⇒ Para informações e dúvidas mais específicas sobre importação de material e outros, entrar em contato com Setor de Importações – SETIMP ou acessar o Serviço de Importação na página de Serviços, disponível em https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/servicos.
Contato:  55 3220 8763
E-mail:  importacao@ufsm.br

1 - Abertura!

Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a mesma senha dos portais da UFSM.

Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

Selecione em “Vínculo”, que deseja solicitar abertura, e, no campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Solicitação de Importação’.  Preencha os demais compos:

• Procedência: Unidade ou Servidor 
• Interessado(a): Unidades e/ou Servidor 
• Autor: Unidades e/ou Servidor 
• Descrição: Solicita a importação de (Nome do produto(s)), junto ao exportador (Nome do Exportador/ Empresa Estrangeira).

Após selecionar e preencher os campos, clique em Salvar.

Ao clicar no botão ‘Salvar’ é gerado o NUP (número de protocolo). Anote este número para acompanhar a tramitação no Consulta Processos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.

2 - Documentos!

Para adicionar documentos no processo, selecione a opção disponível em “Documentos por passo de trâmite”.

Você será direcionado para a página de inclusão de documentos. Serão abertas os tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, clique em “+Inserir”.

• Selecione “Usar modelo” para preencher um documento diretamente no sistema caso houver (veja mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE – YouTube). 
• Caso já tenha um documento pronto ou digitalizado (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB), é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (veja em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE – UFSM – YouTube).
• Faça Upload de todos os documentos obrigatórios, conforme orientação do Setor de Importações.

Na redação do documento modelo selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, SIAPE.

Já os campos em branco, com marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos.

Após finalizar a redação, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para obter informações de cada opção. 

• Nesse caso, o solicitante é responsável pela redação final do documento, portanto, deve clicar em “Gerar documento assinado“.
• Caso o solicitante seja responsável por assinar o pedido, clique em Sim, no campo Assinar. Será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.
• Para solicitar assinatura de outro interessado, veja o passo a passo de Assinatura, disponível abaixo.

Adicione o restante dos documentos solicitados e clique em ‘Salvar’.

Depois de salvar , você será redirecionado diretamente para a tela do processo.

• Caso necessite incluir mais documentos, clique no botão Ações, 'Inserir documentos".
• Caso precise solicitar assinaturas, veja o passo a paso de Assinatura.
• Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’.

3 - Assinatura!

Para solicitar assinatura de um documento acesse o processo PEN no Portal Documentos, o no menu “Documentos inseridos” e clique no ícone em formato de “Engrenagem”.

Selecione a opção “Solicitar Assinatura” para encaminhar o documento para assinatura.

Na tela de Solicitação de Assinatura de Documentos, selecionar o tipo de usuário dentre as opções disponíveis.

• Servidor(a): servidores ativos e aposentados do quadro de pessoal da UFSM, com termo de assinatura ativo.

Após selecionar o tipo de usuário, digite o nome da pessoa a quem pretende-se enviar o documento, preencha a justificativa e clique em Adicionar.

Você pode solicitar a assinatura  para uma ou várias pessoas simultaneamente. 

Após adicionar a(s) pessoa(a), preencher o campo de justificativa e clicar em “Enviar Solicitação”.

Será enviado uma notificação automática para o e-mail institucional do usuário.

Também é possível solicitar a assinatura de vários componentes ao mesmo tempo, para isso vá no botão Ações > 'Solicitar assinatura de documentos'.

Neta opção, adicionar a(s) pessoa(a) e selecionar todos os componetes que deseja solicitar a assinatura no processo.

Preencher o campo de justificativa e clicar em “Enviar Solicitação”.

O processo não será tramitado, ficará na Caixa Postal da unidade ou do servidor(a) solicitante com o marcador “Assinatura Pendente!”.

Também pode-se verificar o status da assinatura, ao abrir o processo, no ícone ‘Assinaturas’ ao lado do documento.

Você também pode notificar as pessoas sobre a pendência da assinatura. Esta notificação será enviado ao e-mail institucional do usuário.

O processo ficará bloqueado para trâmite até que todas as pessoas assinem o documento.

Caso seja necessária a tramitação, a solicitação de assinatura pode ser cancelada.

No menu 'Ações' do processo, selecione a opção "Verificar Assinatura Pendentes".

Selecione o(s)s usuário(s) que deseja cancelar a solicitação e clique em "Cancelar Selecionados".

OBS: Essa opção só está dis´ponível para quem ainda não realizou a assinatura do documento.

Após realizada a assnatura o processo exibirá um novo marcador com o status “Documento Assinado!”

Após conferência da assinatura, o processo poderá ser tramitado.

4 - Tramitação!

Após finalizar a inclusão da documentação e assinatura dos documentos, clique em ‘Tramitar’.

A tramitação do PEN de Solicitação de Importação seguirá o fluxo definido pelo Setor de Importações, sendo encaminhado primeiramente para a unidade 01.18.00.04.0.0 Setor de Importações - SETIMP, após, se tudo estiver correto, seguirá para abertura do Processo de Importação.

A prioridade está prevista no art. 69-A da Lei nº 9.784/1999, incluído pela Lei nº 12.008/2009, e se aplica a qualquer órgão ou instância.

1. Quem tem direito à prioridade

Têm direito à tramitação prioritária os processos em que a parte ou o interessado se enquadre em uma destas condições:

• I — Pessoa idosa: com idade igual ou superior a 60 anos.
• II — Pessoa com deficiência: física ou mental.
• IV — Pessoa com doença grave: tuberculose ativa, esclerose múltipla, neoplasia maligna, hanseníase, paralisia irreversível e incapacitante, cardiopatia grave, doença de Parkinson, espondiloartrose anquilosante, nefropatia grave, hepatopatia grave, estados avançados da doença de Paget (osteíte deformante), contaminação por radiação, síndrome de imunodeficiência adquirida (AIDS), ou outra doença grave com base em conclusão da medicina especializada — mesmo que contraída depois do início do processo.

A numeração salta de II para IV porque o inciso III foi vetado na edição da Lei nº 12.008/2009. Os incisos acima seguem a numeração legal, que é a mesma exibida no PEN-SIE.

2. Passo a passo para solicitar

Passo 1. Acesse o Portal Documentos com seu login e senha. No processo em que deseja solicitar a prioridade, clique em Ações > Pedido de prioridade.

Atenção: o processo não precisa estar na sua caixa postal. Basta que você seja o interessado.

Figura 1. Onde encontrar o Pedido de prioridade

Passo 2. Na tela seguinte, no campo Selecionar Inciso, escolha a opção correspondente à sua condição.

Figura 2. Campo de seleção do inciso

Passo 3. Anexe a documentação exigida conforme o motivo selecionado, em formato PDF:

• Por idade: documento de identificação oficial do requerente.
• Por deficiência ou doença grave: atestado médico, laudo ou exame que comprove a condição.

Passo 4. Preencha a justificativa, informe a senha do Portal para assinar o requerimento e clique em Salvar para enviar a solicitação.

O sistema gera automaticamente um requerimento assinado e o inclui no pedido de prioridade.

Atenção: é necessário já ter aderido ao termo de assinatura eletrônica para assinar o pedido. Veja como aderir ao termo de assinatura eletrônica.

Figura 3. Preenchimento dos campos do pedido

3. Análise e concessão do pedido

O pedido é analisado pela Divisão de Protocolo (DAG), que verifica se a documentação exigida foi devidamente anexada.

Deferida a prioridade, os autos do processo recebem identificação própria que evidencia o regime de tramitação prioritária.

Em caso de dúvidas sobre a solicitação, entre em contato com a Equipe PEN-SIE pelo e-mail pen@ufsm.br.

Última atualização: agosto de 2026.

            Este tutorial tem o objetivo orientar a execução do processo de cadastro e acompanhamento de bolsistas de monitoria graduação, detalhando as atividades, os responsáveis, os pontos de decisão e os encaminhamentos necessários para formalizar a solicitação de cadastro de bolsista de monitoria; a conferência e validação da documentação apresentada; viabilizar o cadastramento do bolsista nos sistemas institucionais competentes; acompanhar a execução da bolsa ao longo do semestre.

