Para cadastro e acompanhamento de bolsistas de recursos próprios vinculados as Unidades de Ensino, utilizar o 'Processo de cadastro e acompanhamento de bolsista recursos próprios - Unidades de Ensino' (Cód. 2A)'.

Maiores informações sobre as bolsas acessar o Serviço Cadastro Bolsista BAE Recursos Próprios – Unidades Reitoria (Cód. 2A) – PRAE (ufsm.br) ou entrar em contato com a Seção de Bolsas - PRAE (bolsasprae@ufsm.br).

Dúvidas quanto ao Sistema PEN-SIE acessar Apoio ao usuário – PEN (ufsm.br)

IMPORTANTE: A partir de Abril de 2023, Cadastros de Bolsistas encaminhados via e-mail ou processo eletrônico – Tipo Documental: memorando de comunicação entre unidades administrativas devem ser arquivados e Novo Processo eletrônico deve ser aberto no Tipo Documental: Cadastro e Acompanhamento Bolsista Recursos Próprios – Reitoria.

MAIORES INSTRUÇÕES: Serviços – PRAE (ufsm.br)

Para acessar o Tutorial, clique AQUI.

Esta página disponibiliza um passo a passo para abertura no PEN-SIE do Processo para cadastro de acompanhamento de bolsista PRAE BAE Cód. 2 . Este processo pode ser autuado tanto pela unidade que possui a vaga da bolsa, quanto pelo orientador (desde que ele esteja lotado na unidade que possui a vaga da bolsa).

Quando for a unidade abrindo o processo, o mesmo deve ser tramitado ao orientador e este deve tramitar ao bolsista para assinatura.

Quando for o orientador abrindo o processo, este deverá assiná-lo e tramitá-lo diretamente ao bolsista para que realize a conferência e assinatura.

Para mais informações sobre as Bolsas de Assistência ao Estudante (BAE) acessar Serviço PRAE Bolsista BAE. Dúvidas quanto ao Sistema PEN-SIE acessar Apoio ao usuário – PEN (ufsm.br)

1. A unidade que possui vaga na Bolsa PRAE irá abrir o processo PEN, sendo um processo para cada bolsista. Para isso, basta logar no Portal Documentos, acessar no Menu superior, o item ‘Novo’, 'Processo'.

2. Após localizar o tipo documental  "Processo de cadastro e acompanhamento de bolsista - PRAE BAE Cód. 2", preencher os dados solicitados na abertura. No campo procedência e autor deve-se selecionar obrigatoriamente a unidade que possui a vaga na bolsa. Nos interessados também é obrigatório informar os nomes do bolsista, do orientador(a) e da unidade responsável.

3. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, anote este número acompanhamento através da consulta no Portal Documentos. Caso prefira também é possível adicionar o PEN aos favoritos no menu 'Ações'.

4. Para adicionar documentos no processo, selecionar uma das opções disponíveis em "Documentos por passo de trâmite".

• Encaminha para assinatura de orientador(a) de bolsa ⇒ Caso a Unidade que possui vaga na Bolsa PRAE precisar tramitar o processo para o orientador redigir o modelo do plano de atividades, deverá incluir e assinar apenas o formulário de cadastro de bolsista.

• Encaminha para assinatura de bolsista ⇒ Caso a Unidade que possui vaga na Bolsa PRAE, não precisar enviar ao orientador, deverá incluir os dois documentos (formulário de cadastro e plano de atividades). Nessa opção o representante da unidade assina os dois documentos, o formulário como unidade responsável e o plano como orientador(a) da bolsa.

5. Ao clicar no passo pretendido, serão abertas as opções de tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, com opões de modelo pré-definido pela PRAE. Dessa forma, o mesmo pode ser preenchido diretamente no sistema.  Caso já tenha um documento pronto, é possível enviar o arquivo em "Upload de documento". 

6. Na redação do documento selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, matrícula e curso do bolsista, que tiver sido vinculado corretamente como interessado do processo. Já os campos com a marcação 'XXXXXX' e opções para 'Marcar' deverão ser redigidos pelo responsável que incluir o documento.

7. Após finalizar a redação do modelo, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone 'i' para informações de cada opção. Sendo que, nesse caso, quem estiver incluindo o modelo do documento já é o responsável por assinar, portanto, deve clicar em "Gerar documento assinado".

8. Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em "Salvar".

9. Após a inclusão dos documentos necessários, clicar em 'Salvar'.

10. Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

⇒ Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão 'Voltar'.

⇒ Escolha novamente o passo selecionado na tela inicial de inclusão de documentos. 

⇒ O campo Destino será preenchido automaticamente com o nome do orientador ou bolsista informado nos interessados.

⇒ Se tudo estiver correto, clique em 'Tramitar'.

11. Da Vinculação da Unidade

11.1 Para as Unidades vinculadas à Reitoria, após as assinaturas de Orientador/a e estudante, este último deverá tramitar à unidade solicitante para conferência e deve ser tramitado, para finalização da solicitação de cadastro, sendo o destino de análise a Seção de Bolsas.

11.2 Para as Unidades vinculadas a Centro de Ensino, Colégio ou Campus fora de sede, após as assinaturas de Orientador/a e estudante, este último deverá tramitar à unidade solicitante para conferência, e o processo deve ser tramitado, para finalização da solicitação de cadastro, sendo o destino de análise o Núcleo de Execução e Controle Orçamentário (NECO) de cada Centro de Ensino, Colégio ou Campus fora de sede.

Em caso de dúvidas, entrar em contato com o Setor de Bolsas pelo e-mail bolsasprae@ufsm.br ou pelos telefones 3220-8561 - (55) 9 9139-7900.

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de comprovação de auxílio estudantil’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1 - Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 - Na tela ‘Inserir documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar”, que aparece à frente do documento e realizar o upload de um arquivo em formato pdf. Os documentos que pertencem ao mesmo grupo (exemplo: abertura) são
variações do documento, o aluno deve enviar apenas o do seu respectivo nível de ensino/categoria. Ao enviar um deles, os outros mudam de cor.

6 - Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e clicar em “Adicionar”:

6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o
limite de 25MB;
6.4 O documento inserido foi:
● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
6.5 Tipo de conferência:
● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
● Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
6.7 Assinar documento:
● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
● Marcar Não, se não é necessária a assinatura;
● Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).
6.8 - Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:

7 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de
documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.
➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde

7.1 - Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

8 - Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”.
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo:

9 - Na tela seguinte, selecione o campo ‘Próximo passo’:
➧ Encaminha prestação de contas para análise da Seção de Bolsas;
➧ O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’. ATENÇÃO! O envio da comprovação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE, à Seção de Bolsas

10 - O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.
11 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.

Versão 1.5 (Revisado em 09/03/2022)

Está disponível no PEN-SIE a solicitação, a qualquer tempo, da inclusão de seu nome social em documentos oficiais e nos registros dos sistemas de informação, de cadastros, de programas, de serviços, de fichas, de formulários e congêneres da Universidade Federal de Santa Maria, conforme Decreto nº 8.727/2016.

A abertura do 'Processo de inclusão de nome social' deve ser iniciada pelo próprio estudante ou servidor interessado.

• Dúvidas em relação ao Sistema PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
• Dúvidas se for Estudante de Graduação, entrar em contato com a Coordenadoria de Oferta e Relacionamento (COFRE/PROGRAD) no e-mail cofre.prograd@ufsm.br. ⇒ Página do Serviço PROGRAD
• Dúvidas se for Estudante de Pós-Graduação, entrar em contato com o Núcleo de Controle Acadêmico de Pós-Graduação (NCAPG/PRPGP) no e-mail academico.prpgp@ufsm.br. ⇒ Página do Serviço PRPGP
• Dúvidas se for Estudante de Ensino Técnico, entrar em contato com a Coordenadoria de Educação Básica, Técnica e Tecnológica (CBTT) no e-mail cebtt@ufsm.br.
• Dúvidas se for Servidor (TAE ou Docente), entrar em contato com o Núcleo de Cadastro (NUCAD/PROGEP) no e-mail cadastro@ufsm.br. ⇒ Página do Serviço NUCAD/PROGEP
• Mais informações também estão disponíveis na página do Observatório de Direitos Humanos na UFSM no link Nome Social para pessoas Transgênero – Observatório de Direitos Humanos (ufsm.br)

1. Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a mesma senha utilizada nos demais portais institucionais.

2. Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3. No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de inclusão do nome social’, preencha os campos conforme imagem abaixo e, após, clicar em “Salvar”.

4. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5. Para adicionar documentos no processo, selecionar a opção “Solicita registro de nome social”.

6. Na tela ‘Documentos’ já aparece em vermelho quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Inserir”.

• Na opção "Usar modelo" você poderá preencher um modelo pré-definido diretamente no sistema.  Caso já tenha um documento pronto, é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (veja tutorial em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM). 

7. Na redação do documento modelo, alguns campos serão preenchidos automaticamente, por exemplo, nome, matrícula do usuário que tiver sido vinculado corretamente como interessado do processo. Já os campos com a marcação ‘__________‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos pelo usuário, antes de salvar.

8. Após finalizar a redação do modelo, selecionar a opção “Gerar documento assinado“. Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura eletrônica (veja o tutorial AQUI). Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

9. Os documentos que já foram incluídos ficarão com marcação verde. Após a inclusão dos documentos necessários, clicar em ‘Salvar’.

10. Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

⇒ Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.

⇒ O campo Destino será preenchido automaticamente com a unidade responsável pela análise do pedido.

⇒ Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’.

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Solicitação de retorno à moradia estudantil (521.2)’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos. 

4.1 - Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 - Na tela ‘Documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (Modelo do Termo de Solicitação de Retorno CEU), que deve ser preenchido e salvo em PDF). Para adicionar, você deve clicar no ícone  “+Adicionar”, que aparece à frente do documento. 

5.1 - Caso você necessite incluir algum documento que não esteja listado, poderá utilizar o botão ‘Inserir outros documentos’ e buscar outros tipos.

6 - Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e clicar em “Adicionar”:

6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
6.4 O documento inserido foi: 

• Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF) ou 
• Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);

6.5 Tipo de conferência:

• Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
• Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);

6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado): 

• Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
• Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;

6.7 Assinar documento: 

• Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI); 
• Marcar Não, se não é necessária a assinatura.

6.8 - Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:

7 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar. 
→  Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
→ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

7.1 - Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

8 - Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.

9 - Na tela seguinte, o campo ‘próximo passo’, e ‘Destino’ serão preenchidos automaticamente. O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos. 

→ Basta clicar no botão ‘Tramitar’ para enviar o processo à Coordenação do Curso que dará andamento ao processo a fim de coletar o restante das assinaturas.

10 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br. 

Está disponibilizado pelo PEN-SIE a tramitação e assinatura eletrônica de adequações e ajustes com fundações de apoio.

Para tanto, foi alinhado um fluxo com passos pré-definidos, que pode ser consultado no Portal de Processos.

A abertura de uma nova adequação ou ajuste inicia pela Fundação de Apoio interessada. A seguir, foi preparado um exemplo de preenchimento dos campos para abertura, que deve ser realizada via PEN-SIE, no Portal Documentos.

A Fundação deverá estar devidamente cadastrada no sistema para proceder a abertura do processo.

Dúvidas em relação ao cadastramento da fundação e uso Sistema PEN-SIE, contatar o e-mail pen@ufsm.br.

Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Acordo de Parceria envolvendo a Agência de Inovação e Transferência de Tecnologia - Agittec contatar agittec.tt@ufsm.br.

Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Contrato envolvendo a Divisão de Materiais, Editais e Contratos - DIMECI contatar licita@ufsm.br.

Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Convênio envolvendo a Coordenadoria de Projetos e Convênios - COPROC contatar coproc@ufsm.br.

Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Ajuste de Item envolvendo a Seção de Convênios - SCONV contatar coproc@ufsm.br.

1. Após logar no Portal Documentos, acessar no Menu superior, o item ‘Novo’.

2. Preencher os campos com as informações:

TIPO DOCUMENTAL: Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo de parceria - Fundações de Apoio

         PROCEDÊNCIA:  Usuário logado

    INTERESSADO(S): 

• • • • •  (Servidor) Coordenador do Projeto

                                     + 

• • • • •  (Outros) Fundação interessada - SIGLA

            AUTOR(ES): 

• • • • •  Fundação interessada - SIGLA

           DESCRIÇÃO:   Indicar o número do projeto.

3. Clicar no botão ‘Salvar’, momento em que é gerado o NUP (número de protocolo), pelo qual poderá ser consultado no Consulta Processos.

