APRESENTAÇÃO
Este tutorial tem o objetivo orientar a execução do processo de cadastro e acompanhamento de bolsistas de monitoria graduação, detalhando as atividades, os responsáveis, os pontos de decisão e os encaminhamentos necessários para formalizar a solicitação de cadastro de bolsista de monitoria; a conferência e validação da documentação apresentada; viabilizar o cadastramento do bolsista nos sistemas institucionais competentes; acompanhar a execução da bolsa ao longo do semestre.
O processo envolve quatro atores principais: Orientador/a; Estudante; Unidade de Ensino; e Núcleo de Execução Orçamentária – NECO. Compete ao orientador/a: abrir o processo no PEN; coletar assinatura da/do estudante; conferir a documentação; encaminhar o processo para análise da unidade; realizar correções, quando necessário; incluir relatório de atividades; confeccionar e assinar o certificado; encaminhar o certificado para ciência da/do estudante. Compete ao estudante: assinar a documentação; corrigir informações, quando solicitado; corrigir dados bancários, quando solicitado; atestar ciência de recebimento do certificado. Compete à unidade: analisar a solicitação; verificar se há vagas e se os requisitos são atendidos; verificar necessidade de correções; realizar cadastro no SIE, quando for atribuição da unidade; encaminhar para cadastro no SIAFI ou no SIE/SIAFI; realizar desligamento no SIE, quando for atribuição da unidade; encaminhar desligamento para o SIAFI ou SIE/SIAFI; encaminhar para providências em casos específicos do acompanhamento. Compete ao NECO: cadastrar no SIAFI; cadastrar no SIE/SIAFI, quando o fluxo assim demandar; realizar correções no cadastro SIE/SIAFI ou somente SIAFI; realizar desligamento no SIE/SIAFI ou somente SIAFI.
IMPORTANTE!
Solicitamos não realizar abertura de “processo teste”, pois esta é uma área de produção e os processos criados integram o painel de gestão de processos e métricas de gestão.
A assinatura dos documentos deve ser realizada dentro do próprio sistema PEN.
Em caso de assinatura eletrônica ainda não cadastrada, acesse as orientações AQUI
Para verificar o fluxo do passo a passo do processo:
Cadastro e acompanhamento de bolsista de monitoria de graduação (ufsm.br)
1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número do SIAPE e a senha dos portais institucionais.
2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:
3 – No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de cadastro e acompanhamento de bolsista de monitoria de graduação’
IMPORTANTE! Para não ocorrer prejuízos na tramitação do processo,
No campo “Interessado(s)”, deve ser informado:
- Tipo: Servidor(a) — correspondente ao/à orientador(a);
- Tipo: Estudante — correspondente ao/à monitor(a).
e, após, clicar em “Salvar”.
4 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
4.1 – Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.
4.2 – Escolha o passo de trâmite: “Encaminha para análise da unidade de ensino”
5 – Na tela ‘Documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para inserir o tipo de documento ‘Formulário de cadastro de monitoria para estudante de graduação’, você deve clicar no ícone “+Inserir”, que aparece à frente do documento e escolher a opção “Usar modelo”.
5.1 – Na sequência Preencha as informações pertinentes no modelo disponibilizado, dentro do próprio processo, para o Formulário de cadastro de monitoria para estudante de graduação. Clique em “Incluir modelo como documento” (em ‘Situação do documento’) e “Sim” na pergunta: ‘Assinar?’ (necessária a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, caso ainda não tenha efetuado veja o tutorial AQUI); Para finalizar e gerar um PDF baseado no modelo, incluindo-o no processo basta Confirmar sua senha e clicar em ‘Salvar’.
5.2 – E, por fim da etapa de inserir documentos, preencher o modelo para o Plano de atividades de monitoria para estudante de graduação.
5.2 – E, por fim da etapa de inserir documentos, preencher o modelo para o Plano de atividades de monitoria para estudante de graduação.