           O processo envolve quatro atores principais: Orientador/a; Estudante; Unidade de Ensino; e Núcleo de Execução Orçamentária – NECO. Compete ao orientador/a: abrir o processo no PEN; coletar assinatura da/do estudante; conferir a documentação; encaminhar o processo para análise da unidade; realizar correções, quando necessário; incluir relatório de atividades; confeccionar e assinar o certificado; encaminhar o certificado para ciência da/do estudante. Compete ao estudante: assinar a documentação; corrigir informações, quando solicitado; corrigir dados bancários, quando solicitado; atestar ciência de recebimento do certificado. Compete à unidade: analisar a solicitação; verificar se há vagas e se os requisitos são atendidos; verificar necessidade de correções; realizar cadastro no SIE, quando for atribuição da unidade; encaminhar para cadastro no SIAFI ou no SIE/SIAFI; realizar desligamento no SIE, quando for atribuição da unidade; encaminhar desligamento para o SIAFI ou SIE/SIAFI; encaminhar para providências em casos específicos do acompanhamento. Compete ao NECO: cadastrar no SIAFI; cadastrar no SIE/SIAFI, quando o fluxo assim demandar; realizar correções no cadastro SIE/SIAFI ou somente SIAFI; realizar desligamento no SIE/SIAFI ou somente SIAFI.

IMPORTANTE!

Solicitamos não realizar abertura de “processo teste”, pois esta é uma área de produção e os processos criados integram o painel de gestão de processos e métricas de gestão.

A assinatura dos documentos deve ser realizada dentro do próprio sistema PEN.

Em caso de assinatura eletrônica ainda não cadastrada, acesse as orientações AQUI

Para verificar o fluxo do passo a passo do processo: 

Cadastro e acompanhamento de bolsista de monitoria de graduação (ufsm.br)

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a senha dos portais institucionais.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de cadastro e acompanhamento de bolsista de monitoria de graduação’ 

IMPORTANTE! Para não ocorrer prejuízos na tramitação do processo, 

No campo “Interessado(s)”, deve ser informado:

• Tipo: Servidor(a) — correspondente ao/à orientador(a);
• Tipo: Estudante — correspondente ao/à monitor(a).

e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1 - Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

4.2 - Escolha o passo de trâmite: “Encaminha para análise da unidade de ensino”

5 - Na tela ‘Documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos.  Para inserir o tipo de documento ‘Formulário de cadastro de monitoria para estudante de graduação’, você deve clicar no ícone  “+Inserir”, que aparece à frente do documento e escolher a opção “Usar modelo”.

5.1 - Na sequência Preencha as informações pertinentes no modelo disponibilizado, dentro do próprio processo, para o Formulário de cadastro de monitoria para estudante de graduação. Clique em “Incluir modelo como documento” (em ‘Situação do documento’) e “Sim” na pergunta: ‘Assinar?’ (necessária a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, caso ainda não tenha efetuado veja o tutorial AQUI); Para finalizar e gerar um PDF baseado no modelo, incluindo-o no processo basta Confirmar sua senha e clicar em ‘Salvar’.

5.2 - E, por fim da etapa de inserir documentos, preencher o modelo para o Plano de atividades de monitoria para estudante de graduação.

5.2 - E, por fim da etapa de inserir documentos, preencher o modelo para o Plano de atividades de monitoria para estudante de graduação.

5.3 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar. 

IMPORTANTE! Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

5.4 - Após conferência, para dar andamento ao processo, proceder-se-á ao uso da Nova Funcionalidade do PEN-SIE: Solicitação de Assinatura de Documento

6 - Para coletar a assinatura da/do bolsista de monitoria, sem tramitar o processo, há a  Nova Funcionalidade do PEN-SIE: Solicitação de Assinatura de Documento, em que os documentos podem ser enviados para coleta de assinaturas sem a necessidade de tramitar o processo para outra pessoa apenas para assinatura. Para isso vá no botão Ações > ‘Solicitar assinatura de documentos’.

6.1 - Nesta opção, adicione a/o estudante bolsista que deseja solicitar a assinatura no processo.

6.2 - Preencher o campo de justificativa e clicar em “Enviar Solicitação”.

6.3 - É possível verificar o status da assinatura, ao abrir o processo, no ícone ‘Assinaturas’ ao lado do documento.

Você também pode notificar as pessoas sobre a pendência da assinatura. Esta notificação será enviada ao e-mail institucional do usuário.

ATENÇÃO! O processo ficará bloqueado para trâmite até que a/o bolsista assine os documentos.

7 - Recebimento [pela/o estudante bolsista] do documento Para Assinar! Após acessar a Caixa Postal, na barra lateral da página, estará disponível o botão “Para Assinar” indicando ao lado a quantidade de documentos que aguardam a assinatura.

7.1 - Clique no ícone em forma de caneta para ter uma pré-visualização do documento.

Nesta tela também é possível ter acesso ao processo na íntegra, fazer Download do componente enviado para assinar ou recusar a assinatura, mediante justificativa, caso seja necessário.

Também é possível realizar a assinatura em todos os documentos de uma única vez, sem precisar abrir um por um. Para isso, na Caixa Postal marque todos os que deseja assinar, conforme imagem abaixo e selecione a opção “Assinar marcados”.

7.2 - Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Assinar”.

7.3 - Será exibida uma mensagem no canto inferior direito da página de assinatura realizada. Não será necessária mais nenhuma ação no processo.

8 - Tramitar [orientador/a] para unidade de ensino adicionar demais documentos e dar prosseguimento no cadastro.

8.1 - Movimentação atual do processo poderá ser consultada em: 

9 -  DICA!

No botão ‘Ações’, é possível ‘Adicionar aos Favoritos‘, assim você será notificado(a) sempre que houver uma movimentação no processo

9.1 - Além de possibilitar a localização do processo através do menu ‘Meu Documentos’ > ‘Favoritos’, encontrado no portal Documentos. Ou na barra lateral da caixa postal.

10 - Estando de acordo a documentação já tramitada, para a Unidade de ensino inserir os demais documentos, clicar em “Ações” > “+Inserir documentos”:

10.1 - Escolher o passo de fluxo “Encaminha para cadastro no SIE/SIAFI”:

10.2 - Clicar em “+Inserir” > “Upload de documento”, para cada um dos documentos obrigatórios:

10.3 -  Inserir o arquivo desejado (em formato .pdf) em “Escolher Arquivo”, preencher as opções correspondentes e clicar em “✔Adicionar”

10.3.1 - Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;

10.3.2 - Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;

10.3.3 - Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;

10.3.4 - O documento inserido foi: 

• Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou 
• Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);

10.3.5 - Tipo de conferência:

• Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
• Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);

10.3.6 - Responsável pela guarda (somente para digitalizado): 

• Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
• Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;

10.3.7 - Assinar documento: 

• Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI); 
• Marcar Não, se não é necessária a assinatura (casos de editais ou outros documentos que já constam assinatura);

• Caso apareça “Assinatura não disponível”, sua assinatura eletrônica ainda não está cadastrada, acesse as orientações AQUI

10.4 - Conferir os Documentos inseridos e clicar em “Salvar”

Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.

➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

11 - Após conferência, para dar andamento ao processo, basta clicar no botão ‘Tramitar’.

➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir documentos”.

➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’        ao lado do mesmo.

Na sequência, o campo ‘Próximo passo’ será :

➧ “Encaminha para cadastro no SIE/SIAFI”; e o campo “Destino” também estará, automaticamente, selecionado de acordo com a unidade orçamentária vinculada à unidade de ensino;

➧ O campo ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;

➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’.

12 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br. 

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.

• Importante! Essa funcionalidade está sendo liberada gradualmente em determinados fluxos de documentos. Caso a opção não esteja disponível no processo que deseja solicitar a assinatura, entre em contato com a equipe do PEN-SIE.
• Com essa nova funcionalidade, os documentos podem ser enviados para coleta de assinaturas sem a necessidade de tramitar o processo para outra pessoa apenas para assinatura.
• Agora é possível solicitar a assinatura em um ou mais documentos do processo para uma ou várias pessoas simultaneamente, sem que o processo precise sair da sua caixa postal.

Veja abaixo o passo a passo.

1 - Envio da Solicitação de Assinatura!

Para solicitar assinatura de um documento acesse o processo PEN no Portal Documentos, o no menu “Documentos inseridos” e clique no ícone em formato de “Engrenagem”.

• OBS.: O processo deve estar na sua caixa postal ou da unidade ao qual você tem acesso.

Selecione a opção “Solicitar Assinatura” para encaminhar o documento para assinatura.

Na tela de Solicitação de Assinatura de Documentos, selecionar o tipo de usuário dentre as opções disponíveis.

• Estudante: estudantes de cursos da UFSM, com termo de assinatura ativo.
• Servidor(a): servidores ativos e aposentados do quadro de pessoal da UFSM, com termo de assinatura ativo.
• Outro: pessoa com cadastro de usuário externo ativo no PEN-SIE/UFSM.

Após selecionar o tipo de usuário, digite o nome da pessoa a quem pretende-se enviar o documento e clique em Adicionar.

Você pode solicitar a assinatura  para uma ou várias pessoas simultaneamente. 

Após adicionar a(s) pessoa(a), preencher o campo de justificativa e clicar em “Enviar Solicitação”.

