A Divisão de Aquisição da Biblioteca Central e o Centro de Processamento de Dados (CPD) criaram um alerta automático disparado toda vez que houver uma alteração nas solicitações de aquisição de acervo para as bibliotecas da UFSM. Assim como os outros alertas automáticos da Universidade (como sobre atraso na devolução de itens das bibliotecas e sobre agendamento não comparecido no RU), ele é enviado para o e-mail cadastrado na UFSM.
A nova ferramenta entrou em funcionamento em 19 de setembro e a partir de agora todas as pessoas que solicitarem a compra de livros através do Portal Biblioteca serão avisadas por e-mail se o pedido foi atendido, se a obra não foi localizada, se ela está esgotada, e assim por diante. Ainda, a pessoa solicitante receberá o parecer emitido pela Biblioteca depositária (no caso de cancelamento) ou pela própria Divisão de Aquisição (para os pedidos por ela processados).
Quais são as situações possíveis para os pedidos?
As solicitações, após serem enviadas pelo sistema online, recebem o status "Encaminhado para aquisição", ou seja, o pedido foi recebido com sucesso e em breve será avaliado pela biblioteca destinatária. A situação "Em análise" significa que o pedido encaminhado entrou no processo de avaliação.
Entre as outras situações possíveis estão as seguintes:
- Aguardando entrega: a solicitação foi encaminhada ao fornecedor e a Divisão de Aquisição está aguardando o recebimento da obra.
- Adquirido: a obra, após verificação, tombamento e pagamento, foi encaminhada para a biblioteca destinatária, onde será catalogada e em breve estará disponível nas estantes! Para saber mais, você pode contatar diretamente a biblioteca destinatária ou conferir o catálogo das bibliotecas da UFSM no Portal Biblioteca.
- Esgotado: infelizmente a obra foi identificada como esgotada na sua editora. Você pode fazer uma nova solicitação da mesma obra se souber que ela está disponível novamente.
- Não localizado: a equipe da Divisão de Aquisição, ou até mesmo o fornecedor, não localizou a obra para compra. Problemas de identificação, como autor, título ou editora errados podem ser a causa desta situação. Para evitá-la, sugerimos que você preencha da maneira mais completa possível o formulário de solicitação e, até mesmo, indique no campo "Observação" do formulário o link da obra no site do editor ou de grande livraria.
Já as solicitações negadas podem receber o status de recusado após avaliação criteriosa da biblioteca destinatária: obras que já existam em quantidade suficiente no acervo, que sejam de acesso aberto, que não sejam prioridade ou que não se adequem à coleção são as que podem ganhar este tratamento.
De qualquer forma, o parecer também é enviado à pessoa solicitante.
Como fazer solicitações de aquisição
A Divisão de Aquisição da BC preparou um tutorial sobre como solicitar obras para compra. Ele está disponível em sua página no site das bibliotecas.
Quem tem vínculo com a Universidade (discentes, docentes e técnicos-administrativos em educação) pode fazer solicitações de aquisição. No Portal Biblioteca, aba "Aquisições", é possível fazer uma nova solicitação, acompanhar a situação de cada pedido já enviado e conferir o relatório de últimas obras disponibilizadas para consulta nas bibliotecas.
A Divisão de Aquisição
A Divisão de Aquisição é composta de seis servidores e presta serviço de compra para todas as 13 bibliotecas da UFSM, além de avaliar as solicitações enviadas para a BC.
Este setor pode ser contatado pelo telefone (55) 3220-8649 ou pelo e-mail aquisicaobc@ufsm.br. Ele também tem uma página própria no site das bibliotecas, onde você pode conferir mais informações.