5.3 – Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
IMPORTANTE! Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
5.4 – Após conferência, para dar andamento ao processo, proceder-se-á ao uso da Nova Funcionalidade do PEN-SIE: Solicitação de Assinatura de Documento
6 – 
Para coletar a assinatura da/do bolsista de monitoria, sem tramitar o processo, há a Nova Funcionalidade do PEN-SIE: Solicitação de Assinatura de Documento, em que os documentos podem ser enviados para coleta de assinaturas sem a necessidade de tramitar o processo para outra pessoa apenas para assinatura. Para isso vá no botão Ações > ‘Solicitar assinatura de documentos’.
6.1 – Nesta opção, adicione a/o estudante bolsista que deseja solicitar a assinatura no processo.
6.2 – Preencher o campo de justificativa e clicar em “Enviar Solicitação”.
6.3 – É possível verificar o status da assinatura, ao abrir o processo, no ícone ‘Assinaturas’ ao lado do documento.
Você também pode notificar as pessoas sobre a pendência da assinatura. Esta notificação será enviada ao e-mail institucional do usuário.
ATENÇÃO! O processo ficará bloqueado para trâmite até que a/o bolsista assine os documentos.
7 – Recebimento [pela/o estudante bolsista] do documento Para Assinar! Após acessar a Caixa Postal, na barra lateral da página, estará disponível o botão “Para Assinar” indicando ao lado a quantidade de documentos que aguardam a assinatura.
7.1 – Clique no ícone em forma de caneta para ter uma pré-visualização do documento.
Nesta tela também é possível ter acesso ao processo na íntegra, fazer Download do componente enviado para assinar ou recusar a assinatura, mediante justificativa, caso seja necessário.
Também é possível realizar a assinatura em todos os documentos de uma única vez, sem precisar abrir um por um. Para isso, na Caixa Postal marque todos os que deseja assinar, conforme imagem abaixo e selecione a opção “Assinar marcados”.
7.2 – Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Assinar”.
7.3 – Será exibida uma mensagem no canto inferior direito da página de assinatura realizada. Não será necessária mais nenhuma ação no processo.
8 – Tramitar [orientador/a] para unidade de ensino adicionar demais documentos e dar prosseguimento no cadastro.
8.1 – Movimentação atual do processo poderá ser consultada em:
9 – DICA!
No botão ‘Ações’, é possível ‘Adicionar aos Favoritos‘, assim você será notificado(a) sempre que houver uma movimentação no processo
9.1 – Além de possibilitar a localização do processo através do menu ‘Meu Documentos’ > ‘Favoritos’, encontrado no portal Documentos. Ou na barra lateral da caixa postal.
10 – Estando de acordo a documentação já tramitada, para a Unidade de ensino inserir os demais documentos, clicar em “Ações” > “+Inserir documentos”:
10.1 – Escolher o passo de fluxo “Encaminha para cadastro no SIE/SIAFI”:
10.2 – Clicar em “+Inserir” > “Upload de documento”, para cada um dos documentos obrigatórios:
10.3 – Inserir o arquivo desejado (em formato .pdf) em “Escolher Arquivo”, preencher as opções correspondentes e clicar em “✔Adicionar”
10.3.1 – Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
10.3.2 – Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
10.3.3 – Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
10.3.4 – O documento inserido foi:
- Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
- Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
10.3.5 – Tipo de conferência:
- Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
- Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
10.3.6 – Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
- Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
- Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
10.3.7 – Assinar documento:
- Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
- Marcar Não, se não é necessária a assinatura (casos de editais ou outros documentos que já constam assinatura);
- Caso apareça “Assinatura não disponível”, sua assinatura eletrônica ainda não está cadastrada, acesse as orientações AQUI
10.4 – Conferir os Documentos inseridos e clicar em “Salvar”
Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.
➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.
➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
11 – Após conferência, para dar andamento ao processo, basta clicar no botão ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir documentos”.
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo.
Na sequência, o campo ‘Próximo passo’ será :
➧ “Encaminha para cadastro no SIE/SIAFI”; e o campo “Destino” também estará, automaticamente, selecionado de acordo com a unidade orçamentária vinculada à unidade de ensino;
➧ O campo ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’.
12 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.