Será enviado uma notificação automática para o e-mail institucional do usuário.

Também é possível solicitar a assinatura de vários componentes ao mesmo tempo, para isso vá no botão Ações > 'Solicitar assinatura de documentos'.

Neta opção, adicionar a(s) pessoa(a) e selecionar todos os componetes que deseja solicitar a assinatura no processo.

Preencher o campo de justificativa e clicar em “Enviar Solicitação”.

O processo não será tramitado, ficará na Caixa Postal da unidade ou do servidor(a) solicitante com o marcador “Assinatura Pendente!”.

Também pode-se verificar o status da assinatura, ao abrir o processo, no ícone ‘Assinaturas’ ao lado do documento.

Você também pode notificar as pessoas sobre a pendência da assinatura. Esta notificação será enviado ao e-mail institucional do usuário.

O processo ficará bloqueado para trâmite até que todas as pessoas assinem o documento.

Caso seja necessária a tramitação, a solicitação de assinatura pode ser cancelada.

No menu 'Ações' do processo, selecione a opção "Verificar Assinatura Pendentes".

Selecione o(s)s usuário(s) que deseja cancelar a solicitação e clique em "Cancelar Selecionados".

OBS: Essa opção só está dis´ponível para quem ainda não realizou a assinatura do documento.

Após a efetivação da assinatura pelo responsável (veja passo a passo abaixo), o processo exibirá um novo marcador com o status “Documento Assinado!”

Após conferência da assinatura, o processo poderá ser tramitado.

2 - Recebimento do documento Para Assinar!

Após acessar a Caixa Postal, na barra lateral da página, estará disponível o botão “Para Assinar” indicando ao lado a quantidade de documentos que aguardam a assinatura.

Ao clicar no botão 'Para Assinar', o sistema mostrará no grid os documentos enviados para assinatura.

Clique no ícone em forma de caneta para ter uma pré-visualização do componente.

Nesta tela também é possível ter acesso ao processo na íntegra, fazer Download do componente enviado para assinar ou recusar a assinatura, mediante justificativa, caso seja necessário.

Também é possível realizar a assinatura em todos os documentos de uma única vez, sem precisar abrir um por um. Para isso, na Caixa Postal marque todos os que deseja assinar, conforme imagem abaixo e selecione a opção “Assinar marcados”.

Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Assinar”.

Será exibida uma mensagem no canto inferior direito da página de assinatura realizada, conforme imagem abaixo.

Não será necessária mais nenhuma ação no processo.

As inscrições são realizadas por meio do Portal Estudantil, conforme as orientações deste tutorial.

Para verificar o fluxo do passo a passo do processo: 

PRAE_BOLSAS_Concessao_Auxilio_Parental (ufsm.br)

1 - Acessar o Portal Estudantil e efetuar login, com o número da matrícula e a senha.

2 – Clique em “Assistência” e depois em “Auxílios”.

3 - Clique em “+Solicitar Auxílio”.

4 - Selecione o Tipo de Auxílio Parental (vide Edital PRAE/UFSM).

4.1 - Após, clique em “Próximo”.

5 – Informar uma conta bancária:

5.1 – clicar na lupa, conforme imagem abaixo.

5.2 – Digitar o código da agência bancária, sem o dígito verificador;

5.3 – Clicar em Pesquisar;

5.4 – Selecionar a agência; Caso não apareça a agência, significa que essa agência não está no banco de dados do CPD. Para inclusão, é necessário enviar um e-mail para bolsasprae@ufsm.br

5.5 – Clicar em Ok

5.6 – Digite o número da conta corrente, com o dígito verificador, no campo “Conta”

5.7 – Preencher as informações obrigatórias;

5.8 – Clicar em “Próximo”

6 – Anexar a documentação devida.

6.1 - Anexar, obrigatoriamente:

6.1.1 - Cópia da Certidão de Nascimento do (a) dependente;

6.1.2 - Cópia do comprovante de residência atualizado. Somente serão aceitas faturas de água, luz, internet, telefone e aluguel, desde que emitidos com, no máximo 60 (sessenta) dias antes da data de inscrição no Auxílio Parental. Para estudantes residentes nas Casas do Estudante Universitário (CEUs), a comprovação do endereço dar-se-á mediante Atestado de Residência, disponível para acesso no Portal Estudantil;

6.1.3 - Documentos que comprovem a guarda legal, quando for o caso, conforme item 4 do Edital;

6.1.4 - Para o Auxílio Parental II: Comprovante de matrícula do filho/dependente em escolas de ensino fundamental.

6.2 – Clicar em “Adicionar”

6.3 – Selecione o arquivo;

6.4 – Verifique os documentos enviados;

6.5 – Clicar em “Próximo”

7 – Confira os dados:

7.1 – Agência; Conta; Informações Adicionais; Anexos Registrados.

8 – Insira um texto no campo “Despacho”;

9 – Marque as 03 (três) declarações: Ciência dos dados, conta corrente ativa e compromisso em prestar contas;

10 – Clicar em “Encaminhar”.

11 – Clicar na lista suspensa, selecionar seu nome, inserir a senha e clicar em “Assinar e enviar”.

12 – Acompanhe o Status de andamento e consulte seu ‘Processo de auxílio parental a estudante de graduação’, acessando a Aba ‘Auxílios’ do Portal Estudantil.

Clique no ícone em formato de pasta na página de ‘Minhas Solicitações de Auxílio’, para conferir os detalhes do processo.

OBS.: Caso o processo volte ao estudante para alguma correção/complementação ou solicitação de documentos comprobatórios, o mesmo receberá uma notificação no seu e-mail e o Status indicará a situação.

13 - O pedido de reconsideração sobre o indeferimento parcial e comprovação final do auxílio ocorrerá na mesma solicitação, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.

14 - Em caso de dúvidas sobre o Processo de auxílio parental a estudante de graduação, contatar a equipe da Seção de Bolsas pelo e-mail bolsasprae@ufsm.br

15 - Em caso de dúvidas sobre fluxo e tramitações, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen

O curso tem como objetivo principal capacitar os participantes a otimizar a produção, tramitação e gestão de processos e documentos eletrônicos na instituição. A iniciativa visa aprimorar o uso da plataforma e adequar os fluxos de trabalho às normativas de gestão arquivística digital.

Duas turmas estão programadas para esta capacitação:

• Turma 2: Dia 30 de setembro, das 9h às 12h, online via Google Meet, com 200 vagas.

• Turma 1: Dia 15 de outubro, das 9h às 12h, no Auditório da PROGEP (Prédio 48C), com 60 vagas.

Ambas as turmas serão ministradas pelos instrutores Débora Flores, Tiago Tagliapietra e Letícia da Silva Machado.

Durante o curso, serão abordados temas como:

• Fundamentos sobre documentos arquivísticos digitais;

• Funcionalidades do sistema PEN-SIE;

• Conversão de processos físicos para eletrônicos;

• Análise de fluxos de processos e cadastro de usuários externos.

Inscrições: Os servidores interessados devem se inscrever através do link oficial no Portal de Capacitação da UFSM: https://portal.ufsm.br/capacitacao/inscricao/inscricoesAbertas.html

Para abrir estes processos, o responsável deve realizar o cadastro de usuário externo, conforme as orientações do Manual de Usuário Externo e do vídeo explicativo “Como se cadastrar como usuário externo da UFSM”.

Mesmo que o candidato já tenha vínculo com a UFSM (servidor ou aluno), o mesmo deverá abrir o processo de recurso de seleção de ingresso no ensino médio ou no ensino técnico com vínculo de usuário externo.

1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login.

2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 – No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar “Processo de recurso de seleção de ingresso na educação infantil (425.11). Após, clicar em “Salvar”.

4 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1 - Na tela ‘Documentos por passo de trâmite’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone  “+Inserir”, que aparece à frente do documento e clicar em “Usar modelo”.

5 – Na tela “redação de documento”, preencher os dados solicitados e seguir as orientações disponíveis aqui . 

5.1 - Não esqueça de digitar a justificativa fundamentada do pedido de recurso. Em seguida, selecionar “Gerar documento assinado” e após selecionar o vínculo correto (usuário externo) para assinatura e clicar em “Salvar”.

6 – Para adicionar os demais documentos necessários, clique em “+Inserir” para realizar o upload dos mesmos. Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo.

6.1 – Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.

➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.

➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

7 – Após clicar em “Salvar”, aparecerá uma mensagem de confirmação, se os documentos inseridos estiverem corretos, clicar em “OK”.

8 – Ao abrir a tela de tramitação, os campos virão pré-preenchidos.

Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’.

ATENÇÃO: O envio da comprovação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE, ao Núcleo de Ingresso e Seleção Acadêmicos (NISA).