4. Você será direcionado para a página de inclusão de documentos.

• Poderão ser incluídos arquivos em formato PDF, com limite de 25 mb.
• O arquivo incluído deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ relacionado no botão ‘Adicionar’, ou, por meio do menu inferior ‘Inserir outros documentos’ para tipos não relacionados.

5. Ao fazer o upload dos documentos, deve-se informar se o documento foi ‘gerado eletronicamente’ ou ‘digitalizado’.

• A guarda do documento poderá ser do interessado ou da UFSM, e irá buscar a unidade que está incluindo o mesmo.
• Na pergunta se o documento é assinado, deve-se analisar se a pessoa que está incluindo já irá efetuar a assinatura eletrônica, caso contrário, marcar não.
• A pergunta sobre informações pessoais se refere a documentos cujo conteúdo não pode ficar visível para acesso público por conter informações pessoais ou sensíveis de acordo com a LAI (Lei de Acesso à Informação).

6. A funcionalidade da Assinatura Eletrônica está disponível para todos que já tiverem efetuado a concordância do Termo, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”.

• As orientações para habilitar a Assinatura Eletrônica estão no site do PEN-SIE, em “Apoio ao Usuário”.
• Para assinar, o usuário deve escolher as opções na tela de confirmação da assinatura, confirmar com a senha e clicar no botão  ‘ok’.

7. O documento digital assinado é composto pelo PDF incluído, mais uma página anexa com a validação de assinaturas.

8. Após os documentos incluídos e assinados, o usuário pode tramitar a adequação/ajuste para a unidade destinatária.

9. As opções de tramitação deste tipo de documento obedece o fluxo mapeado, e disponibilizado no Portal de Processos da Proplan.  

• Caso seja necessário tramitar para um destino diferente da opções apresentadas, é necessário entrar em contato com a equipe da Fatec ou PEN-SIE.

10. O acesso aos documentos recebidos pelo PEN-SIE é através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal. Você também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para a Fundação.

11. Ao acessar o processo na sua Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar ou tramitar o processo para as demais instâncias.

• Ainda é possível verificar os documentos incluídos e verificar as tramitações que o documento já teve.
• Em ‘Download completo’ você pode acessar a íntegra dos documentos em um único PDF.

12. A consulta pública ao processo se dará por meio do Consulta Processos, o qual pode ser pesquisado pelo número de protocolo, pelo tipo documental, interessado, dentre outros filtros (disponíveis no ícone de lupa ao lado do campo interessado).

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de auxílio inclusão digital - Equipamentos’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos. 

4.1 - Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 - Na tela ‘Documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (Questionário link AQUI deve primeiro ser preenchido e depois salvo em PDF para depois incluir no PEN). Para adicionar, você deve clicar no ícone  “+Adicionar”, que aparece à frente do documento. 

6 - Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e clicar em “✔Adicionar”:

6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;

6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;

6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;

6.4 O documento inserido foi: 

• Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou 
• Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);

6.5 Tipo de conferência:

• Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
• Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);

6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado): 

• Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
• Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;

6.7 Assinar documento: 

• Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI); 
• Marcar Não, se não é necessária a assinatura;

• Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).

6.8 - Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:

7 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar. 

➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.
➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

7.1 - Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

8 - Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”.
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo: 

9 - Na tela seguinte, selecione o campo ‘Próximo passo’:
➧ Encaminha solicitação para manifestação do ORIENTADOR: situação de aluno em estágio ou elaboração de TCC. Nesse caso, procurar e selecionar no campo ‘Destino’, o nome do docente;
➧ Encaminha solicitação para análise da PRAE: situação alunos matriculados em três disciplinas em REDE. Nesse caso, o campo ‘Destino’ será preenchido automaticamente com a unidade Seção de bolsas da PRAE;
➧ O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’.

10 - O recurso sobre o indeferimento parcial e comprovação final do auxílio ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.

11 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br. 

1 - Acessar o Portal Estudantil e efetuar login, com o número da matrícula e a senha.

2 - No menu "Assistência" do Portal Estudantil, selecionar a opção "Auxílios" :

3 - Na página de “Minhas Solicitações de Auxílio”, clicar no botão “+Solicitar Auxílio”.

4 - Dentre as opções de Tipos de Auxílio que aparecem no grid, selecione o auxílio desejado.

