feito o pedido de assinatura eletrônica, há uma etapa de atualização da senha para um nível maior de segurança. Se você já criou uma nova senha, é essa que deve passar a ser utilizada em todos os Portais, inclusive a Caixa Postal.

Não. O uso desta modalidade de assinatura está restrita aos documentos que forem anexados ao sistema PEN-SIE, no decorrer das atividades administrativas da UFSM.

Não. A primeira assinatura gerará uma nova página e as demais formarão uma lista de assinaturas nesta mesma página.

Sim. Os alunos terão acesso através da Caixa Postal, disponível pelo Portal de Alunos, e poderão assinar e tramitar diversos tipos de documentos a eles remetidos.

Sim, desde que tenham registrado a assinatura eletrônica e assinado o Termo de concordância, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”.

Nesse caso, a UFSM possui um cadastro de usuários externos destinado a pessoas físicas e jurídicas que participem em processos administrativos eletrônicos junto à UFSM, para fins de peticionamento ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos, Atas e outros instrumentos congêneres celebrados com a instituição, por meio do PEN-SIE. Para tanto, é necessário preencher um formulário, disponível no ícone Solicitar Serviço na página do PEN, e, após o envio dos dados, você irá receber um e-mail informado as orientações para os passos seguintes.

É possível o envio de processos para um grupo específico de pessoas (comissão/colegiado/conselho/banca) desde que definidos em Portaria e que seja realizado o cadastro prévio do referido órgão colegiado pela unidade responsável ou pelo DAG.

Para criação do grupo, pode-se enviar um e-mail (para pen@ufsm.br) com o nome do Órgão Colegiado, nomes dos membros, siapes ou matrículas para os alunos. Caso possua a Portaria atualizada de designação dos membros melhor. Caso tenha algum membro externo, a pessoa precisa se cadastrar previamente através deste link.

Quando for tramitado um documento para este grupo, todos irão receber em suas caixas postais. Porém, apenas o membro cadastrado como presidente conseguirá tramitar, os demais apenas podem assinar. Além disso, apenas a unidade cadastrada como responsável conseguirá tramitar documentos para este grupo.

OBS.: Não é possível controlar a inclusão/exclusão dos membros de forma momentânea, uma vez que os mesmos devem ser nomeados via portaria. Entretanto, todos os membros podem estar previamente cadastrados (suplentes e titulares), todos terão acesso ao processo e poderão assinar as atas e demais documentos incluídos. No entanto, deve-se orientar que atentem para não assinar as Atas aqueles membros que não estavam presentes na referida reunião.

Os documentos ‘Homologação de Ata’ ou ‘Homologação de Ata de Banca de Defesa de Pós-Graduação’ podem ser abertos pelo PEN e tramitados individualmente para coletar assinatura dos membros (na opção tramitar para pessoa) ou poderão ser criados grupos de usuários de órgãos colegiados específicos ou bancas.

A abertura via PEN pode ser conferida neste tutorial Como abrir e tramitar homologação de atas. No caso de criação de grupos Neste Tutorial orienta como os membros de órgãos colegiados e bancas devem proceder para assinar as Atas no PEN-SIE.

Atualmente o sistema só aceita arquivos no formato .PDF. Não existe limite quantitativo de anexos, porém o tamanho máximo destes é de 25 mega cada arquivo.

Caso você já tenha em mãos o NUP (Número Único de Protocolo) do processo/documento que deseja consultar, basta acessar o Portal Documentos e digitar o respectivo NUP ou você pode pesquisar pelos campos disponíveis na consulta, como nome do interessado, assunto, tipo documental e data.

As opções de processos e documentos são fixas, definidas e cadastradas pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG). Caso você não encontre a opção desejada, é porque a mesma não está habilitada para o seu perfil ou porque não está cadastrada. Em caso de dúvidas contatar a equipe do DAG (pen@ufsm.br), Ramal 8130. Conforme a opção selecionada neste item, o sistema direcionará os fluxos que o processo irá seguir, bem como a documentação exigida. Preste muita atenção, pois esta é a etapa mais importante na abertura do PEN.

Na opção de tramitação para Pessoa do PEN “Genérico”, o sistema busca por contratos ativos, ativos transitórios e exercício provisório.

Para que se possa enviar para servidor aposentado, é necessário que seja previsto e configurado previamente esta opção, em algum processo com fluxo específico.