9 – A última tela do processo irá mostrar um resumo do mesmo, os documentos inseridos e a sua tramitação.

10 – O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.

11 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.

• Processo de pagamento de taxa de publicação de estudante (529.2)

O mesmo deverá possuir assinatura digital cadastrada conforme Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE – PEN (ufsm.br)

Para dúvidas sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre pagamento de taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br.

Passo a passo:

1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a mesma senha dos portais da UFSM.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - Selecione em “Vínculo”, a “matrícula de aluno’ que deseja solicitar auxílio, e, no campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de pagamento de taxa de publicação para estudante’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Ao clicar no botão ‘Salvar’ é gerado o NUP (número de protocolo). Anote este número para acompanhar a tramitação no Consulta Processos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.

5 - Para adicionar documentos no processo, selecione a opção disponível em “Documentos por passo de trâmite”.

6 - Você será direcionado para a página de inclusão de documentos. Serão abertas os tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, clique em “+Inserir”.

• Selecione “Usar modelo” para preencher um documento diretamente no sistema caso houver (veja mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE - YouTube). 
• Caso já tenha um documento pronto ou digitalizado (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB), é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (veja em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM - YouTube).
• O arquivo incluído deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ relacionado no botão ‘Inserir’, ou, por meio do menu inferior ‘Inserir outros documentos’ para tipos não relacionados.

6.1 - Na redação do documento modelo selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, matrícula e curso do estudante. Já os campos em branco, com marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos.

6.2 - Após finalizar a redação, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para obter informações de cada opção. 

• Nesse caso,  o solicitante é responsável pela redação final do documento, portanto, deve clicar em “Gerar documento assinado".
• Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

6.3 - Adicione o restante dos documentos solicitados e clique em ‘Salvar’.

7 - Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

• Escolha novamente o passo selecionado na tela inicial de inclusão de documentos.
• O campo Destino será direcionado automaticamente para o curso do estudante.
• Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’. Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.
• A tramitação do processo de pagamento de taxa de publicação para aluno seguirá o fluxo definido pelo DCF, sendo encaminhado primeiramente ao curso, após, ao orientador e, se tudo estiver correto, seguirá para análise da Seção de Análise e Execução Orçamentária - SAEO-DCF.

8 - Caso o processo volte para o estudante, você poderá acessá-lo através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal. Você também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para você.

9 - Ao acessar o processo na Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar e tramitar para as demais providências (veja mais em Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE). Ainda é possível verificar os documentos incluídos e as tramitações do documento.

Para dúvidas e maiores informações sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou contate através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre a restituição da taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br.

• Processo de pagamento de taxa de inscrição de estudante (529.2)

O mesmo deverá possuir assinatura digital cadastrada conforme Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE – PEN (ufsm.br)

Para dúvidas sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre pagamento de taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br.

Passo a passo:

1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a mesma senha dos portais da UFSM.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - Selecione em “Vínculo”, a ‘matrícula de estudante’ que deseja solicitar auxílio, e, no campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de pagamento de taxa de inscrição de estudante ’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Ao clicar no botão ‘Salvar’ é gerado o NUP (número de protocolo). Anote este número para acompanhar a tramitação no Consulta Processos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.

5 - Para adicionar documentos no processo, selecione a opção disponível em “Documentos por passo de trâmite”.

6 - Você será direcionado para a página de inclusão de documentos. Serão abertas os tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, clique em “+Inserir”.

• Selecione “Usar modelo” para preencher um documento diretamente no sistema caso houver (veja mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE - YouTube). 
• Caso já tenha um documento pronto ou digitalizado (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB), é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (veja em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM - YouTube).
• O arquivo incluído deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ relacionado no botão ‘Inserir’, ou, por meio do menu inferior ‘Inserir outros documentos’ para tipos não relacionados.

6.1 - Na redação do documento modelo selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, matrícula e curso do estudante. Já os campos em branco, com marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos.

6.2 - Após finalizar a redação, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para obter informações de cada opção. 

• Nesse caso,  o solicitante é responsável pela redação final do documento, portanto, deve clicar em “Gerar documento assinado".
• Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

6.3 - Adicione o restante dos documentos solicitados e clique em ‘Salvar’.

7 - Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

• Escolha novamente o passo selecionado na tela inicial de inclusão de documentos.
• O campo Destino será direcionado automaticamente para o curso do estudante.
• Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’. Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.
• A tramitação do processo de pagamento de taxa de inscrição para aluno seguirá o fluxo definido pelo DCF, sendo encaminhado primeiramente ao curso, após, ao orientador e, se tudo estiver correto, seguirá para análise da Seção de Análise e Execução Orçamentária - SAEO-DCF.

8 - Caso o processo volte para o estudante, você poderá acessá-lo através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal. Você também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para você.

9 - Ao acessar o processo na Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar e tramitar para as demais providências (veja mais em Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE). Ainda é possível verificar os documentos incluídos e as tramitações do documento.

Para dúvidas e maiores informações sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou contate através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre a restituição da taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br.

O mesmo deverá possuir assinatura digital cadastrada conforme Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE – PEN (ufsm.br)

A tramitação do processo de pagamento de taxa de publicação de servidor obedece ao fluxo mapeado e disponibilizado no Portal de Processos da UFSM.

Para dúvidas sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre pagamento de taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br.

1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a mesma senha dos portais da UFSM.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - Selecione o vínculo de Servidor Ativo e no campo “Tipo Documental”, pesquisar por ‘Processo de pagamento de taxa de publicação de servidor’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Ao clicar no botão ‘Salvar’ é gerado o NUP (número de protocolo). Anote este número para acompanhar a tramitação no Consulta Processos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.

5 - Para adicionar documentos no processo, selecione a opção disponível em “Documentos por passo de trâmite”.

6 - Você será direcionado para a página de inclusão de documentos. Serão abertas os tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, clique em “+Inserir”.

• Selecione “Usar modelo” para preencher um documento diretamente no sistema caso houver (veja mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE - YouTube).
• Caso já tenha um documento pronto ou digitalizado (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB), é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (veja em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM - YouTube).
• O arquivo incluído deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ relacionado no botão ‘Inserir’, ou, por meio do menu inferior ‘Inserir outros documentos’ para tipos não relacionados.

6.1 - Na redação do documento modelo selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, SIAPE, lotação do servidor. Já os campos em branco, com marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos.

6.2 - Após finalizar a redação, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para obter informações de cada opção.

• Nesse caso, o solicitante é responsável pela redação final do documento, portanto, deve clicar em “Gerar documento assinado".
• Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

6.3 - Adicione o restante dos documentos solicitados e clique em ‘Salvar’.

7 - Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

• Escolha novamente o passo selecionado na tela inicial de inclusão de documentos.
• O campo Destino será direcionado automaticamente para a unidade da chefia do servidor.
• Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’. Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.
• A tramitação do processo de pagamento de taxa de publicação de servidor obedece ao fluxo mapeado e disponibilizado no Portal de Processos da UFSM.

8 - Caso o processo volte para o servidor, você poderá acessá-lo através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal. Você também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para você.

9 - Ao acessar o processo na Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar e tramitar para as demais providências (veja mais em Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE). Ainda é possível verificar os documentos incluídos e as tramitações do documento.

Para dúvidas e maiores informações sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou contate através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre a restituição da taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br.

• Processo de pagamento de taxa de inscrição para servidor no país (029.21)
• Processo de pagamento de taxa de inscrição para servidor no exterior (029.222)

O mesmo deverá possuir assinatura digital cadastrada conforme Tutorial – Assinatura do Termo de Concordância Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE – PEN (ufsm.br)

A tramitação do processo de pagamento de taxa de inscrição de servidor em eventos externos obedece ao fluxo mapeado e disponibilizado no Portal de Processos da UFSM.

Para dúvidas sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre pagamento de taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br

Passo a passo:

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a mesma senha dos portais da UFSM.

2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - Selecione o vínculo de ‘Servidor Ativo’ e no campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de pagamento de taxa de inscrição para servidor no país’ ou ‘Processo de pagamento de taxa de inscrição para servidor no exterior’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Ao clicar no botão ‘Salvar’ é gerado o NUP (número de protocolo). Anote este número para acompanhar a tramitação no Consulta Processos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.

5 - Para adicionar documentos no processo, selecione a opção disponível em “Documentos por passo de trâmite”.

6 - Você será direcionado para a página de inclusão de documentos. Serão abertas os tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, clique em “+Inserir”.

• Selecione “Usar modelo” para preencher um documento diretamente no sistema caso houver (veja mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE - YouTube).
• Caso já tenha um documento pronto ou digitalizado (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB), é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (veja em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM - YouTube).
• O arquivo incluído deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ relacionado no botão ‘Inserir’, ou, por meio do menu inferior ‘Inserir outros documentos’ para tipos não relacionados.

