Nova Funcionalidade da Caixa Postal: Marcadores
A Caixa Postal agora conta com a nova funcionalidade de Marcadores.
Os marcadores são uma espécie de etiqueta que podem ser temporariamente adicionadas aos processos na sua caixa postal para auxiliar na categorização, agrupamento e controle dos mesmos.
Os marcadores possuem algumas características importantes:
- Só funcionam na aba Caixa de Entrada, isto é, para processos que estejam na sua caixa postal.
- São removidos após o trâmite, de modo que cada unidade pode ter seus próprios marcadores, independente das outras unidades. Quando o processo sair da caixa postal (tramitar) os marcadores serão removidos.
- São divididos em duas categorias: Marcadores fixos de sistema e Marcadores pessoais:
Marcadores Fixos do Sistema
Estes marcadores não podem ser alterados, removidos ou incluídos nos processos.
Veja abaixo as características de cada um:
Novo!
Documento recebido e não lido
O processo com este marcador chegou na sua caixa postal, porém ainda não foi aberto e para visualizá-lo deve-se clicar no botão “Abrir”
Produto!
Documento pronto para inclusão no Portal Documentos
Marcador disponibilizado somente para aqueles tipos processuais definidos pelo DAG, cuja função é identificar o documento resultante deste para que seja publicado (mediante capacitação) para amplo acesso no Portal Documentos.
Assinar!
Documento com necessidade de assinatura
Este marcador é apenas uma informação de que o processo pode conter documentos que precisam de assinatura(s). O sistema não valida se você já assinou, então o marcador e a mensagem que aparece ao abrir o processo só serão removidos ao tramitá-lo.
Urgente!
Documento com urgência na tramitação
Processos que receberam pedido de urgência para fins de classificação, registro e distribuição, conforme item 2.1.2.1, da Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.
Atrasado!
Documento com prazo de tramitação expirado
O processo com esse marcador possui prazo de análise e tramitação previamente definido por autoridade competente e/ou por definição normativa.
Prioritário!
Documento com tramitação prioritária por motivo legal
Este marcador evidencia a prioridade na tramitação, em qualquer órgão ou instância, conforme artigo 69-A da Lei Nº 9.784/1999. São exemplos de condições para priorização de trâmite, mediante comprovação: pessoa com idade igual ou superior a 60 anos; pessoa portadora de deficiência; e pessoa portadora de doenças graves.
Marcadores Pessoais
- Os marcadores são individuais (pessoais), ou seja, são criados pelo próprio usuário na sua caixa postal.
- O usuário poderá vincular aos processos somente os seus marcadores pessoais.
- Os marcadores aplicados aos processos na sua caixa postal são visíveis a outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade.
- Cada usuário pode gerenciar apenas seus marcadores pessoais.
Como criar um marcador?
Para criar um novo marcador acesse no menu lateral a opção “Marcadores” e clique no ícone em formato de “+”.
Para ajudar na organização dos processos crie marcadores de acordo com as demandas, que podem ser por assuntos mais frequentes (Pagamentos, Afastamentos, Disciplinas, etc.), por Status de andamento (Revisar, Pendente, Aguardando Autorização, etc.), dentre outros que achar necessário.
Escolha um nome para o Marcador, uma descrição para auxiliar na identificação e cores personalizadas.
Os marcadores que você criou ficarão disponíveis no menu lateral, abaixo dos marcadores de sistema (caso houver) e ao lado de cada marcador consta o quantitativo de processos.
Como incluir/remover um marcador em um processo?
Há duas formas para incluir um marcador no processo.
Pode-se arrastar e soltar o marcador até o processo desejado ou clicar no ícone em formato de marcador disponível na linha do processo, veja na imagem ao lado. Os marcadores associados aos processos subirão no grid por ordem quantitativa e ficarão em negrito.
Ao clicar no ícone também é possível desmarcar os marcadores desejados.
Todos os usuários que possuem acesso ao processo na caixa postal irão visualizar todos os marcadores e, mesmo que não sejam seus, poderão também remover este(s) marcador(es).
Outra forma de remover os marcadores de um processo é clicar no ícone em formato de “x” ao lado do marcador.
Para excluir um marcador definitivamente é necessário removê-lo no menu lateral de marcadores, clicando nas opções disponíveis nos três pontinhos ao lado do mesmo.
Como alterar o marcador?
Para alterar nome, cor e descrição de algum marcador acesse no menu lateral, as opções disponíveis clicando nos três pontinhos ao lado do marcador. Podem ser alterados somente os marcadores pessoais.
Como filtrar processo pelo marcador?
Para filtrar os processos que estão associados a um marcador é necessário que estes já tenham sido adicionados ao marcador.
Existem duas formas de filtrar processos:
Os marcadores criados por você sempre ficarão disponíveis na aba lateral da caixa de entrada com uma indicação da quantidade de processos para cada marcador, basta clicar sobre o marcador para filtrar. Na lista aparecerá somente os processos associados ao marcador selecionado.
É possível filtrar processos por marcadores que não sejam seus, ou seja, criados por outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade. Para isso existem duas opções: criar um marcador pessoal com o mesmo ou buscar o marcador desejado através do filtro personalizado da caixa postal disponível na barra superior.