O Conselho Universitário (Consu) da UFSM aprovou, na reunião do dia 29 de janeiro, a reestruturação administrativa da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd). O projeto de reestruturação iniciou em 2017, através da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progep) e da Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan), visando modernizar e desburocratizar os processos administrativos ligados à Administração Central da UFSM.

Suspenso em 2019, devido às normativas do governo que extinguiram algumas funções gratificadas, também teve seu andamento prejudicado pela pandemia de Covid-19, sendo retomado neste ano. A nova etapa da reestruturação iniciou com a Prograd, que, a partir de agora, passará a abarcar o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (Derca), o Núcleo de Tecnologia Educacional (NTE), a Coordenadoria de Ações Educacionais (Caed) e a Biblioteca Central.

Taiani Bacchi Kienetz, coordenadora de Planejamento Administrativo da UFSM, explica que esse projeto será feito em toda a Instituição. “O mapeamento foi realizado em todas as unidades da Administração Central (pró-reitorias e demais unidades) e elas, assim como as Unidades de Ensino, terão de revisar suas estruturas. Em um primeiro momento, buscou-se priorizar as pró-reitorias mais diretamente relacionadas às atividades finalísticas, ou seja, Pró-Reitoria de Extensão, Pró-Reitoria de Graduação e, a seguir, Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa.”

Durante a reunião do Consu, o reitor da UFSM, Paulo Burmann, destacou a importância dessas mudanças e a forma como as ações têm sido realizadas. “Buscamos uma racionalização do processo administrativo, uma melhor eficiência em todas as ações administrativas e acadêmicas no âmbito da UFSM. Primeiro, passamos pela reestruturação dos campi, posteriormente, a reestruturação das pró-reitorias acadêmicas e, a seguir, a pró-reitoria de infraestrutura e as pró-reitorias administrativas. Paralelamente, estamos discutindo a reestruturação no âmbito das Unidades de Ensino. São processos que estão em andamento com parcimônia, cuidado e responsabilidade para evitar que tenhamos ruptura na dinâmica de funcionamento”, salientou o reitor. 

O que já mudou entre 2017 e 2019

Em 2017 a proposta foi lançada e iniciaram-se as reuniões com as pró-reitorias, para a elaboração do Modelo Canvas, com a missão, a visão e o quadro de modelo de negócios para cada setor. Essa coleta de dados inicial possibilitou analisar as particularidades dos processos de cada um, além da forma pela qual geram e entregam valor para o seu público-alvo, para então otimizá-los na estrutura organizacional. 

Dessa maneira, o projeto foi dividido em fases de sensibilização dos servidores, coleta de dados, modelagem e validação dos processos. A metodologia foi baseada na Gestão por Processos, a internacionalmente conhecida Business Process Modeling Notation (BPMN). Os detalhes técnicos adotados nos procedimentos podem ser consultados no Guia de Mapeamento de Processos. 

A finalização de todas essas etapas de mapeamento se deu em 2019. Agora, em 2021, os resultados desses mapeamentos, aliados às constantes adequações legais e administrativas, estão subsidiando as propostas que estão sendo encaminhadas para o Conselho Universitário, como essa aprovada recentemente. 

O que vai mudar a partir de agora

Atualmente, a estrutura da UFSM pode ser considerada fragmentada e heterogênea, e por consequência, extremamente segmentada, o que dificulta a visão do todo, inclusive na execução das atividades dos processos. Com a modernização e reestruturação administrativa, a intenção é que as atividades tornem-se mais integradas. A divisão do trabalho entre as equipes proporcionará uma maior integração, compartilhamento de soluções e atividades, bem como a melhor coordenação de processos correlatos. 

A revisão das estruturas institucionais baseia-se nos processos mapeados e também nas mudanças necessárias para atender a quesitos técnicos, tais como padronização de cargos comissionados, definição e/ou revisão das competências das unidades, dentre outros. Além disso, é necessária uma análise dos gestores das unidades frente aos novos processos que estão surgindo, inclusive diante do cenário atual do ensino híbrido e/ou remoto e os próprios objetivos e desafios do PDI, além do Desafio 5.

Taiani Bacchi Kienetz ressalta, no entanto, que qualquer reestruturação envolve uma série de procedimentos e readaptações institucionais, tanto dos servidores diretamente envolvidos nas propostas, quanto dos sistemas e rotinas. No entanto, os efeitos dessas alterações não devem ter impacto imediato na comunidade acadêmica em geral, devendo ficar restrito às rotinas administrativas da universidade.

Os resultados do projeto e informações gerais sobre os processos estão disponíveis na página do Projeto de Modernização. Agora, a UFSM está se encaminhando para uma nova cultura organizacional, alinhada com o "Desafio 5 – Modernização e desenvolvimento organizacional" do Plano de Metas Institucionais (PDI).

Texto: Paola Martins Jung / bolsista da Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor
Edição: Mariana Henriques / Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor