O curso tem como objetivo principal capacitar os participantes a otimizar a produção, tramitação e gestão de processos e documentos eletrônicos na instituição. A iniciativa visa aprimorar o uso da plataforma e adequar os fluxos de trabalho às normativas de gestão arquivística digital.

Duas turmas estão programadas para esta capacitação:

• Turma 2: Dia 30 de setembro, das 9h às 12h, online via Google Meet, com 200 vagas.

• Turma 1: Dia 15 de outubro, das 9h às 12h, no Auditório da PROGEP (Prédio 48C), com 60 vagas.

Ambas as turmas serão ministradas pelos instrutores Débora Flores, Tiago Tagliapietra e Letícia da Silva Machado.

Durante o curso, serão abordados temas como:

• Fundamentos sobre documentos arquivísticos digitais;

• Funcionalidades do sistema PEN-SIE;

• Conversão de processos físicos para eletrônicos;

• Análise de fluxos de processos e cadastro de usuários externos.

Inscrições: Os servidores interessados devem se inscrever através do link oficial no Portal de Capacitação da UFSM: https://portal.ufsm.br/capacitacao/inscricao/inscricoesAbertas.html

Quando tratar-se de Projeto Global, Contratos ou Projetos Tripartites: 

- O coordenador deverá abrir o processo, seguindo os seguintes passos:

1) Abrir o processo

Tipo: “Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio - FAURGS/FUNDEP/FDMS (004)” 

Descrição: “SOLICITA ADEQUAÇÃO/AJUSTE PROJETO N. XXXXXXXXX CONTRATO/CONVÊNIO/ACORDO N. XXXXXXXX, PROCESSO PRINCIPAL UFSM N. 23081.XXXXXXXXXXX”. 

Interessados: deverão ser incluídos como Interessados do processo o Coordenador e a Fundação.

2) Inserir o documento da Solicitação pertinente;

3) Assinar o documento;

4) Tramitar para análise da Conformidade Legal de Projetos da PRA – Pró-Reitoria de Administração;

- Caso o processo não esteja correto, a PRA devolverá ao coordenador para ajustes;

5) Estando correto, a PRA tramitará para assinatura do Fiscal, e após para o órgão competente para dar andamento ao processo.

Quando tratar-se de Convênio:

Tipo: “Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio - FAURGS/FUNDEP/FDMS (004)” 

Descrição: “SOLICITA ADEQUAÇÃO/AJUSTE PROJETO N. XXXXXXXXX CONTRATO/CONVÊNIO/ACORDO N. XXXXXXXX, PROCESSO PRINCIPAL UFSM N. 23081.XXXXXXXXXXX”. 

Interessados: deverão ser incluídos como Interessados do processo o Coordenador e a Fundação.

2) Inserir o documento da Solicitação pertinente;

3) Assinar o documento;

4) Tramitar para análise da COPROC/PROPLAN;

- Caso o processo não esteja correto, a COPROC devolverá ao coordenador para ajustes.

5) Estando correto, a COPROC tramitará para coleta das demais assinaturas e andamento do processo.

Está disponível na página do PEN-SIE o

Tutorial – Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio – FUNDEP/FAURGS/FDMS

OBS: Para os atos de adequação via FATEC, a Fundação que inicia o processo. Acessar: Atos de adequação e ajuste de Contrato/Acordo de parceria – Fundações de Apoio – PEN (ufsm.br)

Os serviços que serão alterados incluem o atendimento via e-mail, tickets, Whatsapp e também a validação dos cadastros de usuários externos.

O horário de atendimento do DAG e suas unidades serão alterados da seguinte forma:

• nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 12h, não haverá expediente;
• nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 13h, o expediente se encerrará às 11h, horário de Brasília; e
• nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 16h, o expediente se encerrará às 14h, horário de Brasília.

Conforme notícia do publicada pelo CPD, o mesmo realizará atualização dos sistemas de informação para o fim de semana do feriado de 20 de setembro. 

O procedimento tem como objetivo melhorar a estabilidade dos serviços mantidos pelo CPD. A atualização terá início na sexta-feira, dia 16 de setembro de 2022, a partir das 20h e se estenderá pelo fim de semana, com previsão de término até o dia 20 de setembro. Para esta manutenção, todos os sistemas de informação institucionais, mantidos pelo CPD, ficarão inoperantes, incluindo o Sistema PEN-SIE.

Link noticia CPD

As orientações acerca dos procedimentos podem ser consultadas na página da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa – PRPG, no ícone Ato de entrega de MDT – PEN-SIE.

Foram apresentadas as funcionalidades de abertura, trâmite, inclusão de documentos e assinaturas para usuários externos, com foco nos processos de Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo de parceria e Prestação de Contas.

A reunião tratou de orientações acerca do Edital de Ingresso e Reingresso na UFSM para o segundo semestre.

Foram repassadas as principais instruções sobre o cadastro dos candidatos para interação documental via PEN-SIE, e também sobre as funcionalidades gerais do sistema.

Mais informações em: https://www.ufsm.br/pro-reitorias/prograd/ingresse-na-ufsm/edital-de-ingresso-reingresso/

Durante a reunião, foi apresentado o sistema PEN-SIE e suas funcionalidades à empresa.

