{"id":2308,"date":"2019-06-24T11:44:04","date_gmt":"2019-06-24T14:44:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ufsm.br\/pro-reitorias\/proplan\/?p=2308"},"modified":"2019-06-24T11:47:22","modified_gmt":"2019-06-24T14:47:22","slug":"processo-de-modernizacao-administrativa-busca-a-excelencia-na-gestao-da-ufsm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ufsm.br\/pro-reitorias\/proplan\/2019\/06\/24\/processo-de-modernizacao-administrativa-busca-a-excelencia-na-gestao-da-ufsm","title":{"rendered":"Processo de moderniza\u00e7\u00e3o administrativa busca a excel\u00eancia na gest\u00e3o da UFSM"},"content":{"rendered":"\t\t
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A UFSM vem passando por um processo de moderniza\u00e7\u00e3o administrativa que impactar\u00e1 positivamente nas unidades da Institui\u00e7\u00e3o (pr\u00f3-reitorias, \u00f3rg\u00e3os de apoio, suplementares e executivos, bem como unidades de ensino). O trabalho teve in\u00edcio em junho de 2017, motivado pela necessidade de busca da excel\u00eancia na gest\u00e3o universit\u00e1ria. Atualmente o projeto encontra-se em sua quarta fase, de otimiza\u00e7\u00e3o dos processos e estruturas. Alguns resultados j\u00e1 s\u00e3o percept\u00edveis.<\/p>\n

O pr\u00f3-reitor de Planejamento da UFSM, Frank Leonardo Casado, relata que, em seis d\u00e9cadas de exist\u00eancia, a UFSM tem experimentado diferentes enfoques e pr\u00e1ticas gerenciais, resultado de mudan\u00e7as internas e externas \u00e0 Institui\u00e7\u00e3o. Este ambiente din\u00e2mico, segundo ele, leva \u00e0 necessidade de melhoria e inova\u00e7\u00e3o da estrutura organizacional existente. \u201cFator importante tamb\u00e9m \u00e9 romper com paradigmas contraproducentes, al\u00e9m da necessidade do acompanhamento da pr\u00f3pria evolu\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o p\u00fablica, com a import\u00e2ncia da implementa\u00e7\u00e3o da governan\u00e7a no contexto institucional\u201d, destaca.<\/p>\n

Assim, buscando a excel\u00eancia na gest\u00e3o universit\u00e1ria, o Projeto de Moderniza\u00e7\u00e3o Administrativa da Reitoria da UFSM tem como principais objetivos o mapeamento e otimiza\u00e7\u00e3o dos processos da UFSM; uma mudan\u00e7a de cultura, atrav\u00e9s da implementa\u00e7\u00e3o de um novo modelo de gest\u00e3o baseado em processos, alinhamento com a tecnologia da informa\u00e7\u00e3o (TI) e modernas ferramentas de gest\u00e3o; defini\u00e7\u00e3o de um modelo de dimensionamento de pessoal e de compet\u00eancias; redesenho organizacional; e a implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o arquiv\u00edstica.<\/p>\n

O projeto de moderniza\u00e7\u00e3o j\u00e1 mapeou e validou, at\u00e9 meados de maio, 667 subprocessos e atividades, que foram agrupados em 24 macroprocessos da Institui\u00e7\u00e3o. Os processos mapeados e validados, dispon\u00edveis no\u00a0Portal de Processos<\/a>, est\u00e3o auxiliando a elabora\u00e7\u00e3o das propostas de reestrutura\u00e7\u00e3o das unidades.<\/p>\n

