{"id":2841,"date":"2019-07-18T09:21:10","date_gmt":"2019-07-18T12:21:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/dag\/?p=2841"},"modified":"2019-07-18T10:31:00","modified_gmt":"2019-07-18T13:31:00","slug":"ufsm-avanca-rumo-a-preservacao-e-acesso-de-seus-documentos-digitais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ufsm.br\/orgaos-suplementares\/dag\/2019\/07\/18\/ufsm-avanca-rumo-a-preservacao-e-acesso-de-seus-documentos-digitais","title":{"rendered":"UFSM avan\u00e7a rumo \u00e0 preserva\u00e7\u00e3o e acesso de seus documentos digitais"},"content":{"rendered":"\t\t
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\"\"A UFSM est\u00e1 dando um importante passo no que tange \u00e0 manuten\u00e7\u00e3o de seus documentos digitais. O Conselho Universit\u00e1rio aprovou recentemente a Pol\u00edtica de Preserva\u00e7\u00e3o e Acesso aos Documentos Arquiv\u00edsticos Digitais. Com isso, a Institui\u00e7\u00e3o passar\u00e1 a garantir a preserva\u00e7\u00e3o, a autenticidade e o acesso aos documentos em formato digital.<\/p>

Sancionada pelo reitor em 1\u00ba de julho, a\u00a0Resolu\u00e7\u00e3o n\u00ba 12\/2019<\/a>\u00a0estabelece que a UFSM dever\u00e1 implementar um Reposit\u00f3rio Arquiv\u00edstico Digital Confi\u00e1vel (RDC-Arq) capaz de receber, armazenar, preservar e prover o acesso aos documentos arquiv\u00edsticos digitais produzidos pela Institui\u00e7\u00e3o considerados de guarda permanente \u2013 conjunto de documentos preservados em car\u00e1ter definitivo em fun\u00e7\u00e3o de seu valor hist\u00f3rico, probat\u00f3rio e informativo. Ser\u00e3o contemplados tanto os documentos nato digitais (produzidos originariamente em meio eletr\u00f4nico) quanto os digitalizados (convertidos de um suporte f\u00edsico, normalmente papel, para um c\u00f3digo digital).<\/p>

A arquivista do Departamento de Arquivo Geral (DAG) D\u00e9bora Flores explica que a UFSM, como institui\u00e7\u00e3o p\u00fablica federal, obedece aos prazos estabelecidos para os documentos p\u00fablicos, definidos pela Resolu\u00e7\u00e3o n\u00ba 14, de 24 de outubro de 2001 (atividades-meio), e pela Portaria MEC n\u00b0 92, de 23 de setembro de 2011 (atividades-fim). Esses instrumentos legais definem quanto tempo o documento deve ser mantido no sistema de produ\u00e7\u00e3o (no caso dos documentos nato digitais), e se ele ser\u00e1 eliminado ou preservado permanentemente. Por exemplo, s\u00e3o mantidos de forma definitiva as portarias, atas de reuni\u00f5es, os di\u00e1rios de classe, hist\u00f3ricos escolares, programas de disciplina, plantas-baixas e registros fotogr\u00e1ficos, entre outros.<\/p>

Quando considerados de guarda permanente, os documentos em suporte papel s\u00e3o armazenados\u00a0no Arquivo Permanente da Institui\u00e7\u00e3o. J\u00e1 os documentos digitais, que at\u00e9 agora n\u00e3o dispunham de um sistema que garantisse sua preserva\u00e7\u00e3o, passar\u00e3o a ser enviados do SIE para o Arquivo Permanente Digital da UFSM, o RDC-Arq, sob coordena\u00e7\u00e3o do DAG e coparticipa\u00e7\u00e3o do Centro de Processamento de Dados (CPD).<\/p>

