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Respostas às perguntas mais frequentes

1. A caixa postal é a mesma que temos acesso no portal do servidor?

Sim. É através dela que podemos conferir todos os processos tramitados para o servidor e/ou para a(s) unidade(s) na(s) qual(is) o mesmo tenha autorização.

2. Não vejo os processos tramitados para minha unidade. O que fazer?

Por padrão somente possuem acesso liberado a Caixa Postal a chefia da unidade e o substituto oficial. Para os demais servidores lotados nesta unidade e que necessitem despachar documentos em nome da unidade a chefia deve solicitar a autorização no ícone “Acesso a Processos PEN em Caixa Postal”, disponível no site do CPD.

3. Todos precisam ter a assinatura digital? Como devo proceder para criar a minha?

Todos os servidores e alunos da UFSM que irão interagir no sistema PEN-SIE precisam ter uma assinatura digital cadastrada a fim de comprovar a autoria e a integridade dos documentos em forma eletrônica. Para registrar sua assinatura digital basta seguir o passo a passo para assinatura do termo de concordância.

4. É obrigatória realizar a assinatura do termo de concordância da assinatura eletrônica?

De acordo com a Resolução UFSM 001/2020, de 10 de janeiro de 2020 e a Medida Provisória N. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para uso da assinatura na modalidade cadastrada (login e senha) o usuário deve assinar um termo de concordância admitindo como válida a assinatura eletrônica nessa modalidade, responsabilizando-se pelo sigilo da senha de acesso.

5. Quem aceitou o termo de concordância já tem uma assinatura eletrônica? Como faço para assinar um documento?

Sim. Os documentos podem ser assinados acessando o PEN-SIE, no ícone em formato de “chave”, que aparece ao lado do documento a ser assinado, e escolher as opções na tela de assinatura (ver tutorial).

6. Como acessar o PEN-SIE?

Há duas formas de interagir com o sistema. Quando eu recebo um documento na Caixa Postal e preciso dar andamento ao processo, o login deve ser realizado através do acesso à Caixa Postal. Quando preciso iniciar um novo processo administrativo e/ou gerar um memorando digital, o login se dará pelo Portal Documentos, na aba “Novo”, ver tutorial de abertura de processo eletrônico e tutorial de memorandos de comunicação entre unidades, respectivamente.

7. A senha para acesso no PEN-SIE é a mesma em todos os Portais da UFSM?

Sim. A senha é a mesma utilizada nos demais portais da instituição. Quando é feito o pedido de assinatura eletrônica, há uma etapa de atualização da senha para um nível maior de segurança. Se você já criou uma nova senha, é essa que deve passar a ser utilizada em todos os Portais, inclusive a Caixa Postal.

8. Posso usar a assinatura eletrônica para documentos particulares?

Não. O uso desta modalidade de assinatura está restrita aos documentos que forem anexados ao sistema PEN-SIE, no decorrer das atividades administrativas da UFSM.

9. Cada assinatura digital em ata, vai gerar uma nova página?

Não. A primeira assinatura gerará uma nova página e as demais formarão uma lista de assinaturas nesta mesma página.

10. Os alunos que participam dos colegiados, por exemplo, terão a opção de aderir a assinatura digital?

Sim. Os alunos terão acesso através da Caixa Postal, disponível pelo Portal de Alunos, e poderão assinar e tramitar diversos tipos de documentos a eles remetidos.

11. Membros de entidades de Classe que fazem parte do Colegiado de Curso podem assinar esse documento digital, no caso a Ata do Colegiado?

Sim, desde que tenham registrado a assinatura eletrônica e assinado o Termo de concordância, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”.

12. Não sou da UFSM, mas preciso assinar documentos, como proceder?

Nesse caso, a UFSM possui um cadastro de usuários externos destinado a pessoas físicas e jurídicas que participem em processos administrativos eletrônicos junto à UFSM, para fins de peticionamento ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos, Atas e outros instrumentos congêneres celebrados com a instituição, por meio do PEN-SIE. Para tanto, é necessário preencher um formulário, disponível no ícone Solicitar Serviço na página do PEN, e, após o envio dos dados, você irá receber um e-mail informado as orientações para os passos seguintes.

13. É possível tramitar para todos os membros de um órgão colegiado de uma única vez ou é preciso esperar um assinar para depois tramitar ao próximo?

O trâmite é de uma pessoa por vez. Após aquela pessoa assinar, envia para a próxima ou devolve para a secretaria. Não há no sistema, a opção de distribuição do processo para várias caixas simultâneas. Em breve teremos um serviço de cadastramento de órgãos colegiados na página de Serviços PEN, que possibilitará o envio para em grupo específicos de pessoas desde que definidos em Portaria.

14. Quais formatos de arquivos posso incluir no PEN-SIE? E quantos?

Atualmente o sistema só aceita arquivos no formato .PDF.  Não existe limite quantitativo de anexos, porém o tamanho máximo destes é de 25 mega cada arquivo.

15. Como faço para localizar um processo/documento no PEN-SIE?

Caso você já tenha em mãos o NUP (Número Único de Protocolo) do processo/documento que deseja consultar, basta acessar o Portal Documentos e digitar o respectivo NUP ou você pode pesquisar pelos campos disponíveis na consulta, como nome do interessado, assunto, tipo documental e data.

16. Quero abrir um novo processo no PEN-SIE, mas não estou localizando nenhuma opção. Como proceder?

As opções de processos e documentos são fixas, definidas e cadastradas pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG). Caso você não encontre a opção desejada, é porque a mesma não está habilitada para o seu perfil ou porque não está cadastrada. Em caso de dúvidas contatar a equipe do DAG (pen@ufsm.br), Ramal 8130. Conforme a opção selecionada neste item, o sistema direcionará os fluxos que o processo irá seguir, bem como a documentação exigida. Preste muita atenção, pois esta é a etapa mais importante na abertura do PEN.