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Orientações para correção e/ou alteração de documentos e de assinaturas em processos eletrônicos de homologação

  • Atas, Editais, Portarias/Apostilas, dentre outros, são documentos públicos e não devem conter dados (CPF, RG…) ou informações pessoais.
  • Pelo caráter oficial e legal que possuem, podem ser solicitados para fins judiciais como prova, e a falta de assinaturas, que conferem a autenticidade diplomática dos documentos, pode acarretar em prejuízo aos interessados. 
  •  A responsabilidade pela integridade e autenticidade dos documentos digitais cadastrados no portal é do autor, ou seja, do Centro/Departamento/Curso/Colegiado/Conselho que emite o documento.

1. EXCLUIR: Não é possível excluir qualquer tipo de processo ou documento;

2. INATIVAR: Os documentos incluídos no processo podem ser inativados, com exceção dos documentos de abertura. Inativar significa que o documento apenas ficará tachado, ou seja, será acrescentada uma marca de inativação com o nome do responsável pelo procedimento. Mas ele continuará visível no processo digital. Somente quem incluiu o documento poderá inativá-lo. No momento de realizar o procedimento, o sistema pedirá uma justificativa;

3. CANCELAR: Caso não tenha sido tramitado, o processo ainda pode ser cancelado no botão “Cancelar”, localizado no final da página, como mostra o exemplo abaixo: 

3.1. Após justificar o cancelamento é só clicar em “Cancelar Processo”. 

3.2 Após o cancelamento do processo sua situação constará como “cancelado”. Se o usuário sair da página não poderá mais consultá-lo, pois ao ser pesquisado ele aparecerá com o status de cancelado e não permitirá mais acesso.  

4. Na abertura do processo, observar que os campos ‘Procedência’​ e​ ‘Autor’ devem ser preenchidos indicando a ‘Unidade administrativa’​ e não o ‘nome do servidor’;​

5. Antes de tramitar o processo eletrônico para “arquivamento – DAG”, conferir todas as assinaturas;

Do documento dentro do processo

6. Quando for necessário alguma alteração de texto ou ajuste de assinatura eletrônica em um processo eletrônico que já tenha sido tramitado para “arquivo intermediário”, a unidade deve solicitar o desarquivamento ​para​ datas@ufsm.br;

7. No caso de alteração do texto do documento, a unidade pode incluir um novo arquivo do documento e informar no despacho que o documento anterior deve ser desconsiderado. As assinaturas devem ser coletadas novamente;

Das assinaturas

8. O processo de homologação pode ser enviado individualmente para cada um dos membros presentes na reunião e/ou responsáveis pela homologação do documento, ou​ para a comissão/órgão colegiado;

9. O cadastro de comissões e demais órgãos colegiados devem ser solicitados em pen@ufsm.br;

10. Quando se tratar de tramitação de processo de homologação para comissões/órgãos colegiados, indicar a necessidade de conferência e assinatura apenas por parte dos membros presentes na reunião em questão;​

11. No caso de várias assinaturas a serem acertadas, a unidade tem a opção de incluir novo documento e recolher as assinaturas devidas;

12. No caso de haver apenas uma única assinatura indevida, deve constar o despacho explicando o motivo;

Dos despachos

13. O despacho é realizado pela Secretaria da Unidade, no momento em que é enviado para Arquivamento, no campo específico que aparece na tela;

14. O despacho será cadastrado no Portal documentos e vinculado ao respectivo documento;​

15. As unidades que queiram iniciar o cadastro os respectivos relacionamentos com outros documentos no Portal, devem realizar a capacitação​ que pode ser agendada pelo e-mail datas@ufsm.br;

16. Em​ caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.