A novidade é a possibilidade do próprio Programa de Pós-Graduação abrir os Processos de Prorrogação de Prazos de Defesas.
Para realizar a abertura do Processo, basta acessar o Portal Documentos, efetuar login e seguir as instruções do Tutorial para abertura de processos eletrônicos no PEN-SIE (Disponível aqui). Não é necessário mais se dirigir à Divisão de Protocolo-DAG, no prédio da Reitoria.
Destaca-se que o processo será aberto excepcionalmente para solicitações em lote, com a indicação da prorrogação de diversos alunos. Para tanto, os alunos relacionados na solicitação deverão ser listados como interessados. O memorando a ser anexado ao processo não precisa ser impresso, pode ser um PDF gerado a partir de um editor de textos e deve constar o Nome do aluno, matrícula e o período de prorrogação (de preferência listar os alunos em formato de tabela). No momento que for incluído no sistema, o coordenador assina eletronicamente. Esta funcionalidade é disponibilizada a todos os servidores que efetuarem a assinatura do Termo de concordância, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”. O Tutorial para a assinatura eletrônica está disponível no site do PEN-SIE, em “Apoio ao Usuário”. Além do memorando, deve-se anexar ao processo a ata do colegiado com a aprovação das prorrogações ou ad referendum da coordenação no despacho do processo.
As dúvidas e solicitações sobre os acessos e permissões nas Caixas Postais do PEN devem ser encaminhadas aos CPD, no Serviço Acesso a Processos PEN em Caixa Postal.
Para dúvidas acerca dos procedimentos no PEN, contatar pen@ufsm.br. Já para dúvidas sobre os procedimentos relativos à Prorrogação contatar cpg.prpgp@ufsm.br.