O Hubdoc.Edu é uma plataforma desenvolvida pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) voltada à:

• gestão de acervos acadêmicos digitais;
• preservação de documentos;
• acesso seguro e rastreável às informações acadêmicas.

A plataforma é utilizada especialmente para a gestão de acervos acadêmicos de instituições de ensino superior descredenciadas, cuja custódia tenha sido transferida à UFSM por ato autorizativo do Ministério da Educação (MEC).

Uma instituição de ensino superior (IES) descredenciada é aquela que perdeu a autorização do Ministério da Educação (MEC) para ofertar cursos superiores e atuar no Sistema Federal de Ensino, de acordo com o Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017.

O descredenciamento pode ocorrer:

• por decisão administrativa do MEC;
• por encerramento voluntário das atividades da instituição;
• por irregularidades acadêmicas ou administrativas;
• pelo descumprimento de exigências legais e regulatórias.

Após o descredenciamento, a instituição perde o direito de:

• ofertar novos cursos;
• realizar novos ingressos de estudantes;
• emitir documentos acadêmicos de forma autônoma.

Nos termos do art. 58 do Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, a responsabilidade original pela guarda e gestão do acervo acadêmico permanece com a mantenedora da instituição descredenciada.

Entretanto, em situações de comprovada impossibilidade de guarda e gestão do acervo pelos representantes legais da mantenedora, o Ministério da Educação poderá autorizar a transferência do acervo acadêmico para uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES), conforme previsto no §4º do art. 58 do referido Decreto.

A Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) poderá atuar como instituição custodiante do acervo acadêmico de instituições de ensino superior descredenciadas, mediante ato autorizativo do Ministério da Educação (MEC), conforme previsto no §4º do art. 58 do Decreto nº 9.235/2017.

Nesses casos, a UFSM passa a ser responsável pela guarda, gestão e disponibilização dos documentos acadêmicos constantes no acervo recebido, observadas as limitações legais e a integridade das informações existentes.

A atuação da UFSM restringe-se aos documentos efetivamente existentes no acervo transferido, não sendo possível criar, complementar, reconstruir ou validar informações inexistentes. Conforme a Resolução UFSM n° 263/2026, que regulamenta a emissão e o registro de diplomas de graduação e pós-graduação da UFSM:

Art. 32.  A UFSM poderá emitir e registrar diplomas em nome de instituições descredenciadas do Ministério da Educação (MEC), desde que por solicitação do MEC ou na vigência de ato normativo expedido pelo Ministério da Educação em que fique delegada à UFSM a prerrogativa de emissão e registro de diplomas em nome da instituição.

Parágrafo único.  Para a emissão de diploma e histórico acadêmico em nome de instituição descredenciada, a UFSM deverá ter acesso ao acervo da instituição, seja ele físico ou digital, ou aos documentos relativos ao(à) egresso(a), fornecidos pelo Ministério da Educação.

A UFSM atua exclusivamente como custodiante do acervo acadêmico transferido pelo Ministério da Educação, não assumindo responsabilidade pelas atividades acadêmicas anteriormente desenvolvidas pela instituição descredenciada.

Podem solicitar documentos:

• ex-estudantes (egressos/as) de instituições descredenciadas cujo acervo acadêmico esteja sob custódia da UFSM;
• procuradores legalmente constituídos, mediante apresentação de procuração e documentação comprobatória dos poderes de representação.
•  

Poderão ser solicitados os documentos acadêmicos disponíveis no acervo recebido pela UFSM, tais como:

• Histórico escolar;
• Certificado de conclusão de curso;
• Diploma;
• Ementas;
• Outros documentos acadêmicos disponíveis no acervo.

Contudo, nos termos do § 4º do art. 2º da Portaria Conjunta SERES/SESU nº 3/2023, não poderão ser emitidos documentos quando houver:

• ausência de informações;
• dados incompletos;
• inconsistências documentais;
• inexistência de registros acadêmicos no acervo recebido.

A emissão de documentos depende exclusivamente das informações efetivamente existentes no acervo acadêmico transferido à UFSM, observando o que consta na Resolução UFSM n° 263/2026:

Art. 33.  A competência da UFSM quanto à emissão de documentos em nome de instituição descredenciada limita-se ao disposto no(s) ato(s) normativo(s) específico(s) publicado(s) pelo Ministério da Educação, não havendo responsabilidade por parte da UFSM quanto à emissão de documentos aos(às) discentes da instituição descredenciada quando:

I – a UFSM não tiver acesso ao acervo acadêmico da instituição descredenciada; 

II – o dossiê acadêmico do(a) interessado(a) não fizer parte do acervo; 

III – o dossiê acadêmico do(a) interessado(a) estiver incompleto; ou

IV – o(s) documento(s) constante(s) no dossiê acadêmico do(a) interessado(a) estiver(em) com dado(s) faltante(s) ou ilegível(eis).

