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Procedimentos para solicitação de emissão de Portarias de Órgãos Colegiados da UFSM/FW

Descrição

1. O memorando de solicitação de emissão de Portaria de Órgão Colegiado deverá ser encaminhado à
Direção, via PEN-SIE, no prazo de até três dias úteis antes da data de emissão da nova portaria.

2. No memorando de solicitação, devem constar:
a) o número e a descrição do documento legal vigente (Resolução ou Portaria) de
criação/recriação/regulamentação do referido Órgão Colegiado na Instituição.
Exemplos:
● a.1) Portaria de Colegiado de Curso de Graduação ou Departamento: Regimento
Interno da UFSM/FW, aprovado pela Resolução N. 007/2019-UFSM, e, se houver,
Regimento Interno do Curso/Departamento;
● a.2) Portaria de NDE de Curso de Graduação: Resolução N. 043/2019, que aprova a
recriação do NDE no âmbito dos Cursos de Graduação da UFSM;

b) o nome completo e a matrícula SIAPE de todos os componentes do Colegiado por categoria
(Docente, Técnico-Administrativo em Educação, Discente) e função desempenhada no
Colegiado (Presidente, Vice-Presidente (se houver), Membro Titular, Membro Suplente (se
houver);

c) o período (um ano, dois anos) ou uma data específica (dia, mês e ano) de validade da
portaria, de acordo com o que segue:
● c.1) após a escolha de Coordenadores de Curso ou Chefes de Departamento, será
emitida portaria para o respectivo Colegiado com validade de um (01) ou dois anos,
de acordo com o regimento interno do Curso ou Departamento;
● c.2) sempre que houver a necessidade de substituição/inclusão/saída de um ou mais
membros desse Colegiado, deverá ser ser solicitada a emissão de nova portaria com
validade até a data de término de vigência da original; e

d) a solicitação de dispensa da Portaria vigente do Colegiado (quando houver).

3. A entrada em vigor de uma portaria, conforme sua especificidade, é determinada pela data de
assinatura ou de publicação. A solicitação de emissão de portaria com data retroativa deve apresentar
justificativa.

4. Caso seja verificada inconsistência em portaria já publicada, deverá ser encaminhado memorando
de solicitação de emissão de Apostila à referida portaria, indicando o que deve ser alterado, à exceção
de substituição/inclusão/saída de um ou mais membros do Colegiado.

OBSERVAÇÃO:
Com a inserção dos documentos da UFSM no PEN-SIE, a data de assinatura tornou-se
pública, o que não ocorria anteriormente. Quando a data de assinatura influencia na entrada em vigor
de um documento, o ideal é que ela corresponda à de emissão para não gerar equívocos. Em função
disso, as portarias da UFSM/FW têm sido assinadas na mesma data em que são emitidas.

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