No auxílio transporte, existem duas opções:

• Auxílio para o Campus
• Auxílio para outros Locais

Selecione o auxílio desejado e leia com atenção as informações. Verifique sempre o período para solicitação e o link do Edital que aparecerá logo abaixo do 'período de solicitação'.

Após selecionar, clique em "Próximo".

5 - Nessa etapa você deverá preencher as informações solicitadas no formulário e, após, clicar em "Próximo".

• Número da agência e conta bancária ativa e de titularidade do solicitante. O(A) estudante deve digitar apenas os 4 primeiros dígitos, sem o dígito verificador. Caso a agência não seja encontrada, o estudante deve enviar um e-mail para bolsasprae@ufsm.br solicitando a inclusão no banco de dados.
• Endereço da moradia do estudante

6 - Na tela ‘Anexos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone  “+Adicionar”.

Os documentos que pertencem ao mesmo grupo (exemplo: Obrigatório) são variações do documento, o aluno deve enviar apenas o do seu respectivo nível de ensino (graduação ou técnico). Ao enviar um deles, não é necessário enviar o outro.

Os arquivos dos documentos enviados aparecerão na aba "Documentos enviados". Se tudo estiver correto, clique no botão "Próximo".

7 - No passo 3, confira se as informações estão preenchidas corretamente e, se os documentos solicitados no Edital, foram anexados. Caso seja necessária alguma correção, clique no botão "Anterior", disponível no canto inferior direito da página.

8 - Na mesma tela você deverá realizar a leitura dos Termos de uso e das Declarações para dar andamento a sua solicitação de auxílio. Se estiver de acordo, clique em "Encaminhar".

9 - Será necessário assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI).

Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitado(a) para assinar. Nesse caso, basta selecionar a opção 'Próximo'.

10 - Será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em 'Assinar e enviar'. 

11 -Nesse momento seu processo será enviado para análise do setor responsável. O deferimento, solicitações de correções, recursos de indeferimento e envio da comprovação final do auxílio ocorrerá nesta mesma solicitação.

12 - Acompanhe o Status de andamento e consulte seu 'Processo de auxílio transporte estudantil', acessando a Aba 'Auxílios' do Portal Estudantil.

Clique no ícone em formato de pasta na página de 'Minhas Solicitações de Auxílio', para conferir os detalhes do processo.

OBS.: Caso o processo volte ao estudante para alguma correção/complementação ou solicitação de documentos comprobatórios, o mesmo receberá uma notificação no seu e-mail e o Status indicará a situação.

13 - Para visualizar as tramitações e acessar o processo na íntegra, clique no Número do Documento.

14 - Na aba 'Tramitações' é possível conferir cada etapa de andamento do processo, datas  de envio e recebimento e a última tramitação (local onde seu processo está parado no momento).

15 - Caso o seu processo esteja no status "Deferido - Aguardando Comprovação", você deverá encaminhar a documentação de prestação de contas solicitada no Edital. Clique no ícone em forma de "pasta" para abrir o processo.

16 - Para acessar o processo clique no número do mesmo e, após, no botão "Abrir".

17 - Na tela do processo do Portal de Documentos, clique no botão "Ações" e "+Inserir documentos".

18 - Selecione o passo "Encaminha comprovação". Após clique em "+Inserir" e selecione "Upload de documento" para enviar a comprovação da despesa.

19 - Faça upload do documento, seguindo as instruções da tela e, após finalizar, clique em "Tramitar" (saiba mais em Tutorial de como Incluir e Tramitar PEN).

Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br

Em caso de dúvida sobre o Edital, contatar a Seção de Bolsas no e-mail bolsasprae@ufsm.br

1 - Fazer login na CAIXA POSTAL.

2 - Localizar e Abrir o processo desejado.

3 - No botão Ações, clicar em “+Inserir Documento”.

