O Departamento de Administração é responsável pela gestão e planejamento da estrutura física, do patrimônio, orçamento e do pessoal, garantindo o adequado funcionamento administrativo da UEIIA.

 

São competências e atribuições do Diretor de Administração:

I – integrar o Conselho Diretor da Unidade, como membro nato;

II – auxiliar e informar ou esclarecer diretamente à Direção Geral e/ou Conselho Diretor da Unidade sobre dados solicitados;

III – elaborar o Plano Anual de Trabalho da Direção de Administração a ser submetido ao Conselho Diretor da Unidade;

IV – elaborar, juntamente com a Direção Geral, a proposta orçamentária da UEIIA, a partir da consolidação dos dados e demandas trazidas dos segmentos;

V – realizar, administrativamente, atos de gestão relativos a execução orçamentária, nas dotações e programas específicos da UEIIA;

VI – controlar os registros de recursos orçamentários e os vinculados a convênios;

VII – realizar, administrativamente, o processo de compras, convênios e/ou contratos, após os encaminhamentos realizados no setor responsável;

VIII – acompanhar, orientar, coordenar e avaliar o desenvolvimento das tarefas dos setores de sua responsabilidade;

IX – acompanhar a prestação de contas e de relatórios de viagens, encaminhando providências junto aos envolvidos;

X – supervisionar, administrativamente, as atividades do pessoal docente e técnico administrativo da UEIIA, particularmente quanto a freqüência, assiduidade e consonância aos objetivos institucionais;

XI – selecionar bolsistas, de acordo com o perfil e necessidade dos setores e disponibilidade e perfil do candidato;

XII – subsidiar a Direção Geral nos critérios de seleção e distribuição de vagas para cargos e/ou áreas, bem como na organização dos concursos para provimento de cargos de servidores docentes e técnico-administrativos em educação;

XIII – convocar os Servidores e Colaboradores dos Setores sob sua responsabilidade para reuniões de planejamento, formação e avaliação; e

XIV – encaminhar, anualmente, à Direção Geral e ao Conselho Diretor da Unidade, o Relatório Anual do Departamento, o qual integrará o Relatório Anual de Gestão da Unidade.

 

O Departamento de Administração é responsável pelos seguintes setores:

I – Secretaria Escolar;

II – Setor de Nutrição.

 

São competências e atribuições da Secretaria Escolar:

I – auxiliar diretamente as coordenações, informando-os ou esclarecendo-os sobre dados solicitados;

II – efetuar e registrar contatos externos atendendo à demanda da UEIIA;

III – atender e prestar informações aos familiares das crianças e ao público em geral;

IV – elaborar documentos solicitados pelas Coordenações e/ou Direção Geral, de cunho tanto interno quanto externo;

V – dar encaminhamento aos processos, avaliando as propostas, anexando documentos, fazendo o devido parecer sobre a matéria e outros, quando a atribuição for da Secretaria Escolar;

VI – organizar e manter em dia, coletânea de leis, regulamentos, diretrizes, ordens de serviço, resoluções e demais documentos que sejam correlatos ao trabalho escolar e administrativo da UEIIA;

VII – organizar banco de dados diversos, com diferentes fontes, como registros fotográficos, produções acadêmicas, e outros;

VIII – reproduzir editais, resoluções, circulares, portarias e outros documentos de interesse da UEIIA; para fins de divulgação e arquivamento;

IX – cumprir os despachos, resoluções e portarias emanadas da Direção Geral ou dos órgãos da administração superior da Universidade;

X – solicitar documentação, organizar e manter atualizados os registros individuais das crianças, inclusive os Relatórios elaboradores pelos Professores em Formação Inicial e Continuada;

XI – organizar o processo de matrícula das crianças após seleção por edital, mantendo o arquivo organizado e evitando a exposição indevida das informações;

XII – realizar o Censo Escolar e outras pesquisas estatísticas;

XIII – controlar o fluxo correto do Diário de Classe, garantindo a efetividade dos registros;

XIV – auxiliar aos professores no que diz respeito às informações sobre as crianças;

XV – informar sobre documentações, orientar sobre formulários e outros;

XVI – agendar espaços e meios de transporte, tanto interno quanto externo;

XVII – atender ao público em geral, pessoalmente ou por meio eletrônico, usando de polidez e repassando em tempo adequado as informações;

XVIII – usar o correio eletrônico da UEIIA como meio oficial de comunicação, usando norma culta e acessível;

XIX – organizar e manter em dia a documentações dos Professores em Formação Inicial e Continuada, servidores e colaboradores, solicitando documentos relacionados a contratação, se for o caso;

XX – encaminhar informações relacionadas a vida funcional dos servidores e colaboradores lotados na UEIIA, para os setores adequados;

XXI – expedir e comunicar, via protocolo geral, a recepção e o arquivo de correspondências;

XXII – pesquisar, diariamente, o Diário Oficial da União;

XXIII – executar a marcação de férias dos servidores, de acordo com o calendário letivo e a anuência da chefia imediata de cada servidor;

XXIV – realizar os procedimentos relacionados as licenças dos servidores;

XXV – operar o sistema de controle de passagens e diárias;

XXVI – realizar os encaminhamentos dos formulários de substituição remunerada, mediante os formulários preenchidos pelos requerentes; (Fol. 11 do Regimento Interno da UEIIA)

XXVII – elaborar Plano Anual de Trabalho, a ser submetido a Direção do Departamento de Administração;

XXVIII – elaborar o Relatório Anual de Trabalho da Secretaria Escolar, a ser submetido a Direção do Departamento de Administração.