As pr\u00f3ximas fases do projeto consistem na implementa\u00e7\u00e3o de uma reestrutura\u00e7\u00e3o das atuais unidades, inclusive para atender \u00e0s recentes exig\u00eancias legais do contexto nacional, como a extin\u00e7\u00e3o de cargos em comiss\u00e3o e fun\u00e7\u00f5es gratificadas (ver abaixo), corroborando para a necessidade de uma reestrutura\u00e7\u00e3o organizacional da UFSM, de forma que continue ofertando servi\u00e7os de qualidade com uma estrutura mais enxuta. Tamb\u00e9m est\u00e1 prevista a implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o por compet\u00eancia na gest\u00e3o de pessoas; da gest\u00e3o arquiv\u00edstica em cada processo mapeado; da gest\u00e3o de riscos estrat\u00e9gicos e operacionais; e da gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o e do conhecimento para a tomada de decis\u00e3o.<\/p>\n

Essas fases, conforme o pr\u00f3-reitor, est\u00e3o desencadeando a reformula\u00e7\u00e3o das compet\u00eancias de unidades administrativas e exigindo a capacita\u00e7\u00e3o da comunidade acad\u00eamica. \u201cA reestrutura\u00e7\u00e3o poder\u00e1 trazer impactos qualitativos \u2013 frutos da manuten\u00e7\u00e3o e melhoria dos servi\u00e7os ofertados, com uma estrutura mais enxuta \u2013 e quantitativos, podendo ser observados pela economia gerada pela melhoria de processos, tais como a diminui\u00e7\u00e3o do tempo de execu\u00e7\u00e3o\u201d, relata Frank. Um exemplo \u00e9 o\u00a0processo de afastamento eventual<\/a>, que j\u00e1 foi otimizado na UFSM.<\/p>\n

Medidas do governo alteram o processo<\/strong><\/p>\n

O trabalho de moderniza\u00e7\u00e3o administrativa teve seu andamento alterado devido a medidas recentes do governo federal. Ainda em 2018, o Decreto n\u00ba 9.262 extinguiu 30 cargos na UFSM e vedou a abertura de concurso p\u00fablico para 332 servidores t\u00e9cnico-administrativos em educa\u00e7\u00e3o (TAEs). J\u00e1 o Decreto n\u00ba 9.725, de 12 de mar\u00e7o de 2019, cortar\u00e1 354 fun\u00e7\u00f5es de fun\u00e7\u00e3o gratificada (FG) n\u00edveis 4 a 7. Atualmente, a UFSM conta com 937 fun\u00e7\u00f5es gratificadas e cargos de dire\u00e7\u00e3o, devendo passar para 583 a partir de 1\u00ba de agosto, quando o decreto entrar\u00e1 em vigor.<\/p>\n

Al\u00e9m destes h\u00e1 ainda o Decreto n\u00ba 9.739\/2019, que revogou determina\u00e7\u00e3o de 2009, passando a exigir o cadastro da estrutura no Sistema de Organiza\u00e7\u00e3o e Inova\u00e7\u00e3o Institucional do Governo Federal (Siorg). Para que a estrutura organizacional da UFSM esteja corretamente informada no Siorg, ter\u00e1 que sofrer altera\u00e7\u00f5es significativas, enquadrando-se \u00e0 legisla\u00e7\u00e3o federal, principalmente no que diz respeito \u00e0s estruturas das coordena\u00e7\u00f5es de curso de gradua\u00e7\u00e3o e de p\u00f3s-gradua\u00e7\u00e3o, que contam com a designa\u00e7\u00e3o de Fun\u00e7\u00e3o Comissionada de Coordena\u00e7\u00e3o de Curso (FCC), fun\u00e7\u00e3o esta exclusivamente utilizada para remunerar coordena\u00e7\u00e3o acad\u00eamica, ou seja, n\u00e3o se pode exercer coordena\u00e7\u00e3o administrativa.<\/p>\n

Desse modo, estas coordena\u00e7\u00f5es de cursos n\u00e3o podem ser consideradas unidades administrativas, de acordo com a Lei 12.677\/2012. \u201cDever\u00e1 ser revista a posi\u00e7\u00e3o das secretarias dos cursos, pois, atualmente, encontram-se subordinadas \u00e0s coordena\u00e7\u00f5es de cursos. Al\u00e9m disso, o decreto que extingue as FGs tamb\u00e9m exige o repensar da estrutura destas secretarias, pois essas estruturas utilizam em sua maioria as FGs que ser\u00e3o extintas\u201d, observa Frank.<\/p>\n