3 - Você será direcionado para a página de inclusão de documentos. Serão abertas as opções de tipos de documentos solicitados ao processo. Selecionar o Tipo de Documento a ser inserido (clicando no “+Adicionar”). Se não houver o tipo de documento necessário na relação, clicar em ‘Inserir outros documentos’ (e digitar o tipo de documento) ou ‘Documentos do SIE’ (apenas para documentos já disponibilizados no Portal Documentos, como portarias, resoluções, etc):

4 - Caso já tenha um documento pronto, é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB). Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e “Adicionar”:

4.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior; ou digitar caso não encontre a opção desejada;

4.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema quando houver no tipo selecionado; ou marcar sim somente se existem informações sensíveis que não devem ficar visíveis para acesso público, conforme a Lei 12.527/2011;

4.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;

4.4 O documento inserido foi: 

• Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF, ou que tenha vindo já em PDF com assinatura eletrônica) ou 
• Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);

4.5 Tipo de conferência:

• Para gerado eletronicamente, marcar a opção autenticado somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema. Marcar a opção Sem autenticação para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples);
• Para Digitalizado: Marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);

4.6 Responsável pela guarda: 

• Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
• Marcar a UFSM e o nome da Unidade, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;

4.7 Assinar documento: 

• Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI); 
• Marcar Não, se não é necessária a assinatura.

4.8 Caso o documento tenha um modelo pré-definido é possível redigir o documento clicando em Usar modelo. Veja passo a passo abaixo.

5 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar. 

→  Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s). 
→ Confira no ícone de Detalhes se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

6 - Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção Tramitar.

7 - Selecione no "Próximo passo" a opção de acordo com o seu processo:

→ O campo Destino poderá vir preenchido automaticamente conforme o passo selecionado; 
→ Caso não venha realizar a busca textual do destino pretendido;
→ Após localizar o Destino desejado, inserir despacho e “Tramitar”

8 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br. 

• Ato de entrega de monografia de especialização (144.32)

• Ato de entrega de dissertação/tese (134.334)

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login com Número da Matrícula e Senha do Portal do Aluno.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’.

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar umas das opções a seguir:

• Ato de entrega de monografia de especialização

• Ato de entrega de dissertação/tese

3.1 Após selecionar o Tipo documental desejado, o campo Procedência será preenchido automaticamente com a Matrícula e o Nome do Aluno (a). Preencher o campo Descrição e clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

CADA ALUNO DEVERÁ ABRIR APENAS UM PEN-SIE DE ATO DE ENTREGA!

⇒ Caso seja necessário algum ajuste ou correção, o mesmo deve ocorrer no mesmo PEN-SIE já aberto.

4.1 Também é possível acompanhar no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 - Na tela ‘Documentos’ aparece, grifado em vermelho, quais são os documentos obrigatórios para o processo selecionado.

→ Não é possível avançar sem que os itens obrigatórios sejam incluídos (o arquivo deve estar no formato .PDF).

→ Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar” -> “Enviar” que aparece à frente do documento. Para os documentos que estão no Grupo “Abertura”, deve-se selecionar apenas um dos itens.

5.1 Os documentos que já foram adicionados ficarão com uma marcação verde.

OBS.: A folha de aprovação deve constar no arquivo da MDT e não necessita da assinatura dos membros da banca nem do orientador, observadas as Instruções sobre a entrega eletrônica da versão final do trabalho (Item 10, página 17, do Manual de MDT - UFSM).

6 - Fazer upload do documento (o arquivo deve estar no formato .PDF), basta preencher as opções correspondentes.

• Para Monografia de especialização, Dissertação de Mestrado e Tese de Doutorado

• Para os demais documentos

6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior.

6.2 Restrição: será aplicado pelo sistema, em casos específicos, em que o tipo possua restrição. Para as Monografias, Dissertações e Teses pode-se marcar “Sim” ou “Não” para definir uma restrição de acesso. Somente Marcar “Sim”, se o trabalho possui algum prazo para ser divulgado, na íntegra, no Manancial.

6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF.

6.4 O documento inserido foi:

• Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF) ou

• Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);

6.5 Tipo de conferência:

• Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;

• Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);

6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):

• Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;

• Marcar a UFSM, se for documento gerado eletronicamente e selecionar a Unidade se o original em papel ficar sob guarda da UFSM;

6.7 Assinar documento:

• Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);

• Marcar Não, se não é necessária sua assinatura neste documento. Também pode-se assinar posteriormente, ver item 8.1;

• Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).

7 - Ao finalizar a inclusão dos documentos, clicar em Salvar.

→ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

→ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

→ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.

7.1 Se você selecionou a opção ‘Sim’ na opção ‘Assinar documentos’ em algum item, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

8 - Uma vez salvo, aparece a tela principal do processo, onde é possível visualizar os documentos inseridos.

