O DERCA, através da Seção de Verificação da Vida Escolar, informa que 19 de outubro é a data limite para as coordenações de curso de graduação enviarem ao DERCA o agendamento de formatura solene, formulário com a lista dos nomes de todos os prováveis formandos do semestre; e cópias do documento de identificação dos prováveis formando: RG, ou CNH, ou documento de identidade militar (não vencido). Para os estrangeiros preferencialmente o Passaporte ou o RNE (Registro Nacional de Estrangeiro emitido pela Polícia Federal), ambos não podem estar vencidos.
Eventualmente, o DERCA, após a análise de documentação de cada provável formando, pode solicitar algum documento adicional ou confirmação de dados.