Assim, estes decretos alteraram o andamento do trabalho de moderniza\u00e7\u00e3o administrativa, no sentido de amplia\u00e7\u00e3o do escopo: inicialmente estava focado na Reitoria, mas hoje tamb\u00e9m est\u00e3o sendo trabalhadas as unidades de ensino. Al\u00e9m disso, o prazo de entrega da proposta de reestrutura\u00e7\u00e3o deve ser adequado aos prazos estabelecidos nos decretos.\u00a0<\/p>\n

O pr\u00f3-reitor ainda salienta que a proposta de reestrutura\u00e7\u00e3o, que deveria tomar por base os processos devidamente otimizados, dever\u00e1, al\u00e9m disso, enquadrar-se \u00e0 nova realidade do contexto nacional, ou seja, adaptando-se \u00e0s disponibilidades de FGs e cargos de dire\u00e7\u00e3o (CDs) atuais, visto que s\u00f3 se pode criar uma unidade organizacional com a sua respectiva chefia (FG e\/ou CD), e como ser\u00e3o extintas 354 chefias, a estrutura dever\u00e1 ser ainda mais enxuta.<\/p>\n

Como \u00e9 hoje e como dever\u00e1 ser<\/strong><\/p>\n

A estrutura da UFSM atualmente pode ser considerada como de departamentaliza\u00e7\u00e3o heterog\u00eanea, conforme a teoria administrativa, pois apresenta unidades que perpassam praticamente todos os tipos do que seria uma departamentaliza\u00e7\u00e3o horizontal, isto \u00e9, composta por estruturas agrupadas por fun\u00e7\u00f5es\/atividades, servi\u00e7os\/produtos, especialidade\/especialistas e, inclusive, por ato normativo legal. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m h\u00e1 todos os n\u00edveis de gest\u00e3o da departamentaliza\u00e7\u00e3o vertical: estrat\u00e9gico, t\u00e1tico e operacional.<\/p>\n

Para o pr\u00f3-reitor de Planejamento, o principal problema da estrutura atual da UFSM n\u00e3o \u00e9 o fato de ser departamentalizada ou heterog\u00eanea, e sim, a confus\u00e3o conceitual que se criou culturalmente na Institui\u00e7\u00e3o de que cada atividade ou tarefa deve ser executada em uma unidade administrativa espec\u00edfica, resultando em estruturas extremamente segmentadas, o que dificulta a vis\u00e3o do todo, inclusive na execu\u00e7\u00e3o das atividades dos processos, quando analisados na \u00edntegra, pois cada setor s\u00f3 domina a sua parte no processo.<\/p>\n

E qual seria o modelo ideal para a Institui\u00e7\u00e3o? O Manual de Estruturas Organizacionais da Universidade Federal de Santa Maria, recentemente lan\u00e7ado (ver abaixo), traz conceitos presentes na literatura mundial sobre o tema e, principalmente, refer\u00eancias de modelos estruturais encontrados em institui\u00e7\u00f5es federais de ensino superior: a departamentaliza\u00e7\u00e3o vertical ou hier\u00e1rquica e a departamentaliza\u00e7\u00e3o horizontal. Por\u00e9m, segundo o pr\u00f3-reitor, o que se pretende \u00e9 padronizar tais estruturas, no sentido de defini\u00e7\u00e3o de n\u00edveis de gest\u00e3o, e organizar o desenvolvimento das atividades rotineiras da melhor maneira poss\u00edvel, levando em considera\u00e7\u00e3o os processos j\u00e1 mapeados, at\u00e9 se adquirir a maturidade suficiente para definir uma estrutura baseada no modelo por processos.<\/p>\n

