Versão 1.0 (Publicado em 03/10/2024)
Este tutorial apresenta um passo-a-passo para a abertura de Processo Administrativo (PEN-SIE) de aposentadoria voluntária, no Portal de Documentos da UFSM.
1- Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a mesma senha dos portais da UFSM.
2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:
3- No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar “Processo de aposentadoria voluntária (026.13) e, após, clicar em “Salvar”.
4- Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo- NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos ou em ‘Meus documentos’ ‘interessado’.
5- Na tela ‘Inserir documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (Os modelos dos documentos obrigatórios para abertura podem ser obtidos clicando AQUI). Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Inserir”, e realizar “upload de documento”.
6- Fazer para cada um dos documentos obrigatórios, preencher as opções correspondentes e clicar em “
Adicionar”:
6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
6.4 O documento inserido foi:
● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
6.5 Tipo de conferência:
● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
● Marcar a UFSMeselecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Administração”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
6.7 Assinar documento:
● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
● Marcar Não, se não é necessária a assinatura;
● Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).
6.8- Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:
7 – Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.
➧ Confira no ícone de ‘Documentos inseridos’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
8 Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
➧ Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.
9 – Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”.
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo:
10 – Na tela seguinte, selecione o campo ‘Próximo passo’ – Solicita aposentadoria voluntária.
➧ No Campo ‘Destino’ aparecerá o Núcleo de Pensão e Aposentadoria.
➧ O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’.
11 – Após tramitar, será possível verificar os documentos inseridos e as tramitações do processo.
12 – Mais informações sobre a aposentadoria voluntária podem ser obtidas com a equipe do Núcleo de Pensão e Aposentadoria da UFSM pelo e-mail npa@ufsm.br ou telefone (55) 3220-8323.
Em caso de dúvidas sobre a abertura do PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.