1. Todo o usuário do Herbário SMDB, seja este pesquisador da UFSM, aluno de graduação, pós- graduação, ou pesquisador visitante, somente poderá ter acesso ao acervo e fazer uso de suas instalações após o recebimento e concordância com as normas deste herbário, devendo preencher uma ficha de cadastro, o termo de compromisso de utilização e o livro de presença de visitantes.
2. Visitações de professores com turmas de graduação deverão ser previamente agendadas com a equipe do herbário, com no mínimo uma semana de antecedência; aconselhando-se usar o bom senso, e não autorizar a entrada no local de mais do que 20 alunos. No recinto onde estão as coleções não é permitido fumar ou consumir bebidas e alimentos. Pede-se aos visitantes evitar conversas em voz alta ou mexer nas exsicatas sem a autorização da equipe do herbário.
3. Deve ser mantida a ordem alfabética dos gêneros e espécies nas pastas. Se for encontrado material fora de ordem, solto ou contaminado, o fato deverá ser comunicado à equipe do herbário.
4. Cabe ao usuário do Herbário SMDB manter as exsicatas que estão fora do acervo para suas pesquisas dentro de sacos plásticos para evitar a contaminação. No momento da devolução, todo material deverá passar por congelamento.
5. Ao manusear o material do herbário, as exsicatas devem ser transportadas de uma mesa a outra, em cima de uma prancha de papelão rígido, evitando que se dobrem ou quebrem.
O pesquisador deverá estar ciente de que deverá lavar e secar bem as suas mãos antes de manusear a exsicata. Nunca segurar a exsicata na vertical, ou deixá-la virada com a face para baixo ou virá-la da mesma forma como se folheia um livro. Nunca poderá dobrar a exsicata, nem segurá-la usando apenas uma das mãos. Consultas ao acervo em dias de chuva, ou se a umidade no recinto estiver excessiva; deverão ser evitadas, exceto se o interessado não puder fazê-lo em outros dias. A umidade poderá deteriorar o material, promovendo a contaminação por fungos. Não descartar partes que estejam se desprendendo da exsicata, essas deverão ser acondicionadas em envelopes apropriados, afixados na exsicata, se houver certeza de que as mesmas pertencem àquela exsicata. Em casos de dúvida, consultar os técnicos do herbário.
6. Material que teve pragas controladas deve ser limpo antes de retornar ao acervo.
7. No caso de existir intenção de identificação de plantas indeterminadas, isto deverá ser informado à equipe do Herbário SMDB. Se a exsicata já estiver montada e possuir a ficha do herbário, será utilizada uma pequena etiqueta de identificação fornecida pelo herbário ou trazida pelo visitante que efetuará a determinação. No caso de discordância com a determinação existente, deverá ser consultada a curadoria (inclui os vice curadores) sobre a possibilidade de anexar-se uma nova ficha de determinação com data, nome do determinador e sua filiação. Em nenhuma hipótese poderá escrever sobre a cartolina da exsicata, sobre a ficha de dados preexistente ou sobre a ficha de determinação anterior. Do mesmo modo, as fichas jamais poderão ser rasuradas ou removidas. Em qualquer caso, as determinações deverão ser escritas em etiquetas pré-digitadas ou, se manuscritas, escritas com canetas nanquins. Em último caso serão aceitas canetas pretas tipo Roller ou Ball Pen, mas jamais poderão ser escritas com lápis,
8. No caso de serem encontradas etiquetas, fichas ou fragmentos de material botânico soltos dentro das exsicatas, notifique a equipe do herbário .
9. O pesquisador que designar outra pessoa para incluir seu material no SMDB, deverá revisar o trabalho feito, principalmente a digitação.
10. Antes da inclusão do material, aconselha-se a coleta de no mínimo seis exemplares da mesma coleta, sendo uma para servir de unicata para o SMDB e outras cinco para servirem de duplicatas a serem oferecidas em projetos de permutas com outros herbários.
11. Aconselha-se herborizar o material imediatamente, logo após a coleta para preservar melhor suas características. O material deverá ser prensado entre jornais, separando grupos de coletas por pranchas de papelão, intercaladas por chapas metálicas corrugadas transversalmente. Para prensar, amarrar fortemente com cordas resistentes e depositar na estufa para secagem, no mínimo por três ou até cinco dias procurando trocar os jornais todos os dias para evitar o desenvolvimento de fungos. Caso não seja possível herborizar o material imediatamente após a coleta, a prensa com o conjunto de plantas nos jornais poderá ser colocada em um saco plástico para 50 ou 100 litros, empapando-a com álcool 70%. Nestes casos, deverá constar na etiqueta que esse procedimento foi efetuado. Esse material, conservado dessa forma permitirá a conservação por até cerca de oito dias, até que se retorne do campo ou que se consiga uma estufa para a secagem. O herbário não tem compromisso com as atividades de coleta, prensagem, secagem e identificação do material. O compromisso do herbário começa apenas no momento da aceitação e inclusão da coleta em seu acervo, que dependem da satisfação plena dos princípios constantes nos itens B.12 e B.15. Entretanto, os técnicos do herbário reservam-se ao direito de negar a inclusão de materiais que não se adequem às exigências dos itens B.12 e B.15, ou aos demais itens constantes nestas normas.
12. O material a ser incluído no banco de dados e fichas deve possuir as informações a seguir:
a. Nome do gênero, da família e, se possível, espécie e autor;
b. Nome do coletor, ou coletores; acompanhado de número de coleta do primeiro coletor, se houver. Aconselha-se fortemente usar caderneta de coleta e adotar a numeração das coletas em caderneta de coletor. Será preferível abreviar o primeiro nome dos coletores e escrever apenas os sobrenomes por extenso;
c. Local de coleta, constando, nesta ordem: país, estado, município, localidade e/ou acidente geográfico (morro, rio, etc.). Aconselha-se fortemente a anotação das coordenadas;
d. Data da coleta preferencialmente assim: 2 fev 2002, ou 11 nov 2002, por exemplo; evitando números romanos, pois geram confusão, ex: II, quando escrito à mão, poderá ser interpretado como fevereiro ou como dia dois, ou ainda como onze. Se utilizarmos fev, não haverá dúvidas.
e. Observações do ambiente, hábitat (tipo de ecossistema: mata, banhado, mangue, campo; estado de conservação da vegetação), hábito (porte, dimensões, presença de pelos, espinhos, látex, cor das flores e frutos), altitude (topografia: planície, encosta, morro, coxilha), altura da planta, tipo de substrato, aspectos biológicos (dados fenológicos) e situação no acervo (se o espécime foi perdido ou extraviado, se foi emprestado, se é um tipo, se está deteriorado por ataques de insetos etc.);
f. Recomenda-se informar o herbário sobre o número de duplicatas e sobre a intenção de realizar permutas. Também se solicita, nesse caso, informar sobre preferências ou intencionalidade de escolha de táxons ou instituições com as quais se queira permutar;
g. Anotar dados etnobotânicos como usos medicinais, usos alimentícios, nomes populares, apenas se houve coleta desse tipo de informação no local, com indivíduos ou comunidades presentes junto ao ambiente onde foi coletado o espécime. Não devem ser anotados dados etnobotânicos não contextualizados, isto é, retirados de bibliografia ou embasados apenas no senso comum;
h. No caso de uma determinação corretiva, seria interessante citar a fonte de referência usada para a identificação.
13. Caso haja interesse em receber duplicatas, o próprio interessado deverá separar as mesmas.
14. Abaixo links para baixar modelos de planilhas e fichas para inclusão de material no Herbário SMDB.