O modelo por processos, inclusive, est\u00e1 previsto no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2016-2026: \u201cPara tornar-se uma Institui\u00e7\u00e3o moderna, sem contrariar os aspectos legais, \u00e9ticos e morais, a UFSM dever\u00e1 basear a sua gest\u00e3o organizacional em alguns basilares, quais sejam: um sistema de\u00a0compliance<\/em>\u00a0eficiente e uma arquitetura organizacional fundamentada em metodologias modernas, coerentes com os anseios da comunidade interna e externa e dentro do conceito de gest\u00e3o por processos\u201d.<\/p>\n

A inten\u00e7\u00e3o \u00e9 que a departamentaliza\u00e7\u00e3o na UFSM siga, em ordem de prioridade, dois crit\u00e9rios. O primeiro deles \u00e9 a integra\u00e7\u00e3o: quanto mais as atividades trabalham integradas, mais raz\u00e3o ha\u0301 para ficarem no mesmo departamento. Neste sentido, processos e atividades com alto grau de integra\u00e7\u00e3o, interdepend\u00eancia ou semelhan\u00e7a, devem preferencialmente ficar no mesmo departamento. Desta forma, a divis\u00e3o do trabalho entre as equipes proporciona o aprendizado organizacional, maior integra\u00e7\u00e3o, compartilhamento de solu\u00e7\u00f5es e atividades, bem como a melhor coordena\u00e7\u00e3o de processos correlatos. Outro crit\u00e9rio \u00e9 a diferencia\u00e7\u00e3o: de regra, as atividades diferentes quanto \u00e0 natureza devem ficar em departamentos separados.<\/p>\n

\u201cUma mudan\u00e7a estrutural \u00e9 um processo longo, pois envolve a mudan\u00e7a de cultura organizacional, envolve mudan\u00e7as que impactam na vida das pessoas\u201d, analisa Frank, acrescentando que a mudan\u00e7a ser\u00e1 advinda da padroniza\u00e7\u00e3o das unidades e subunidades, de acordo com suas compet\u00eancias e processos, corrigindo poss\u00edveis distor\u00e7\u00f5es entre a denomina\u00e7\u00e3o da estrutura, a denomina\u00e7\u00e3o da autoridade e o n\u00edvel de cargo.<\/p>\n

Por enquanto, a estrutura organizacional da UFSM n\u00e3o sofreu altera\u00e7\u00f5es decorrentes do Projeto de Moderniza\u00e7\u00e3o, visto que a quarta fase, que aborda a otimiza\u00e7\u00e3o dos processos e estruturas, ainda est\u00e1 no in\u00edcio. Al\u00e9m disso, algumas das propostas de reestrutura\u00e7\u00e3o tiveram de ser remodeladas devido aos decretos governamentais. As mudan\u00e7as, enfatiza Frank, dever\u00e3o estar de acordo com os prazos determinados por tais decretos.<\/p>\n

Manual de Estruturas Organizacionais da UFSM<\/strong><\/p>\n

A Coordenadoria de Planejamento Administrativo (Coplad) da Proplan lan\u00e7ou em maio o\u00a0Manual de Estruturas Organizacionais da UFSM<\/a>, documento que re\u00fane conceitos referentes aos tipos de departamentaliza\u00e7\u00e3o, assim como seus princ\u00edpios, crit\u00e9rios e metodologia, visando \u00e0 padroniza\u00e7\u00e3o, moderniza\u00e7\u00e3o e profissionaliza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o institucional, al\u00e9m de oferecer orienta\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas para a cria\u00e7\u00e3o, organiza\u00e7\u00e3o e reestrutura\u00e7\u00e3o de unidades organizacionais da universidade.<\/p>\n

