A Comissão Gedai, representada pela Arquivista Débora Flores, participou no dia 5 de agosto de 2016 do Seminário Políticas Públicas e Acervos Documentais promovido pelo Arquivo Público do Rio Grande do Sul. O evento foi aberto com as boas vindas da Diretora Aerta Moscon, que falou da importância do debate em torno de políticas públicas que visem a promoção da gestão, da preservação e da difusão de acervos documentais.
Em mesa conduzida pelo Arquivista do APERS Jonas Melo, a Arquivista Débora Flores levantou, com a apresentação de Os Documentos Digitais e o uso do Processo Eletrônico, inquietações sobre a produção de documentos digitais. Segundo a palestrante, seriam poucas as experiências de preservação digital comprovadas e experimentadas por instituições se comparadas às experiências com manuscritos ou com impressos. Ressaltou, entretanto, que os documentos digitais estão sendo produzidos em escala crescente e que o respeito a normas e a procedimentos legais para a gestão e a preservação desse material seria mais que urgente. A arquivista apresentou aos participantes conceitos de documento arquivístico digital e Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD's). Lembrou da necessária observância do e-Arq Brasil, um modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivítica de documentos que devem integrar qualquer SIGAD e da necessidade de um repositório digital confiável (RDC-Arq).
Explorou detalhes do Decreto Federal 8.539/2015 do Processo Eletrônico Nacional e a implantação do mesmo na Universidade Federal de Santa Maria, através dos estudos da Comissão de Estudos da Gestão de Documentos Arquivísticos Institucionais (Gedai/UFSM), que tem como finalidade a elaboração e acompanhamento do projeto de informatização da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos da UFSM, incluindo a criação de documentos nato digitais.
Relatou ainda sua experiência na implantação do Processo Eletrônico no Estado do Rio Grande do Sul (PROA – Processos Administrativos e-GOV), sistema de tramitação integral em forma digital de processo administrativo, através de atividade de cadastramento e movimentações efetuadas pelos usuários. Ressaltou a participação do SIARQ/RS (Sistema de Arquivos do RS) no Comitê Gestor do PROA; das normativas arquivísticas previstas pelo sistema, desde a elaboração do Decreto que o instituiu no âmbito do Poder Executivo Estadual; da implantação de política de classificação, avaliação e preservação de acesso aos processos eletrônicos de modo que o atual sistema possa ser transformado, futuramente, em um SIGAD; e do cadastramento de assuntos dos processos estar centralizada no APERS.
Fonte: https://arquivopublicors.wordpress.com/2016/08/page/2/
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