{"id":210,"date":"2015-09-28T17:42:54","date_gmt":"2015-09-28T20:42:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ufsm.br\/unidades-universitarias\/ccsh\/2015\/09\/28\/arquivo-setorial-do-ccsh\/"},"modified":"2015-09-28T17:42:54","modified_gmt":"2015-09-28T20:42:54","slug":"arquivo-setorial-do-ccsh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ufsm.br\/unidades-universitarias\/ccsh\/2015\/09\/28\/arquivo-setorial-do-ccsh","title":{"rendered":"Arquivo Setorial do CCSH"},"content":{"rendered":"

T\u00e3o importante quanto produzir corretamente os documentos institucionais da Universidade \u00e9 classific\u00e1-los e armazen\u00e1-los conforme a legisla\u00e7\u00e3o. O Sistema de Arquivos da UFSM, composto pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG), pela Comiss\u00e3o Permanente de Avalia\u00e7\u00e3o de Documentos (CPAD) e pelos Arquivos Setoriais, integra pol\u00edticas, diretrizes e m\u00e9todos, a fim de garantir a gest\u00e3o unificada e padronizada dos documentos arquiv\u00edsticos na UFSM.<\/p>\n

<\/span>Institu\u00eddo em 1990, o Sistema de Arquivos da UFSM possibilitou a cria\u00e7\u00e3o do Departamento de Arquivo Geral (DAG), que tem a finalidade de coordenar o sistema de arquivos e desenvolver a pol\u00edtica de gest\u00e3o arquiv\u00edstica da Universidade, mantendo sob cust\u00f3dia documentos de car\u00e1ter permanente, oriundos das atividades dos \u00f3rg\u00e3os administrativos e das unidades de ensino, pesquisa e extens\u00e3o que comp\u00f5em a Universidade.<\/p>\n

<\/span>Os crit\u00e9rios e procedimentos utilizados para determinar quais documentos devem ser mantidos na UFSM, e quais devem ser eliminados, englobam o processo de an\u00e1lise, avalia\u00e7\u00e3o e sele\u00e7\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o produzida e acumulada na institui\u00e7\u00e3o. Tais processos seguem as pol\u00edticas e a legisla\u00e7\u00e3o do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema de Gest\u00e3o de Documentos de Arquivo da Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica Federal (SIGA), bem como as orienta\u00e7\u00f5es e normativas institu\u00eddas pelo DAG.<\/p>\n

<\/span>Como este trabalho \u00e9 minucioso, tendo em vista complexa estrutura da UFSM, o DAG criou os Arquivos Setoriais, respons\u00e1veis pela gest\u00e3o dos arquivos correntes e intermedi\u00e1rios da cada unidade\/subunidade (cursos, departamentos, gabinetes, etc), com orienta\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica da Divis\u00e3o de Apoio T\u00e9cnico aos Arquivos Setoriais do DAG. A ideia \u00e9 disseminar o trabalho do DAG, disponibilizando arquivistas para realizar a gest\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o produzida nas unidades\/subunidades da UFSM, resultando no armazenamento e elimina\u00e7\u00e3o dos documentos conforme recomendado pela legisla\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

<\/span>Para o Arquivo Setorial do CCSH foram designados os arquivistas Alexander Tittelmeyer e Josiane Sfreddo. Em entrevista \u00e0 Assessoria de Comunica\u00e7\u00e3o do CCSH eles contaram que o principal objetivo do seu trabalho \u00e9 preservar o patrim\u00f4nio documental da UFSM e promover o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es p\u00fablicas, estabelecendo procedimentos padronizados de gest\u00e3o arquiv\u00edstica aos documentos produzidos e acumulados no Centro. Portanto, o Centro cedeu uma sala exclusiva, com ar condicionado e estrutura b\u00e1sica para que possam realizar as atividades.<\/p>\n

<\/span>Assim, com o aux\u00edlio de tr\u00eas bolsistas, Adri\u00e9li Mello, Jodele Carvalho e Let\u00edcia Pav\u00e3o, os arquivistas iniciaram os trabalhos no CCSH no in\u00edcio de 2014, analisando a documenta\u00e7\u00e3o da Dire\u00e7\u00e3o do Centro, do Departamento de Hist\u00f3ria, dos Cursos de Filosofia, Psicologia e Especializa\u00e7\u00e3o em Gest\u00e3o de Arquivos (EAD), al\u00e9m do N\u00facleo de Assist\u00eancia Judici\u00e1ria. Os documentos est\u00e3o sendo higienizados, analisados e classificados, com vistas a organizar uma documenta\u00e7\u00e3o que data da d\u00e9cada de 1960 at\u00e9 os dias atuais. Ap\u00f3s esse processo e com autoriza\u00e7\u00e3o do Arquivo Nacional, os documentos que devem ser eliminados ser\u00e3o destinados \u00e0 Associa\u00e7\u00e3o de Selecionadores de Materiais Recicl\u00e1veis de Santa Maria (ASMAR).<\/p>\n

<\/span>Entretanto, de acordo com Alexander e Josiane, o ideal seria que o trabalho fosse desenvolvido em todas as subunidades do Centro, estabelecendo-se processos para a gest\u00e3o dos documentos desde a sua cria\u00e7\u00e3o at\u00e9 a destina\u00e7\u00e3o final. Os arquivistas destacaram a import\u00e2ncia do trabalho dos bolsistas do Curso de Arquivologia e comentaram que cada subunidade do CCSH poderia ter um bolsista para organizar o processo e contribuir com o trabalho do Arquivo Setorial.<\/p>\n

<\/span>Nesse sentido, melhorias est\u00e3o sendo planejadas pela dire\u00e7\u00e3o do CCSH para que a gest\u00e3o documental do Centro seja desenvolvida de forma adequada. Apesar de o Arquivo Setorial ainda n\u00e3o possuir a infraestrutura ideal e n\u00e3o estar representado como \u00f3rg\u00e3o de apoio na estrutura organizacional do CCSH, o trabalho j\u00e1 foi iniciado e est\u00e1 sendo apreciado pelos usu\u00e1rios. Assim sendo, Alexander e Josiane salientaram que a concretiza\u00e7\u00e3o dos objetivos do trabalho depende do apoio e envolvimento de cada servidor e destacaram que as subunidades que tiverem interesse em gerir corretamente sua documenta\u00e7\u00e3o podem procur\u00e1-los na sala 4137 do pr\u00e9dio 74C, nas ter\u00e7as e quintas-feiras, para realiza\u00e7\u00e3o de orienta\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica no local, estabelecer o cronograma de atividades, coordenar e acompanhar os trabalhos.<\/p>\n

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