Versão 1.5 (Revisado em 09/03/2022)
1. Em caso de candidato que não possui vínculo com a Universidade Federal de Santa Maria – UFSM, efetuar, caso ainda não possua, o cadastro de usuário externo no PEN-SIE e assinar o Termo de Concordância para o uso da Assinatura Eletrônica, clicando em Solicitar Serviço.
*O cadastro de usuário externo deverá ser efetuado até às 17h, para que o cadastro seja validado pela Divisão de Protocolo no mesmo dia. As solicitações realizadas após as 17h serão analisadas pelo Protocolo no próximo dia útil.
2. Acessar o Portal de Documentos e efetuar login com o CPF e senha cadastrada pelo usuário.
3. Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:
4. No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar “Processo de recurso de candidato por ingresso e reingresso na graduação (125.12)”, no campo “Procedência” deverá aparecer o nome do candidato. No item “Interessado” e no item “Autor”, o candidato deverá selecionar “Aluno” (para o caso de candidatos que já tenham vínculo de estudante com a instituição) ou “Outro” (caso tenham feito o cadastro de usuário externo, e não possuam vínculo com a UFSM). E, por fim, no campo “Descrição” aparecerá o texto padrão, contudo o candidato deverá acrescentar o número/ano do Edital ao qual está interpondo recurso.
5. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
5.1. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.
6.1 Na tela ‘Documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (o formulário de recurso ao indeferimento de seleção ingresso/reingresso deve primeiro ser preenchido e depois salvo em PDF para depois incluir no PEN). Depois dele o candidato deverá adicionar o “Documento de identificação pessoal de aluno de graduação” (em caso de transferência interna) ou o “Documento de identificação de usuário externo” (caso não possua vínculo com a instituição). Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar” e depois “Enviar”, que aparece à frente do documento.
7. Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e clicar em “✔Adicionar”
7.1. Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
7.2. Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
7.3. Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
7.4 O documento inserido foi:
● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF); ou
● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
7.5. Tipo de conferência:
● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
7.6. Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
● Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Graduação”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
7.7. Assinar documento:
● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário);
● Marcar Não, se não é necessária a assinatura;
● O formulário de recurso ao indeferimento de seleção ingresso/reingresso, deverá ser assinado eletronicamente;
● Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura.
7.8. Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:
8. Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em “Salvar”.
8.1. Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s);
8.2. Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar;
8.3. Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos;
8.4. Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde;
9. Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, no campo assinar como, selecionar pessoa física, confirme a sua senha e clique em “Ok”.
10. Após salvar aparecerá a tela de tramitação, na qual podem ser visualizados os “documentos inseridos”:
10.1. Caso necessite incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”;
10.2. Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo.
11. Após conferir se está tudo em conformidade (documentos incluídos corretamente, e assinados quando for necessário), basta selecionar a opção “Tramitar”.
12. Na tela seguinte, selecione o campo ‘Próximo passo’ – Encaminha para o Destino inicial;
12.1. O campo “Destino” é de preenchimento automático e deve constar Coordenadoria de Oferta e Relacionamento – COFRE;
12.2. O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
12.3. Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’.
13. Após tramitar o processo, a Coordenadoria de Oferta e Relacionamento – COFRE fará a análise e encaminhará o processo para a Coordenação do Curso de interesse do candidato. Para tanto, é imprescindível que o candidato preencha o nome do curso no formulário de recurso ao indeferimento de seleção ingresso/reingresso.
14. Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.