8.1 Caso tenha esquecido de assinar algum documento e o mesmo ainda encontra-se na sua Caixa Postal, basta clicar no botão em formato de 'chave' à frente do item.

8.2 Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”, enquanto o processo estiver na sua Caixa Postal.

CADA ALUNO DEVERÁ ABRIR APENAS UM PEN-SIE DE ATO DE ENTREGA!

⇒ Caso seja necessário algum ajuste ou correção, o mesmo deve ocorrer no mesmo PEN-SIE já aberto.

8.3 Correções possíveis:

1. EXCLUIR: Não é possível excluir qualquer tipo de processo ou documento;

2. INATIVAR: Os documentos incluídos no processo podem ser inativados. Inativar significa que o documento apenas ficará tachado, ou seja, será acrescentada uma marca de inativação com o nome do responsável pelo procedimento. Mas ele continuará visível no processo digital. Somente quem incluiu o documento poderá inativá-lo. No momento de realizar o procedimento, o sistema pedirá uma justificativa;

3. CANCELAR: Caso não tenha sido tramitado, o processo ainda pode ser cancelado no botão "Cancelar", localizado no final da página, como mostra o exemplo abaixo: 

9 - Para dar andamento ao processo, selecionar a opção ‘Tramitar’.

OBS.: O processo de emissão do diploma somente será dado andamento após a conclusão dos trâmites do Ato de entrega. Portanto, o aluno deve monitorar se o processo foi tramitado aos responsáveis.

10 - O campo “Próximo passo” e “Destino” virá preenchido automaticamente com o encaminhamento para conferência do orientador.

→ Basta inserir o despacho com um texto ou selecionar um dos botões abaixo e clicar em “Tramitar” novamente.

11 - Para visualizar o fluxograma do processo e verificar as orientações sobre os próximos passos, clique no botão “Ver fluxo”, ao lado do Fluxo documental. Para acompanhar o andamento do processo clique na guia Tramitações.

Passos do Orientador

12 - Orientador recebe na caixa postal e confere se o trabalho foi devidamente corrigido conforme definido em banca de defesa.

⇒ O Orientador deverá conferir os elementos obrigatórios de acordo com o Manual de Teses e Dissertações da UFSM  2021.

⇒ O Orientador deverá conferir se o aluno assinou a Autorização para disponibilização on-line.

⇒ Caso a MDT tenha restrição para publicação imediata, e o aluno não tenha selecionado a opção de Restrição de Acesso, o processo deve ser encaminhado ao Protocolo no passo "Solicita restrição de acesso".

⇒ A folha de aprovação deverá constar no arquivo da MDT que não deve ser assinada pelo orientador e nem pelos membros da banca (Item 10, página 17, do Manual de MDT - UFSM).

→ Estando de acordo, tramitar para a coordenação do PPG/CPG.

→ Não estando de acordo com o aprovado pela banca, retornar ao acadêmico(a) para efetuar os ajustes aprovados no ato da defesa.

Passos da Coordenação

13 - A Coordenação do curso, ao receber em sua caixa postal o processo de entrega do trabalho final, faz a verificação do título do trabalho.

→ Se está exatamente conforme consta da ata de defesa aprovada, insere uma cópia da ata de defesa contendo as assinaturas dos membros e tramita para Biblioteca Central (pois o trabalho final já foi homologado pelo orientador).

⇒ Ao encaminhar para a Biblioteca, a Coordenação deve verificar no Termo de Autorização para Publicação, se a publicação é parcial ou integral, para selecionar o próximo passo de acordo com esta opção.

→ Caso haja discrepância entre o título do trabalho final e o constante na a ata de defesa, o processo deverá retornar ao acadêmico(a) para a correção e retorno via orientador.

→ Deverá ser conferido se o aluno assinou a Autorização para disponibilização on-line.

⇒ Caso a MDT tenha restrição para publicação imediata, e o aluno não tenha selecionado a opção de Restrição de Acesso, o processo deve ser encaminhado ao Protocolo no passo "Solicita restrição de acesso".

Consulte fluxograma aqui:

PRPGP_SECRETARIA_Defesa_MDT (ufsm.br)

Dúvidas sobre o Sistema PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.

Dúvidas com relação ao processo de entrega de MDT contatar a Pró-Reitoria de Pós-Graduação no e-mail prpgp@ufsm.br.

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.