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Tutorial do Processo de cadastro e acompanhamento de bolsista PRAE BAE Cód. 2

Versão 2.0 (Revisado em 21/03/2024).

Esta página disponibiliza um passo a passo para abertura no PEN-SIE do Processo para cadastro de acompanhamento de bolsista PRAE BAE Cód. 2 . Este processo pode ser autuado tanto pela unidade que possui a vaga da bolsa, quanto pelo orientador (desde que ele esteja lotado na unidade que possui a vaga da bolsa).

Quando for a unidade abrindo o processo, o mesmo deve ser tramitado ao orientador e este deve tramitar ao bolsista para assinatura.

Quando for o orientador abrindo o processo, este deverá assiná-lo e tramitá-lo diretamente ao bolsista para que realize a conferência e assinatura.

Para mais informações sobre as Bolsas de Assistência ao Estudante (BAE) acessar Serviço PRAE Bolsista BAE. Dúvidas quanto ao Sistema PEN-SIE acessar Apoio ao usuário – PEN (ufsm.br)

1. A unidade que possui vaga na Bolsa PRAE irá abrir o processo PEN, sendo um processo para cada bolsista. Para isso, basta logar no Portal Documentos, acessar no Menu superior, o item ‘Novo’, ‘Processo’.

2. Após localizar o tipo documental  “Processo de cadastro e acompanhamento de bolsista – PRAE BAE Cód. 2“, preencher os dados solicitados na abertura. No campo procedência e autor deve-se selecionar obrigatoriamente a unidade que possui a vaga na bolsa. Nos interessados também é obrigatório informar os nomes do bolsista, do orientador(a) e da unidade responsável.

3. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, anote este número acompanhamento através da consulta no Portal Documentos. Caso prefira também é possível adicionar o PEN aos favoritos no menu ‘Ações‘.

4. Para adicionar documentos no processo, selecionar uma das opções disponíveis em “Documentos por passo de trâmite”.

  • Encaminha para assinatura de orientador(a) de bolsa ⇒ Caso a Unidade que possui vaga na Bolsa PRAE precisar tramitar o processo para o orientador redigir o modelo do plano de atividades, deverá incluir e assinar apenas o formulário de cadastro de bolsista.

  • Encaminha para assinatura de bolsista ⇒ Caso a Unidade que possui vaga na Bolsa PRAE, não precisar enviar ao orientador, deverá incluir os dois documentos (formulário de cadastro e plano de atividades). Nessa opção o representante da unidade assina os dois documentos, o formulário como unidade responsável e o plano como orientador(a) da bolsa.

5. Ao clicar no passo pretendido, serão abertas as opções de tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, com opões de modelo pré-definido pela PRAE. Dessa forma, o mesmo pode ser preenchido diretamente no sistema.  Caso já tenha um documento pronto, é possível enviar o arquivo em “Upload de documento”. 

6. Na redação do documento selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, matrícula e curso do bolsista, que tiver sido vinculado corretamente como interessado do processo. Já os campos com a marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos pelo responsável que incluir o documento.

7. Após finalizar a redação do modelo, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para informações de cada opção. Sendo que, nesse caso, quem estiver incluindo o modelo do documento já é o responsável por assinar, portanto, deve clicar em “Gerar documento assinado“.

8. Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

9. Após a inclusão dos documentos necessários, clicar em ‘Salvar’.

10. Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

⇒ Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.

⇒ Escolha novamente o passo selecionado na tela inicial de inclusão de documentos. 

⇒ O campo Destino será preenchido automaticamente com o nome do orientador ou bolsista informado nos interessados.

⇒ Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’.

11. Da Vinculação da Unidade

11.1 Para as Unidades vinculadas à Reitoria, após as assinaturas de Orientador/a e estudante, este último deverá tramitar à unidade solicitante para conferência e deve ser tramitado, para finalização da solicitação de cadastro, sendo o destino de análise a Seção de Bolsas.

11.2 Para as Unidades vinculadas a Centro de Ensino, Colégio ou Campus fora de sede, após as assinaturas de Orientador/a e estudante, este último deverá tramitar à unidade solicitante para conferência, e o processo deve ser tramitado, para finalização da solicitação de cadastro, sendo o destino de análise o Núcleo de Execução e Controle Orçamentário (NECO) de cada Centro de Ensino, Colégio ou Campus fora de sede.

 

Em caso de dúvidas, entrar em contato com o Setor de Bolsas pelo e-mail bolsasprae@ufsm.br ou pelos telefones 3220-8561 – (55) 9 9139-7900.