6.1 - Na redação do documento modelo selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, SIAPE, lotação do servidor. Já os campos em branco, com marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos.

6.2 - Após finalizar a redação, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para obter informações de cada opção.

• Nesse caso, o solicitante é responsável pela redação final do documento, portanto, deve clicar em “Gerar documento assinado".
• Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

6.3 - Adicione o restante dos documentos solicitados e clique em ‘Salvar’.

7 - Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

• Escolha novamente o passo selecionado na tela inicial de inclusão de documentos.
• O campo Destino será direcionado automaticamente para a unidade da chefia do servidor.
• Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’. Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.
• A tramitação do processo de pagamento de taxa de inscrição no país ou no exterior obedece ao fluxo mapeado e disponibilizado no Portal de Processos da UFSM.

8 - Caso o processo volte para o servidor, você poderá acessá-lo através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal. Você também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para você.

9 - Ao acessar o processo na Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar e tramitar para as demais providências (veja mais em Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE). Ainda é possível verificar os documentos incluídos e as tramitações do documento.

Para dúvidas e maiores informações sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou contate através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre a restituição da taxa de publicação acesse Serviços DCF ou através do e-mail analise.dcf@ufsm.br.

Este tutorial apresenta um passo-a-passo para a abertura de Processo Administrativo (PEN-SIE) de aposentadoria voluntária, no Portal de Documentos da UFSM.

1- Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a mesma senha dos portais da UFSM.

2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3- No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar "Processo de aposentadoria voluntária (026.13) e, após, clicar em “Salvar”.

4- Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo- NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos ou em 'Meus documentos' 'interessado'.

5- Na tela ‘Inserir documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (Os modelos dos documentos obrigatórios para abertura podem ser obtidos clicando AQUI). Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Inserir”, e realizar "upload de documento".

6- Fazer para cada um dos documentos obrigatórios, preencher as opções correspondentes e clicar em “Adicionar”:

6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior; 
6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
6.4 O documento inserido foi:

● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido); 

6.5 Tipo de conferência:
● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);

 6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
 ● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
● Marcar a UFSMeselecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Administração”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;

 6.7 Assinar documento:
● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
● Marcar Não, se não é necessária a assinatura;
● Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI). 

6.8- Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:

7 – Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

➧ Confira no ícone de ‘Documentos inseridos’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

8 Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

➧ Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

9 – Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”.
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo:

10 – Na tela seguinte, selecione o campo ‘Próximo passo’ - Solicita aposentadoria voluntária.

➧ No Campo ‘Destino’ aparecerá o Núcleo de Pensão e Aposentadoria.
➧ O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’.

11 - Após tramitar, será possível verificar os documentos inseridos e as tramitações do processo.

12 - Mais informações sobre a aposentadoria voluntária podem ser obtidas com a equipe do Núcleo de Pensão e Aposentadoria da UFSM pelo e-mail npa@ufsm.br ou telefone (55) 3220-8323.

Em caso de dúvidas sobre a abertura do PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.

Para tanto o usuário deverá:

1. Efetuar, caso ainda não possua, o cadastro de usuário externo (pessoa física) no PEN-SIE/UFSM, clicando em Solicitar Serviço, no link https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/dag/pen/servicos/cadastro-de-usuarios-externos/.
2. Preencher o formulário de solicitação e enviar os documentos solicitados para validação de sua identificação. Essa validação é realizada pela Divisão de Protocolo da UFSM, de segunda a sexta-feira até às 17h.
3. Após a validação, você receberá no e-mail informado as orientações para criar uma senha de acesso ao Sistema PEN-SIE e orientações para os passos seguintes.
4. Após criar sua senha, será necessário confirmar o Termo de Concordância para o uso da Assinatura Eletrônica.

O usuário estará apto para abrir o processo de revalidação do diploma, somente após completar todos os passos do cadastro de usuário externo.

1 . Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com CPF e senha cadastrada pelo usuário (conforme passos anteriores).

2. Na barra superior, selecionar o botão “Novo” e clicar em “Processo”.

3. Preencher as seguintes informações:

3.1 Vínculo: Selecionar o vínculo com o CPF de “Pessoa física externa” cadastrada.

3.2 Tipo Documental: Processo de revalidação de diploma do curso de medicina (125.424). A pessoa interessada deve digitar, no campo correspondente, “Processo de revalidação de diploma do curso de medicina”, então o sistema indicará o tipo documental citado, conforme a tela abaixo, que deverá ser selecionado.

3.3 Procedência: Nome do(a) interessado(a) será preenchido automaticamente com o nome do requerente após a seleção do tipo documental correto.

3.4 Descrição: campo será preenchido automaticamente.

3.5 Após o preenchimento, clicar em “Salvar”.

3.6 Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual se pode acompanhar a tramitação do processo através do link Consulta Processos. Recomendamos que o(a) candidato(a) anote o NUP para consultas futuras.

4. Na próxima tela, o(a) interessado(o) deverá selecionar a opção “Solicita revalidação de diploma - REVALIDA”, disponível na aba 'Documentos por passo de trâmite'.

5. Na sequência, serão solicitados os tipos de documentos a ser inseridos no processo, conforme orientação disponível na página de serviço PROGRAD - Revalidação de Diplomas UFSM.

• O documento deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ clicando no botão ‘Inserir’ ao lado do mesmo.
• Selecione “Usar modelo” para preencher um documento diretamente no sistema caso houver.
• Caso já tenha um documento pronto ou digitalizado (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB), é possível enviar o arquivo em “Upload de documento”.

5.1 Selecione “Usar modelo” para preencher o Requerimento de revalidação de diploma de graduação diretamente no sistema.

5.2 Preencha o requerimento referente ao seu pedido de revalidação conforme solicitado no modelo. 

5.3 Após finalizar a preenchimento do documento, selecionar a opção "Gerar documento assinado". Selecionar o vínculo de usuário externo e confirme sua senha para assinar. Em seguida clicar em “Salvar”

5.4 Após enviar, abrirá a tela com a indicação de que os documentos foram inseridos com uma marcação em verde √.

• Inclua os demais documentos solicitados em “Upload de documento” (veja mais em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM - YouTube)
• Clique em Salvar para submeter os documentos ao processo.

6. Após salvar, você será direcionado para a tela de tramitação. O destino inicial do processo de recurso é o Núcleo de Matrículas e Fiscalização de Documentos e será preenchido automaticamente, assim como o campo despacho. Por fim, clique em “Tramitar”.

ATENÇÃO! O envio do pedido de revalidação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico.

A tramitação do processo de revalidação de diploma do curso de medicina seguirá o fluxo definido pela Instrução Normativa N. 020/2022 - PROGRAD/UFSM, sendo encaminhado à Pró-reitoria de Graduação e à Coordenação do Curso de Medicina da UFSM, para verificação documental apresentada pelo solicitante (veja fluxograma do processo).

Caso tenha alguma dúvida o processo pode voltar ao solicitante para correções, você poderá acessá-lo através da Caixa Postal do PEN-SIE. Também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para você. Poderão ser incluídos novos documentos, assinar e tramitar novamente (veja mais em Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE).

Acompanhe o processo eletrônico, conforme item 3.6 do tutorial.

Para dúvidas e maiores informações sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou contate através do e-mail pen@ufsm.br e WhatsApp +55 55 9158-9857.

Para dúvidas e maiores informações sobre a revalidação do diploma acesse Serviços PROGRAD ou através do e-mail registro.prograd@ufsm.br e telefone +55 (55) 3220.8120.

Passo a passo:

1. Após a validação do seu cadastro de usuário externo, logar no Portal Documentos, acessar no Menu superior, o item ‘Novo’.
No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de devolução de valor pago em duplicidade ou isento’ e, após, clicar em “Salvar”.

2. Ao clicar no botão ‘Salvar’ é gerado o NUP (número de protocolo). Anote este número para acompanhar a tramitação no Consulta Processos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.

3. Para adicionar documentos no processo, selecione a opção disponível em “Documentos por passo de trâmite”

4. Você será direcionado para a página de inclusão de documentos.
➔ Serão abertas as opções de tipos de documentos solicitados naquele passo selecionado, com opções de modelo pré-definido pelo DCF. Dessa forma, o mesmo pode ser preenchido diretamente no sistema (veja
mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE - YouTube) .
➔ Caso já tenha um documento pronto, é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB).
➔ O arquivo incluído deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ relacionado no botão ‘Inserir’, ou, por meio do menu inferior ‘Inserir outros documentos’ para tipos não relacionados.

4.1. Na redação do documento modelo selecionado, preencher os campos requeridos. Os campos marcados com XXXXX devem ser preenchidos. O formulário preenchido incorretamente será devolvido ao requerente para correção.