 

À Secretaria Escolar estão vinculadas as atividades de Recepção e Portaria; Compras, Almoxarifado e Patrimônio; e Infraestrutura.

 

São competências e atribuições da Portaria:

I – receber, encaminhar e orientar ao público;

II – controlar a entrada e saída de pessoas nos recintos de trabalho, bem como, efetuar, quando for o caso, identificação ou registro de ocorrência;

III – abrir e fechar as dependências do prédio;

IV – receber a correspondência e encaminhá-la a Secretaria Escolar;

V – atender e efetuar ligações telefônicas;

VI – receber e transmitir mensagens;

VII – manter o quadro de chaves, controlando seu uso e guarda;

VIII – comunicar à chefia imediata irregularidades verificadas;

IX – zelar pela ordem e segurança da área sob sua responsabilidade;

X – comunicar a Administração sobre as condições de funcionamento os equipamentos de proteção contra incêndio ou quaisquer outros relativos à segurança do prédio.

 

São competências e atribuições da Recepção:

I – acolher às famílias, às crianças e ao público em geral;

II – realizar a devida identificação dos visitantes ou entregadores;

III – acompanhar e controlar o fluxo de entrada e saída das crianças, permitindo a saída de crianças exclusivamente com os adultos autorizados;

IV – prestar informações telefônicas e presenciais com cortesia, agilidade e discrição;

V – acompanhar os visitantes quando em atividades de reconhecimento da UEIIA, respeitando as atividades em desenvolvimento na UEIIA;

VI – manter adequados e funcionais os espaços e equipamentos destinados à Recepção;

VII – agendar serviços, tais como espaços e equipamentos de uso coletivo dentro da UEIIA.

 

São competências e atribuições das Compras, o Almoxarifado e o Patrimônio:

I – elaborar formulários necessários para a realização de todas as rotinas pertinentes ao setor;

II – manter o espaço do almoxarifado organizado, incluindo depósito, arquivos ativos e passivos;

III – fazer levantamento, requisição, coordenação e controle de material de expediente;

IV – solicitar e receber material necessário para o atendimento das atividades pedagógicas e administrativas da UEIIA;

V – realizar descrição e orçamento de equipamentos e materiais, encaminhando processo administrativo de compra conforme regulamentado; (Fol. 12 do Regimento Interno da UEIIA);

VI – conferir todo o material recebido, registrando a quantidade e local de estoque deles;

VII – manter rotina organizada para a distribuição deste material;

VIII – organizar o material pedagógico para distribuição semanal para as salas, estabelecendo uma rotina de entrega, a partir da solicitação realizada na semana anterior;

IX – supervisionar os procedimentos de recepção, catalogação, inspeção e armazenamento de materiais de consumo e permanente adquiridos;

X – efetuar a previsão, requisição e o controle de estoque de material de consumo;

XI – elaborar inventário do material de consumo em estoque;

XII – fazer o descarte adequado dos materiais e equipamentos fora de uso;

XIII – realizar o levantamento anual do patrimônio da UEIIA; e XIV zelar pelo patrimônio existente na UEIIA.

 

São competências e atribuições da manutenção da Infraestrutura:

I – coordenar processo de limpeza, higienização e manutenção adequada dos espaços físicos do prédio, pátio e rouparia da Ipê Amarelo, de acordo com as normas e orientações vigentes;

II – solicitar, encaminhar, orientar e acompanhar a execução da manutenção, das reformas e/ou das obras no prédio, pátio e/ou equipamentos da UEIIA, sempre que houver;

III – participar da organização dos espaços em todas as atividades realizadas pela UEIIA;

IV – coordenar as mudanças internas de mobiliário;

V – coordenar a realização do descarte correto dos materiais, equipamentos e resíduos;

VI – elaborar Plano de Anual de Trabalho, a ser submetido a Direção do Departamento de Administração; e VII encaminhar, anualmente, a Direção do Departamento de Administração, o Relatório Anual de Trabalho.

 

São competências e atribuições do Setor de Nutrição:

I – coordenar os processos de produção de alimentos e as equipes envolvidas;

II – selecionar, descrever, solicitar e receber os gêneros alimentícios e equipamentos necessários à produção e/ou consumo;

III – realizar a previsão anual e mensal de consumo de gêneros alimentícios;

IV – solicitar a entrega de gêneros alimentícios e materiais de limpeza destinados à nutrição semanal e diariamente;

V – receber os gêneros alimentícios e de limpeza de acordo com os padrões higiênicos e sanitários;

VI – fornecer alimentação segura e nutricionalmente adequada às crianças, atendendo a faixa etária e especificidade (quando houver) de cada criança;

VII – organizar e supervisionar escalas de higienização de equipamentos, móveis, utensílios e espaço físico;

VIII – gerir a equipe de trabalho, realizando entrevistas e selecionando colaboradores e servidores, com o objetivo de atender as demandas do setor;

IX – orientar e coordenar as atividades de processamento de alimentos e produção das refeições;

X – organizar capacitação de colaboradores da cozinha, lactário, de professores e bolsistas, etc.; (Fol. 13 do Regimento Interno da UEIIA)

XI – atender às famílias, de acordo com as especificidades e necessidades de cada criança;

XII – propor e realizar atividades que visem à educação alimentar e nutricional;

XIII – realizar o diagnóstico e o acompanhamento do estado nutricional das crianças;

XIV – realizar um trabalho integrado junto à Equipe Multidisciplinar e aos Professores em Formação Inicial e Continuada;

XV – elaborar Plano de Anual de Trabalho, a ser submetido a Direção do Departamento de Administração;

XVI – encaminhar, anualmente, a Direção do Departamento de Administração, o Relatório Anual de Trabalho.