Com objetivo de facilitar o desempenho de atividades dentro do CCSH e melhorar o ambiente de trabalho dentro dos n\u00facleos, secretarias e departamentos, a Empresa Jr. Inova\u00e7\u00f5es Tecnol\u00f3gicas em Engenharia de Processos (ITEP jr), do curso de Engenharia Qu\u00edmica da UFSM, realizou um mapeamento de processos do Centro.<\/p>\n
O projeto tem como finalidade o mapeamento e a padroniza\u00e7\u00e3o das atividades feitas nos Centros e Departamentos da UFSM. O objetivo \u00e9 garantir que as atividades desempenhadas em cada n\u00facleo sejam realizadas da maneira mais eficiente, al\u00e9m de otimizar os poss\u00edveis processos e garantir a gest\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o. Assim, quando um funcion\u00e1rio novo entrar em contato com determinado cargo ele j\u00e1 ter\u00e1 uma boa base sobre o que \u00e9 de compet\u00eancia do local em que est\u00e1 se inserindo.<\/p>\n
A partir de um contato inicial com os N\u00facleos de Patrim\u00f4nio, de Infraestrutura, de Divulga\u00e7\u00e3o Institucional, de Execu\u00e7\u00e3o e Controle Or\u00e7ament\u00e1rio, Secretaria, GEAIC e Unidade de Apoio Pedag\u00f3gico do CCSH foram realizadas reuni\u00f5es peri\u00f3dicas nestes locais para definir quais tarefas cada n\u00facleo desempenha, como s\u00e3o executadas e, principalmente, como poderiam ser otimizadas.<\/p>\n
Al\u00e9m de mapear os processos dentro dos N\u00facleos da Dire\u00e7\u00e3o do CCSH, foi realizado tamb\u00e9m o contato com alguns departamentos e secretarias de curso que demandavam de um manual para melhorar o funcionamento dos setores.<\/p>\n
Ap\u00f3s o per\u00edodo de mapeamento das atividades realizadas em cada n\u00facleo\/setor foram organizados fluxogramas contendo todos os processos junto a descri\u00e7\u00e3o de cada um destes fluxogramas.<\/p>\n
Cada manual tem uma divis\u00e3o pr\u00f3pria. Os que tem fluxograma possuem as legendas destes, formas e preenchimentos, e uma introdu\u00e7\u00e3o. Na parte dos processos est\u00e3o dispostos cada um dos fluxogramas, seguido da sua descri\u00e7\u00e3o detalhada. O fluxograma s\u00e3o as macro etapas do processo, e na descri\u00e7\u00e3o h\u00e1 um maior detalhamento e especifica\u00e7\u00e3o de cada etapa. Al\u00e9m disso em locais que s\u00e3o utilizados muitos sistemas tamb\u00e9m foram elaborados manuais dos sistemas com prints das telas e especifica\u00e7\u00f5es de onde clicar e como preencher cada campo necess\u00e1rio para cada fim.<\/p>\n
Dentro do Manual dos processos de secretaria de curso de gradua\u00e7\u00e3o, por exemplo, cont\u00e9m uma descri\u00e7\u00e3o de como \u00e9 realizada cada fun\u00e7\u00e3o desempenhada pela secretaria. Este, por sua vez, serve como base para sanar poss\u00edveis d\u00favidas sobre como executar cada fun\u00e7\u00e3o, quais os passos de cada atividade e como agir diante de algum imprevisto.<\/p>\n
Tamb\u00e9m foram elaborados pequenos manuais que cont\u00e9m o resumo de cada processo, foram divididos em Cursos, Departamentos e Dire\u00e7\u00e3o. Estes foram elaborados para facilitar o entendimento dos processos e para que seja poss\u00edvel identificar em qual setor da dire\u00e7\u00e3o deve-se procurar ou em qual manual deve conter a informa\u00e7\u00e3o desejada. Para os cursos e departamentos os processos foram divididos em 3 manuais cada, mais o manual dos sistemas.<\/p>\n
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