4.2. Após finalizar a redação, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para obter informações de cada opção.
➔ Sendo que, nesse caso, quem está incluindo o modelo do documento já é o solicitante e responsável pela redação final do documento, portanto, deve clicar em “Gerar documento assinado".
➔ Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

4.3. Para fazer Upload de Documento, o mesmo deve estar em .PDF e com tamanho máximo de 25 MB. Preencha as opções correspondentes e clique em “Adicionar”.

➔ Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior.

➔ Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema, caso possua restrição. Caso contrário,
pode-se marcar “Sim” ou “Não” para definir uma restrição de acesso.

➔ Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB.

➔ O documento inserido foi:

● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e
salvo em PDF) ou

● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);

➔ Tipo de conferência:

● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem
assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já
tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;

● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado
(como o caso de documentos assinados a punho e documentos pessoais originais);

➔ Responsável pela guarda (somente para digitalizado):

● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;

● Marcar a UFSM e selecionar a Unidade se o original em papel for entregue para a UFSM;

➔ Assinar documento:

● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a
assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);

● Marcar Não, se não é necessária sua assinatura neste documento;

5. Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

➔ Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.

➔ Escolha novamente o passo selecionado na tela inicial de inclusão de documentos.

➔ O campo Destino será direcionado automaticamente para a unidade responsável pela análise.

➔ Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’.

➔ A tramitação do processo de devolução de valores segue o fluxo mapeado e disponibilizado no Portal de Processos da UFSM.

6. Caso o processo volte para você, é possível acessá-lo através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal.

Você também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para você.

7. Ao acessar o processo na Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar e tramitar para as demais providências (veja mais em Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE). Ainda é possível verificar os documentos incluídos e as tramitações do documento.

A Fundação deverá estar devidamente cadastrada no sistema para proceder a abertura do processo.

Para solicitar o cadastro é necessário preencher um formulário de solicitação através do Cadastro de usuários externos – PEN (ufsm.br) e seguir as orientações encaminhas ao e-mail cadastrado.

Segue link do tutorial Processo de prestação de contas de contratos, convênios e instrumentos congêneres com fundações.

Esta página disponibiliza um passo a passo para abertura no PEN-SIE do Processo de adesão ao Programa de Gestão de Desempenho - PGD pelas unidades interessadas.

Para mais informações sobre o PGD na UFSM, acesse: Serviços PROGEP.

1. Cada unidade da UFSM que for aderir ao PGD deve abrir seu processo via PEN-SIE, sendo um processo para cada unidade executora. Para isso, a chefia da unidade executora deverá logar no Portal Documentos, acessar no Menu superior, o item ‘Novo’, ‘Processo’.

2. Após localizar o tipo documental  "Processo de Adesão ao Plano de Gestão de Desempenho - PGD", preencher os dados solicitados na abertura. Nos campos procedência, autor e interessado deve-se selecionar obrigatoriamente a unidade executora. 

3. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, anote este número acompanhamento através da consulta no Portal Documentos. Caso prefira também é possível adicionar o PEN aos favoritos no menu 'Ações'.

4. Para adicionar o Termo de Adesão ao PGD no processo, deve-se selecionar na aba "Documentos por passo de trâmite" a opção "Encaminha para assinatura do Termo de Adesão PGD".

5. Todas as solicitações devem utilizar o modelo padrão do Termo de Adesão ao PGD, que ficará disponível no menu "+Inserir", na opção "Usar modelo". 

6. A utilização do modelo padrão do Termo de Adesão ao PGD já apresenta o documento pré-preenchido com os dados da unidade e dos servidores em exercício no momento da geração do documento. Preencher os campos de horário de funcionamento e competências e atribuições regimentais da unidade.

Deve-se utilizar o campo "Observações" para justificar os casos de servidores faltantes na listagem, nas assinaturas e demais situações atípicas.

7. Após finalizar o Termo, a chefia da unidade deve selecionar a situação do documento ao salvar como "Gerar documento assinado". Irá aparecer a validação dos dados para assinatura enquanto chefia.

8. Após salvar o Termo, a chefia deve tramitar o processo para os servidores da unidade para assinatura do Termo.

O processo será tramitado ao mesmo tempo para todos os servidores em exercício na unidade. Caso algum servidor não receba o documento, deve-se entrar em contato com a PROGEP para conferência da lotação de exercício do referido servidor.

9. Uma vez que o processo for tramitado para o grupo de servidores da unidade, a chefia deve conferir se todos já assinaram. Somente o chefe da unidade conseguirá tramitar o processo adiante, portanto, o processo continuará na caixa postal de todos os servidores até que todos tenham assinado o Termo de Adesão ao PGD.

Para dúvidas e demais orientações acerca da autuação e tramitação do processo, entrar em contato com a equipe do PEN-SIE: pen@ufsm.br ou (55) 991589857.

Para dúvidas sobre o PGD, entrar em contato com a PROGEP.

1. Efetuar, caso ainda não possua, o cadastro de usuário externo no PEN-SIE e assinar o Termo de Concordância para o uso da Assinatura Eletrônica, clicando em Solicitar Serviço, no link https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/dag/pen/servicos/cadastro-de-usuarios-externos/.

           Atenção!

1. 1. Recomenda-se que o cadastro de usuário externo seja realizado nas primeiras 24 horas do prazo previsto para a interposição do recurso. Todavia, o(a)  candidato(a) poderá fazer o cadastro de usuário externo com maior antecedência, uma vez que o sistema permanece à disposição.
   2. A solicitação de cadastro de usuário externo deverá ser enviada, de segunda à sexta-feira, das 8h até às 17h, para que o cadastro seja concluído no mesmo dia. Após às 17 horas o cadastro será processado somente no próximo dia útil.
   3. O(A) candidato(a) somente estará apto para abrir o processo de recurso, após completar todos os passos do cadastro de usuário externo:

1. 1. 1. preencher o formulário de solicitação e enviar os documentos solicitados para validação de sua identificação. Essa validação é realizada pela Divisão de Protocolo da UFSM, de segunda a sexta-feira até às 17h;
      2. após a validação, você receberá no e-mail informado as orientações para criar uma senha de acesso ao Sistema PEN-SIE;
      3. após criar sua senha, será necessário gerar o Termo de Concordância para o uso da Assinatura Eletrônica e confirmar a adesão. 

d) É de responsabilidade da pessoa interessada atentar para o prazo de cadastro de usuário externo e de encaminhamento de recurso sob pena de perda do direito de interposição de recurso administrativo.

2. Acessar o Portal de Documentos (https://portal.ufsm.br/documentos/mainMenu.html) e efetuar login (CPF e senha cadastrada pelo usuário).

3. Na barra superior, selecionar o botão "Novo" e clicar em "Processo". 

4. Preencher as seguintes informações:

4.1 Vínculo: Selecionar o vínculo com o CPF de "Pessoa física externa" cadastrada.

4.2 Tipo Documental: Processo de recurso de seleção de ingresso de graduação (125.115). A pessoa interessada deve digitar, no campo correspondente, “Processo de recurso de seleção de ingresso de graduação” ou “125.115”, então o sistema indicará o tipo documental citado, conforme a tela abaixo, que deverá ser selecionado.

4.3 Procedência: Nome do(a) candidato(a) será preenchido automaticamente com o nome do requerente após a seleção do tipo documental correto.

4.4 Descrição: Encaminha recurso referente ao Edital (complementar, pelo menos, com o nome do processo e o número do Edital).  Exemplo: Encaminha recurso referente ao Edital N. 131/2023 - PROGRAD/UFSM - PS Vestibular UFSM 2024.

4.5 Após o preenchimento, clicar em “Salvar”.

4.6 Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual se pode acompanhar a tramitação do processo através do botão Consulta Processos (https://portal.ufsm.br/documentos/publico/processo/consulta.html). Recomendamos que o(a) candidato(a) anote o NUP para consultas futuras.

5. Na sequência, o(a) candidato(a) deverá selecionar a opção “Encaminha recurso”, clicar no botão "Inserir" e na opção “Usar modelo”.

5.1 Preencha o formulário referente ao seu pedido de recurso conforme solicitado no modelo. Ao preencher o formulário o(a) candidato(o) deve preencher os campos marcados com XXX e identificar o recurso referente a etapa a qual está solicitando. 

5.2 Após identificar o tipo de etapa de recurso, o(a) candidato(a) deve descrever a justificativa fundamentada do pedido de recurso.
5.3 Após o preenchimento, clicar na opção “Gerar documento assinado”, selecionar o nome e senha do usuário externo e em seguida clicar em “Salvar”.

5.4 Após enviar, abrirá a tela com a indicação de que os documentos de recurso foram inseridos com uma marcação em verde √.