Com o uso do PEN para estes processos, espera-se a otimização do tempo entre o pedido da tradução e a entrega do serviço para o solicitante. Além da agilidade, a nova forma de encaminhamento irá possibilitar melhor gestão das solicitações do serviço e seus pagamentos.

Para conferir o fluxo completo, acesse: Portal de Processos UFSM.

Nesta semana ocorreram novos cursos de capacitação em conjunto com a PROGEP/NED.

Foram 2 turmas, uma presencial e outra via Google Meet.

Este tema foi o mais solicitado dentro do Levantamento de Necessidades de Capacitação (LNC).

No dia 28 de julho de 2022, foi realizada uma reunião organizada pela PROGRAD, com a participação de representantes dos cursos da área da saúde e da Equipe PEN-SIE, com intuito de apresentar a Nova Página de Estágios (link) e efetuar adequações nos processos de estágios na UFSM.

Estas adequações visam auxiliar os envolvidos nos processos de estágio a agilizar o trâmite dos documentos e diminuir a ocorrência de incidentes que atrasam o andamento dos mesmos.

A opção de “tramitação para pessoa” ao encaminhar documentos pelo PEN-SIE mudou. Agora, você pode escolher entre “Tramitação para Servidor” ou “Tramitação para Aluno”. A nova funcionalidade auxilia na identificação da pessoa a quem se destina o processo/documento, pois possibilita a conferência pela matrícula e vínculo.

Lembramos que a modalidade é válida para processos e documentos avulsos genéricos, e habilita o envio para servidores e alunos com vínculo ativo. Para envio aos usuários externos e alunos/servidores inativos, utilize a opção “Tramitação para Usuário Externo ou Barramento”, indicando o nome da pessoa no despacho.

PEN-SIE também implementou novo tipo de conferência no Painel de Gestão

Agora também é possível conferir quais usuários externos estão habilitados a interagir pelo PEN-SIE em nome de Pessoas Jurídicas. A opção está disponível no menu “Painel de Gestão” do Portal Documentos, na aba “Gestão de Processos”. É preciso navegar no botão “Entidades Ext. c/ Termo Ativo”.

Recentemente, foi implementada uma pesquisa de satisfação do uso dos serviços oferecidos pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG) e PEN-SIE, com o objetivo de melhorar cada vez mais os serviços oferecidos à comunidade acadêmica. Além da avaliação de 1 (ruim) a 5 (ótimo), há um espaço para escrever comentários, onde é possível relatar com detalhes a sua experiência ou, ainda, sugerir melhorias.

Para acessar todos os serviços do PEN-SIE, basta acessar a página https://www.ufsm.br/pen/servicos e escolher qual serviço você está procurando. Você será direcionado para a plataforma OTRS, onde poderá abrir um ticket para solicitar o serviço desejado. Para fazer login na plataforma, é necessário inserir seu CPF e a sua senha dos Portais da UFSM.

Para acesso facilitado, confira:

Estágios

Tipos que já estão no PEN

Autorizações de Acesso

Cadastro de usuário externo

Cadastrado de comissão

Desarquivamento de processos PEN

Tutoriais PEN

Novas funcionalidades do PEN-SIE

O Centro de Processamento de Dados (CPD) da UFSM informa que na segunda-feira (24), entre às 13h e 17h, irá ocorrer manutenção corretiva em sua rede elétrica. Durante este período, serão desligados todos os equipamentos do Datacenter do CPD, sendo assim todos os serviços estarão indisponíveis, como portais institucionais, SIE, Internet, Moodle, entre outros.

Qualquer dúvida entre em contato:

Email: pen@ufsm.br

Whatsapp: (55) 991589857

As unidades de Direções de Centros, Direções de Colégios e Direções de Campus não existirão mais enquanto estrutura no sistema. Os processos que eram tramitados a elas, deverão ser tramitados diretamente para as Unidades de Ensino, ou seja, para  "Centro de Ciências Rurais", "Campus da UFSM em Frederico Westphalen", "Colégio Politécnico", etc.

O mesmo ocorrerá nas vinculações de estrutura para procedência, interessados, autores em processos eletrônicos. Não irá mais aparecer a opção de Direção, apenas a Unidade geral.

Quanto às comissões do PEN-SIE, o que era tramitado a partir das direções (enquanto unidade responsável), passa a ser a Unidade de Ensino. Então, para que seja habilitado o trâmite, o processo a ser enviado a uma comissão deve estar na caixa postal da Unidade, e não mais da Direção.

Conforme o Gráfico 1, é possível observar a transição do processo analógico para o eletrônico iniciado em 2019. No primeiro ano, eram 10.522 contra 1.001. No segundo ano de adoção ao PEN-SIE, o número de processos analógicos reduziu em relação aos digitais: 2.592 em papel e 16.658 eletrônicos.

No primeiro semestre deste ano, o número de trâmites pela via tradicional reduziu para 651, o equivalente a 3,24% do total. Enquanto os que tramitaram pelo processo eletrônico somam 19.405 e já representam 96,76%.
Para mais informações, a equipe PEN-SIE está à disposição pelo e-mail pen@ufsm.br.

Para a publicação de conteúdos educativos e informativos sobre o PEN-SIE da UFSM criamos novos canais de comunicação. Através da página no Facebook divulgaremos as novidades e alguns conteúdos explicativos sobre o sistema. Além disso, disponibilizaremos em nosso canal do YouTube tutoriais sobre algumas funcionalidades do PEN-SIE.

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