Segundo o diretor do CPD, Gustavo Chiapinotto, j\u00e1 foram iniciados os testes e capacita\u00e7\u00f5es, aguardando-se apenas a compra de novos equipamentos para in\u00edcio de opera\u00e7\u00e3o do reposit\u00f3rio digital. A previs\u00e3o \u00e9 de que em torno de\u00a090\u00a0dias tenha in\u00edcio o recolhimento (procedimentos necess\u00e1rios para a admiss\u00e3o dos documentos no Arquivo Permanente Digital).\u00a0<\/p>

Conforme a pol\u00edtica recentemente aprovada, caber\u00e1 \u00e0 unidade\/subunidade manifestar a inten\u00e7\u00e3o de recolher os documentos digitais\u00a0sob sua cust\u00f3dia ao DAG, que ir\u00e1 analisar e coordenar os procedimentos.\u00a0O acesso, tanto da comunidade acad\u00eamica quanto da comunidade externa, ao acervo recolhido ao RDC-Arq poder\u00e1 ser feito pelo\u00a0Portal Documentos<\/a>\u00a0e pelo\u00a0Fonte<\/a>.<\/p>

Na medida em que os formatos de arquivo ficam na imin\u00eancia ou tornam-se obsoletos, o RDC-Arq realiza as convers\u00f5es e migra\u00e7\u00f5es para novos formatos, seguindo a pol\u00edtica definida para a Institui\u00e7\u00e3o, o que garante que o acesso aos documentos se mantenha ao longo do tempo. A preserva\u00e7\u00e3o por meio do RDC-Arq admite diversos formatos de arquivo: documentos textuais, sonoros, iconogr\u00e1ficos, multim\u00eddias, entre outros. Assim, toda a produ\u00e7\u00e3o documental digital da UFSM, nos mais variados formatos, pode ser preservada nesta plataforma.<\/p>

Documenta\u00e7\u00e3o ser\u00e1 predominantemente digital em alguns anos<\/strong><\/p>

A iniciativa da UFSM pela guarda de documentos digitais chega em boa hora. Hoje estima-se que o total de documentos nato digitais na UFSM seja de aproximadamente 230 mil, com produ\u00e7\u00e3o anual de cerca de 60 mil novos documentos. Com a implementa\u00e7\u00e3o do\u00a0Processo Eletr\u00f4nico Nacional<\/a>\u00a0(PEN-SIE), em andamento na Institui\u00e7\u00e3o, a tend\u00eancia \u00e9 de que 100% dos documentos que necessitam de tr\u00e2mite e despacho\u00a0na UFSM estejam em meio digital\u00a0nos pr\u00f3ximos meses.<\/p>

Considerando que apenas parte dessa produ\u00e7\u00e3o \u00e9 de guarda permanente, a previs\u00e3o \u00e9 de que o Arquivo Permanente Digital da UFSM tenha um crescimento cont\u00ednuo de 30% ao ano. Al\u00e9m disso, a migra\u00e7\u00e3o de documentos em suporte papel para o formato digital est\u00e1 ocorrendo de maneira gradativa, com a ger\u00eancia do DAG e coopera\u00e7\u00e3o do CPD.<\/p>

\u201cA aprova\u00e7\u00e3o da Pol\u00edtica de Preserva\u00e7\u00e3o Digital na UFSM \u00e9 de grande import\u00e2ncia para a Institui\u00e7\u00e3o, pois assegura a preserva\u00e7\u00e3o e o acesso ao patrim\u00f4nio digital de valor permanente produzido pela Universidade, observando a sua autenticidade, integridade e eventual restri\u00e7\u00e3o de acesso\u201d, avalia a diretora do DAG, arquivista Rita Ilha. Ela destaca o apoio recebido por parte da administra\u00e7\u00e3o da UFSM no que se refere \u00e0 transforma\u00e7\u00e3o digital.<\/p>

Confira v\u00eddeo de sensibiliza\u00e7\u00e3o sobre documentos digitais na UFSM:\u00a0<\/em><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Texto: Ag\u00eancia de Not\u00edcias.<\/em><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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