Atenção!

Para submeter recurso ao gabarito preliminar, deve-se preencher 1(um) formulário para cada questão da prova objetiva. Por exemplo, para requisitar revisão das questões 8, 13 e 34, deve-se preencher três formulários diferentes, um para a questão 8, outro para a 13 e outro para a 34 no mesmo processo.

5.5 Para submeter mais de 1 (um) formulário, basta clicar no botão "Inserir" novamente e na opção “Usar modelo”, seguindo na sequência os mesmos passos do Item 5 deste tutorial.

5.6 Após incluir o(s) formulário(s) basta clicar no botão "Salvar".  Se for necessário incluir documentos adicionais, é necessário clicar em '+ Inserir outros documentos'.

6. Após salvar, você será direcionado para a tela de tramitação. O destino inicial do processo de recurso é o Núcleo de Ingresso e Seleção Acadêmicos e será preenchido automaticamente, assim como o campo despacho. Por fim, clique em “Tramitar”.

ATENÇÃO! O envio do recurso somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE.

A resposta ao recurso será disponibilizada no processo eletrônico, conforme item 4.6 do tutorial.

Outras informações gerais sobre abertura de processos eletrônicos no PEN-SIE podem ser verificadas no link: https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/dag/pen/apoio-ao-usuario.

ATENÇÃO!

ESTE TUTORIAL NÃO SUBSTITUI A LEITURA DO EDITAL 131/2023 ou EDITAL 131/2023 - PROGRAD/UFSM E DO MANUAL DO CANDIDATO NO QUAL ESTÃO DESCRITOS AS NORMATIVAS E PRAZOS PARA ENCAMINHAMENTO DE RECURSO.

Este tutorial visa auxiliar a autuação do processo de comprovação de pagamento de plano de saúde, que poderá ser aberto por servidor, unidade ou entidade externa, a depender da situação.

1- Acessar o Portal Documentos e efetuar o login.

2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘Novo’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar "Processo de comprovação de pagamento de plano de saúde (saúde suplementar / ressarcimento (026.192)" e, após, clicar em “Salvar”.

Os demais campos já virão preenchidos de acordo com o login informado.

4 - Ao clicar no botão "Salvar" é gerado o NUP (número único de protocolo). Anote este número para acompanhar a tramitação no Consulta Processos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado. 

5 - Para adicionar documentos no processo, selecione a opção disponível em “Documentos por passo de trâmite”.

6 - Para adicionar o documento "026.192 Protocolo para envio de comprovação de pagamento de plano de saúde", clique em "+Inserir", e após clique em "Usar modelo". Veja mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE - YouTube.

6.1 - Na redação do documento modelo selecionado, alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, SIAPE, lotação do servidor. Já os campos em branco, com marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos, se for o caso.

6.2 - Após preencher o documento, selecionar a opção "Gerar documento assinado" e clicar em "Salvar".

7 - Para adicionar o documento "052.22 - Comprovante de pagamento", clique em "+Inserir", e após clique em "Upload de documento".

7.1 - Na tela "Inserir documento", preencher conforme as orientações abaixo: 

7.1.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior; 
7.1.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
7.1.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB. Mais informações em "Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM - YouTube".

7.1.4 O documento inserido foi:

● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido); 

7.1.5 Tipo de conferência:
● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);

 7.1.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
 ● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
● Marcar a UFSMeselecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Administração”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;

 7.1.7 Assinar documento:
● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
● Marcar Não, se não é necessária a assinatura;
● Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI). 

 Após preenchidos os campos, clicar em "Adicionar":

8 – Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em "Salvar".
● Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

● Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

9 - Se estiver tudo certo com os documentos inseridos, clicar em "OK" na tela de confirmação.

10 - Na tela de tramitação em "Próximo passo" selecione "Encaminha comprovação para análise". 

➔ O campo "Destino" será direcionado automaticamente para a Coordenadoria de saúde e qualidade de vida do servidor.

➔ Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar". Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão "Voltar".

11 - Caso o processo volte para o servidor, você poderá acessá-lo através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal. Você também receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para você.

12 - Ao acessar o processo na Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar e tramitar para as demais providências (veja mais em Inclusão de documento e tramitação de processo no PEN-SIE). Ainda é possível verificar os documentos incluídos e as tramitações do documento.

Para dúvidas e maiores informações sobre o Sistema PEN-SIE acesse ufsm.br/pen ou contate através do e-mail pen@ufsm.br.

Para dúvidas e maiores informações sobre a comprovação de pagamento de plano de saúde (saúde suplementar/ressarcimento) entre em contato com o e-mail cqvs@ufsm.br.

Para mais informações sobre esta modalidade de ingresso, verificar o PPC do respectivo Curso.

Passo-a-passo para abertura do PEN de duplo ingresso entre cursos de graduação:

1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.

2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 – No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de duplo ingresso entre cursos de graduação’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP. Anote este número para acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em interessado.

5 – Na tela ‘Documentos por passo de trâmite’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone  “+Inserir”, que aparece à frente do documento e clicar em “Usar modelo” (veja mais em Como criar um documento a partir de um modelo no PEN-SIE - YouTube). 

6 – Na tela “redação de documento”,  alguns campos serão preenchidos automaticamente. Como, por exemplo, nome, CPF, Curso do estudante. Já os campos em branco, com marcação ‘XXXXXX‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos.

6.1 Após finalizar a redação, para salvar o documento será necessário selecionar uma das três opções disponíveis abaixo do modelo. Basta clicar no ícone ‘i‘ para obter informações de cada opção.
➔ Nesse caso, o solicitante é responsável pela redação final do documento, portanto, deve clicar em “Gerar
documento assinado".
➔ Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

7 – O histórico escolar de graduação é item obrigatório no Processo de duplo ingresso entre cursos de graduação. Para adicioná-lo, clique em “+Inserir” e "Upload de documento", (veja em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM - YouTube). Caso seja necessário inserir mais documentos é só repetir o procedimento.

8 – Após clicar em "Salvar", abrirá uma tela de inserção de documentos. No campo “O documento inserido foi” assinale se o mesmo foi gerado eletronicamente ou se é um documento digitalizado. Em “tipo de conferência”, marcar “autenticado” se o documento já conter assinatura ou “sem autenticação” caso não seja um documento assinado. 

8.1 – Se houver a  necessidade de assinar o documento a ser inserido, selecionar esta opção no campo “Assinar documento” e selecionar a opção “Sim”. Após clicar em “adicionar”. Atenção, a chave de assinatura só estará habilitada para assinar documentos após cadastro de assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI).

ATENÇÃO: Não é necessário assinar o Histórico escolar, uma vez que o mesmo já possui assinatura digital.

9 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar. 

➔ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

➔ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

10 - Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.
➔ O campo "Próximo passo" já virá preenchido "Encaminha para envio ao curso". 

➔ O "destino" será direcionado automaticamente para a Divisão de Protocolo, que receberá o processo e encaminhará o mesmo ao curso pretendido pelo candidato.

➔ No "despacho" preencher com o nome do curso pretendido.

➔ Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’. Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.
➔ A tramitação do processo de duplo ingresso entre cursos de graduação obedece ao fluxo mapeado e disponibilizado no Portal de Processos da UFSM.

11 – O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.

12 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br. 

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.

Para abrir estes processos, o candidato deve realizar o cadastro de usuário externo, conforme as orientações do Manual de Usuário Externo e do vídeo explicativo "Como se cadastrar como usuário externo da UFSM".

Mesmo que o candidato já tenha vínculo com a UFSM (servidor ou aluno), o mesmo deverá abrir o processo de recurso de seleção de ingresso no ensino médio ou no ensino técnico com vínculo de usuário externo.

1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login.

2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 – No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de recurso de seleção de ingresso no ensino médio (445.115)’ ou ‘Processo de recurso de seleção de ingresso no ensino técnico (456.115), conforme o nível de ingresso de interesse do candidato. Após, clicar em “Salvar”.

4 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1 – Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 – Na tela ‘Documentos por passo de trâmite’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone  “+Inserir”, que aparece à frente do documento e clicar em “Usar modelo”.

6 – Na tela “redação de documento”, preencher os dados solicitados e seguir as orientações disponíveis aqui . Selecionar “Gerar documento assinado” e após selecionar o vínculo correto (usuário externo) para assinatura e clicar em “Salvar”. 

7 – Para adicionar os demais documentos necessários, clique em “+Inserir” para realizar o upload dos mesmos. Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo: 

7.1 Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar. 

➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.

➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

8 - Após clicar em "Salvar", aparecerá uma mensagem de confirmação, se os documentos inseridos estiverem corretos, clicar em "OK".

9 – Ao abrir a tela de tramitação, os campos virão pré-preenchidos.

Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’. ATENÇÃO! O envio da comprovação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE, à Seção de Bolsas.

10 - A última tela do processo irá mostrar um resumo do mesmo, os documentos inseridos e a sua tramitação.

11 – O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.

12 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br. 

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo Auxílio à Moradia estudantil - PAM (521.2)’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1 - Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 - Na tela ‘Documentos por passo de trâmite’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone  “+Inserir”, que aparece à frente do documento e clicar em “Usar modelo”.

6 - Na tela “redação de documento”,  seguir as orientações disponíveis aqui e selecionar “Gerar documento assinado”. Após selecionar o vínculo correto para assinatura e clicar em “Salvar”. 

7 - Para adicionar os demais documentos necessários, clique em “+Inserir” para realizar o upload dos mesmos. Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo: 

7.1 Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar. 

➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).

➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.

➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.

➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.

8 - No campo “O documento inserido foi” assinale se o mesmo foi gerado eletronicamente ou se é um documento digitalizado. Em “tipo de conferência", marcar “autenticado" se o documento já conter assinatura ou “sem autenticação" caso não seja um documento assinado. 

8.1 - Se houver a  necessidade de assinar o documento a ser inserido, selecionar esta opção no campo “Assinar documento” e selecionar a opção “Sim”. Após clicar em “adicionar”. Atenção, a chave de assinatura só estará habilitada para assinar documentos após cadastro de assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI).

8.2 - Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

9 - Ao abrir a tela de tramitação, os campos virão pré-preenchidos. O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;

Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’. ATENÇÃO! O envio da comprovação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE, à Seção de Bolsas.

10 - O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.

11 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br. 

Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.

O que é

O Tramita.GOV.BR (anteriormente, Barramento de Serviços do PEN) destina-se à tramitação de processos administrativos eletrônicos e documentos avulsos, em meio eletrônico, entre os diversos Sistemas de Processo Administrativo Eletrônico (SPE) existentes, com incrementos de segurança, integridade, agilidade e redução de custos no serviço público. 
 
A adoção da plataforma se traduz em um significativo impacto em termos de agilidade e capilaridade da Administração Pública,  visto que o Tramita.GOV.BR possibilita a interoperabilidade entre os mais diversos sistemas utilizados pelos órgãos e entidades da Administração Pública. Mais informações em: gov.br/tramita.

Normativo

A base legal da ampla adoção da plataforma é a Portaria nº 9.412, de 26 de outubro de 2022, que institui a plataforma digital de comunicação entre sistemas de processo administrativo eletrônico - Tramita.GOV.BR, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Unidades Receptoras

São, por sua vez, as unidades configuradas para enviar processos por meio do Tramita.GOV.BR.

A unidade receptora da Universidade Federal de Santa Maria é:

Unidades Protocolizadoras

São, por sua vez, as unidades configuradas para enviar processos por meio do Tramita.GOV.BR.

A unidade protocolizadora da Universidade Federal de Santa Maria é:

Partindo do tipo de vínculo selecionado, o sistema irá apresentar as opções de Tipos Documentais disponíveis.

Com a nova funcionalidade, não será mais necessário os(as) usuários(as) que já perderam seu vínculo com a UFSM fazerem o “Cadastro de Usuários Externos” para poderem interagir processualmente. Além disso, a mudança irá proporcionar a abertura de processos pelo(a) próprio(a) usuário(a) que não está mais ativo(a), não sendo necessário encaminhar a documentação para o Protocolo/UFSM.

As tipologias processuais estão sendo ajustada e adaptadas à nova funcionalidade junto com as unidades responsáveis, e qualquer dúvida pode ser sanada pelos nosso e-mail.

A Caixa Postal agora conta com a nova funcionalidade de Marcadores. 

Os marcadores são uma espécie de etiqueta que podem ser temporariamente adicionadas aos processos na sua caixa postal para auxiliar na categorização, agrupamento e controle dos mesmos.

Os marcadores possuem algumas características importantes:

• Só funcionam na aba Caixa de Entrada, isto é, para processos que estejam na sua caixa postal.
• São removidos após o trâmite, de modo que cada unidade pode ter seus próprios marcadores, independente das outras unidades. Quando o processo sair da caixa postal (tramitar) os marcadores serão removidos.
• São divididos em duas categorias: Marcadores fixos de sistema e Marcadores pessoais:

Marcadores Fixos do Sistema

Estes marcadores não podem ser alterados, removidos ou incluídos nos processos.

Veja abaixo as características de cada um:

Novo!

Documento recebido e não lido

O processo com este marcador chegou na sua caixa postal, porém ainda não foi aberto e para visualizá-lo deve-se clicar no botão “Abrir”

Produto!

Documento pronto para inclusão no Portal Documentos

Marcador disponibilizado somente para aqueles tipos processuais definidos pelo DAG, cuja função é identificar o documento resultante deste para que seja publicado (mediante capacitação) para amplo acesso no Portal Documentos.

Assinar!

Documento com necessidade de assinatura

Este marcador é apenas uma informação de que o processo pode conter documentos que precisam de assinatura(s). O sistema não valida se você já assinou, então o marcador e a mensagem que aparece ao abrir o processo só serão removidos ao tramitá-lo.

Urgente!

Documento com urgência na tramitação

Processos que receberam pedido de urgência para fins de classificação, registro e distribuição, conforme item 2.1.2.1, da Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

Atrasado!

Documento com prazo de tramitação expirado

O processo com esse marcador possui prazo de análise e tramitação previamente definido por autoridade competente e/ou por definição normativa.

Prioritário!

Documento com tramitação prioritária por motivo legal

Este marcador evidencia a prioridade na tramitação, em qualquer órgão ou instância, conforme artigo 69-A da Lei Nº 9.784/1999. São exemplos de condições para priorização de trâmite, mediante comprovação: pessoa com idade igual ou superior a 60 anos; pessoa portadora de deficiência; e pessoa portadora de doenças graves.

Marcadores Pessoais

• Os marcadores são individuais (pessoais), ou seja, são criados pelo próprio usuário na sua caixa postal.
• O usuário poderá vincular aos processos somente os seus marcadores pessoais.
• Os marcadores aplicados aos processos na sua caixa postal são visíveis a outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade.
• Cada usuário pode gerenciar apenas seus marcadores pessoais.

Como criar um marcador?

Para criar um novo marcador acesse no menu lateral a opção “Marcadores” e clique no ícone em formato de “+”.

Para ajudar na organização dos processos crie marcadores de acordo com as demandas, que podem ser por assuntos mais frequentes (Pagamentos, Afastamentos, Disciplinas, etc.), por Status de andamento (Revisar, Pendente, Aguardando Autorização, etc.), dentre outros que achar necessário. 

Escolha um nome para o Marcador, uma descrição para auxiliar na identificação e cores personalizadas.

Os marcadores que você criou ficarão disponíveis no menu lateral, abaixo dos marcadores de sistema (caso houver) e ao lado de cada marcador consta o quantitativo de processos.

Como incluir/remover um marcador em um processo?

Há duas formas para incluir um marcador no processo. 

Pode-se arrastar e soltar o marcador até o processo desejado ou clicar no ícone em formato de marcador disponível na linha do processo, veja na imagem ao lado. Os marcadores associados aos processos subirão no grid por ordem quantitativa e ficarão em negrito.

Ao clicar no ícone também é possível desmarcar os marcadores desejados. 

Todos os usuários que possuem acesso ao processo na caixa postal irão visualizar todos os marcadores e, mesmo que não sejam seus, poderão também remover este(s) marcador(es).

Outra forma de remover os marcadores de um processo é clicar no ícone em formato de “x” ao lado do marcador.

Para excluir um marcador definitivamente é necessário removê-lo no menu lateral de marcadores, clicando nas opções disponíveis nos três pontinhos ao lado do mesmo.

Como alterar o marcador?

Para alterar nome, cor e descrição de algum marcador acesse no menu lateral, as opções disponíveis clicando nos três pontinhos ao lado do marcador. Podem ser alterados somente os marcadores pessoais.

Como filtrar processo pelo marcador?

Para filtrar os processos que estão associados a um marcador é necessário que estes já tenham sido adicionados ao marcador.

Existem duas formas de filtrar processos:

Os marcadores criados por você sempre ficarão disponíveis na aba lateral da caixa de entrada com uma indicação da quantidade de processos para cada marcador, basta clicar sobre o marcador para filtrar. Na lista aparecerá somente os processos associados ao marcador selecionado.

É possível filtrar processos por marcadores que não sejam seus, ou seja, criados por outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade. Para isso existem duas opções: criar um marcador pessoal com o mesmo ou buscar o marcador desejado através do filtro personalizado da caixa postal disponível na barra superior.