A Comissão de Estudos para Gestão, Preservação e Avesso aos Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM (GeDAI) nasceu da necessidade de absorver a constante evolução tecnológica que perpassa por todas as ações humanas, além de atender exigências legais, tais como, a Lei de Acesso a Informação (12.527) e a Lei Nacional de Arquivos (8.159).
Os principais benefícios esperados das ações da comissão são:
- estabelecimento de um programa para a gestão de documentos arquivísticos digitais, não digitais ou híbridos;
- informatização da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos produzidos pelas unidades;
- transparência dos atos administrativos da Instituição;
- preservação e o acesso, em longo prazo, dos documentos arquivísticos digitais;
- contribuição para a gestão administrativa moderna, sustentável e inovadora.
A criação da Comissão GeDAI, em 2014, foi essencial para estreitar as relações entre a unidade responsável pela gestão de arquivos e a unidade de tecnologias da informação da UFSM. A Comissão possui representantes do DAG, CPD, BC, PROPLAN e PRA, que estão comprometidos com a informatização adequada da gestão documental na instituição.
Alguns resultados já obtidos:
- adesão ao Sistema de Protocolo Integrado do Governo Federal (PI);
- preparação do sistema de informações para atender ao novo formato de NUP que entrará em vigor em 1 de janeiro de 2018.
Outros documentos estão sendo objeto de estudos da Comissão GeDAI, entre eles o Histórico Escolar, Processos de Afastamento, Processo de Substituição de Chefia, processo de Registro de Diploma e o Diário de Classe.
O Acesso Público e o Acompanhamento do Trâmite dos Processos UFSM
A UFSM já disponibiza à comunidade universitária a consulta ao trâmite de mais de 640 mil documentos. A comunidade pode acompanhar o trâmite online através do Portal UFSM, no link Consulta Processos.
A UFSM também disponibiliza o acesso aos seus documentos no Sistema de Protocolo Integrado do Governo Federal, desde junho de 2015. Esta ação contribuiu com as medidas adotadas pelo Governo Federal visando reunir e disponibilizar o acesso, em um único Sistema, de todos os documentos que tramitam em todos os órgãos da Administração Pública Federal (APF). A UFSM foi a primeira instituição pública federal a aderir ao Sistema de Protocolo Integrado do Governo Federal (SPI). Hoje é possível acompanhar, via SPI, o trâmite de mais de 46 mil documentos referentes à UFSM.
O Processo Eletrônico Nacional
O Decreto No 8.539, publicado no Diário Oficial da União, de 8 de outubro de 2015, sancionado pela Presidente da República, obriga os órgãos e entidades federais a adotar o meio eletrônico para a realização de processos administrativos no âmbito da APF.
O prazo máximo estabelecido por lei para que o processo eletrônico faça parte do cotidiano de todos os setores administrativos da universidade é outubro de 2017. A partir desta data, todos os processos eletrônicos serão disponibilizados ao cidadão, na íntegra, exceto em casos específicos que ferem a privacidade do cidadão ou a segurança social. A abertura, o acompanhamento e o acesso ao documento na íntegra, será realizado on-line. Esta exigência atuará em conformidade com a Lei de Acesso à Informação (Lei n° 12.527/2011), contribuindo com a transparência dos atos administrativos.
A agilidade, a redução de custos e a produtividade são benefícios do Processo Eletrônico Nacional (PEN), e, de acordo com Neiva Pavezi, Arquivista do Departamento de Arquivo Geral e Coordenadora da Comissão GeDAI, esses processos “contribuirão para a transparência ativa, garantindo aos cidadãos o direito de acesso à informação”.
O cidadão que desejar acompanhar, por exemplo, o andamento de algum processo em questão, administrativo ou acadêmico, basta visitar o endereço do PI, no link Protocolo Integrado. O usuário cadastrado no sistema precisará colocar apenas o seu nome no espaço de procura e, então, acompanhará as movimentações acerca dos processos de seu interesse. Os trâmites poderão ser acompanhados, também, através do Portal da UFSM, no link Pesquisa de Documentos.