O documento tamb\u00e9m apresenta esclarecimentos sobre cargos de dire\u00e7\u00e3o, fun\u00e7\u00f5es gratificadas e sobre estrutura organizacional, abordando a Metodologia de Estrutura Tr\u00edplice, que divide a estrutura organizacional em tr\u00eas categorias: estrutura de base permanente (no caso da UFSM, pr\u00f3-reitorias, Gabinete do Reitor, unidades de ensino, etc), estrutura semipermanente ou \u00f3rg\u00e3os colegiados (conselho, comiss\u00e3o permanente e comit\u00ea) e estrutura tempor\u00e1ria (programa, projeto, comiss\u00e3o tempor\u00e1ria e grupo de trabalho).<\/p>\n

De acordo com Frank, o documento serve como ferramenta conceitual para auxiliar os gestores na defini\u00e7\u00e3o das unidades e subunidades pelas quais s\u00e3o respons\u00e1veis, auxiliando na (re)constru\u00e7\u00e3o das compet\u00eancias destas, das atribui\u00e7\u00f5es dos chefes e dos processos que est\u00e3o sob responsabilidade das unidades e subunidades ou em que estas participem.<\/p>\n

\u201cConsideramos o manual n\u00e3o como resultado do trabalho de reestrutura\u00e7\u00e3o, mas como material de apoio para subsidiar a constru\u00e7\u00e3o de propostas que considerem aspectos pol\u00edticos aliados \u00e0s quest\u00f5es t\u00e9cnicas e legais que precisam ser atendidas\u201d, avalia.<\/p>\n

O manual e outras informa\u00e7\u00f5es est\u00e3o dispon\u00edveis para a comunidade acad\u00eamica no site de\u00a0Arquitetura Organizacional<\/a>\u00a0da Proplan.<\/p>\n

Comunidade acad\u00eamica envolvida na reestrutura\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n

A reestrutura\u00e7\u00e3o administrativa da UFSM est\u00e1 sendo trabalhada em conjunto com a comunidade acad\u00eamica. Todas as unidades est\u00e3o discutindo suas estruturas, com acompanhamento da equipe do Projeto de Moderniza\u00e7\u00e3o. Os dirigentes das unidades \u2013 de ensino e administrativas \u2013 participam ativamente das discuss\u00f5es, visando alcan\u00e7ar a estrutura que melhor atenda \u00e0s demandas da comunidade universit\u00e1ria, considerando todo o contexto da Institui\u00e7\u00e3o e a legisla\u00e7\u00e3o vigente.<\/p>\n

O pr\u00f3-reitor de Planejamento, juntamente com a equipe da Coplad, tem se reunido com as unidades e subunidade da UFSM, explicando a metodologia proposta no manual de estruturas e disponibilizando os processos mapeados\/validados do setor, para facilitar as discuss\u00f5es e o redesenho da estrutura organizacional das unidades.<\/p>\n

A partir deste material e do primeiro encontro, as equipes est\u00e3o se reunindo, discutindo internamente e elaborando suas propostas, para apresent\u00e1-las \u00e0 Proplan at\u00e9 este m\u00eas de junho. De posse destas propostas, a equipe analisar\u00e1 se est\u00e3o de acordo com a metodologia trabalhada no manual, com os processos validados na Institui\u00e7\u00e3o e com a disponibilidade de FGs e CDs da Universidade.<\/p>\n

A partir da consolida\u00e7\u00e3o das propostas encaminhadas, a Proplan validar\u00e1 a proposta de cada unidade e\/ou encaminhar\u00e1 uma contraproposta com as adequa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias at\u00e9 que se obtenha uma proposta final a ser encaminhada aos Conselhos Superiores da Institui\u00e7\u00e3o, para an\u00e1lises e discuss\u00f5es, at\u00e9 a obten\u00e7\u00e3o da homologa\u00e7\u00e3o de tais propostas.\u00a0<\/p>\n

Texto: Ag\u00eancia de Not\u00edcias<\/em><\/p>\n

Foto: Sendi Spiazzi<\/em><\/p>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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