Descrição

A Assessoria Arquivística objetiva orientar as unidades/subunidades na organização dos documentos da UFSM, com vistas a padronizar e integrar sistematicamente as atividades de arquivo,  proporcionando uma gestão documental moderna e eficaz.

A adequada aplicação dos instrumentos arquivísticos,  quando coordenada, resulta em agilidade e segurança no acesso à informação, contribui com a transparência e modernização administrativa e otimiza recursos de armazenamento e infraestrutura.

A Assessoria não contempla a realização operacional dos procedimentos da gestão documental, a qual compete às unidades/subunidades. Por isso, é requisito para que seja realizada a prestação do serviço a disponibilização de:

• Pessoal – para execução prática das atividades, mediante treinamento por parte da DATAS. O andamento das atividades será conforme a disponibilidade da equipe destinada.

• Infraestrutura – para realização da organização dos documentos. Dependendo da demanda será necessário: estações de trabalho, computadores, impressora, scanner, acesso à rede, mobiliário, material de expediente e condições adequadas no ambiente a ser trabalhado.

A DATAS não dispõe de pessoal para aplicação prática das ações, apenas equipe para prestar as orientações, treinamentos, acompanhamento e supervisão do trabalho conforme cronograma pré-estabelecido. A unidade que contar com um Arquivista em seu quadro de pessoal deverá contatar o mesmo para a assessoria arquivística, que deve ser realizada em consonância com as normativas emanadas pelo Departamento de Arquivo Geral.

A Assessoria Arquivística está dividida nas seguintes etapas:

• Visita técnica;
• diagnóstico de arquivo;
• plano de ação;
• supervisão arquivística;
• manutenção da gestão documental.

Após o preenchimento do formulário de solicitação de Assessoria Arquivística, a unidade/subunidade deverá aguardar o contato da equipe da DATAS, que irá agendar a primeira visita técnica conforme as demandas e prioridades do setor.

Orientação Técnica nº 01/2019 – DATAS