Nesses casos, a UFSM não poderá emitir o documento pela via administrativa, uma vez que atua exclusivamente como custodiante do acervo recebido, não sendo possível complementar, reconstruir ou validar informações inexistentes nos registros disponíveis.

Eventuais controvérsias relativas à comprovação acadêmica ou reconhecimento de informações não constantes no acervo poderão demandar determinação judicial.

A solicitação deve ser feita via requerimento assinado eletronicamente (gov.br) e enviado por e-mail para 📧 hubdoc.edu@ufsm.br.

É obrigatório informar:

• nome completo;
• CPF;
• curso ao qual possuía vínculo;
• documento solicitado;
• informações adicionais que auxiliem na localização do registro acadêmico.

Juntamente com a solicitação, é obrigatório encaminhar documento de identificação do solicitante ou do procurador, bem como documento que comprove os poderes de representação do procurador.

O prazo de análise poderá variar conforme:

• prazo de processamento técnico do acervo, após o ato autorizativo do Ministério da Educação da transferência do acervo a UFSM;
• a existência e a integralidade dos registros acadêmicos;
• a necessidade de complementação de documentos pelo solicitante;
• o volume de solicitações em andamento.

A análise envolve procedimentos administrativos e técnicos necessários para localização, conferência e validação dos registros existentes no acervo recebido.

O prazo poderá variar conforme a natureza da solicitação e as condições do acervo acadêmico recebido.

Nos casos em que o documento solicitado já exista no acervo acadêmico e esteja devidamente localizado e íntegro, sua disponibilização ocorrerá após a conclusão da análise e localização documental.

Já nos casos em que houver necessidade de emissão de novo documento acadêmico, especialmente diplomas, históricos acadêmicos ou certificados, serão observados os procedimentos administrativos internos da UFSM para emissão e registro de diploma previstos na Resolução UFSM n° 263/2026 e demais normativas institucionais vigentes. 

Art. 11. O prazo para a emissão e registro de diploma de graduação e histórico acadêmico de formado será de até 45 (quarenta e cinco) dias contados da data da colação de grau ou, em caso de segunda via ou reemissão de diploma, contados a partir da chegada do processo administrativo à COREM-PROGRAD.

§ 2° Em caso de pendência documental, o(a) estudante será comunicado(a) pela COREM-PROGRAD e o prazo para a emissão e registro de diploma será contabilizado a partir da regularização da pendência.

Sim. O acompanhamento da solicitação inicial pode ser feito pelo mesmo canal de solicitação (ou mediante e-mail hubdoc.edu@ufsm.br), mediante identificação do requerente. As etapas da solicitação até a emissão podem ser visualizadas no fluxo abaixo.

Não. A UFSM somente poderá emitir documentos com base nas informações existentes no acervo acadêmico recebido.

Não é possível alterar, complementar, reconstruir ou validar dados acadêmicos sem respaldo documental presente no acervo sob custódia institucional.

A emissão de documentos pela UFSM depende do efetivo acesso ao acervo acadêmico físico ou digital da instituição descredenciada, bem como da existência de documentação suficiente para instrução do processo administrativo.

Sim, o(a) portador(a) de diploma emitido por instituição descredenciada cuja prerrogativa de emissão de diplomas tenha sido delegada à UFSM poderá requerer a emissão de novo documento, em razão de extravio ou atualização de dados, nos termos da presente na Resolução UFSM n° 263/2026.

A solicitação seguirá os procedimentos administrativos vigentes da UFSM e dependerá da existência e integridade das informações constantes no acervo acadêmico.

Não. A atuação da UFSM restringe-se à guarda, gestão e disponibilização dos documentos acadêmicos constantes no acervo transferido pelo Ministério da Educação.

A custódia do acervo não implica sucessão institucional ou reconhecimento automático de atividades acadêmicas anteriormente desenvolvidas pela instituição descredenciada.

Para atendimento da solicitação, poderão ser tratados os seguintes dados pessoais:

• nome completo;
• CPF;
• data de nascimento;
• endereço;
• documentos de identificação do solicitante;
• documentos do procurador, quando houver;
• procuração ou documentos comprobatórios de representação legal.

O tratamento dos dados pessoais observará as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e demais normas aplicáveis.

• Lei nº 9.394/1996 — Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB);
• Lei nº 9.784/1999 — Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;
• Lei nº 12.527/2011 — Lei de Acesso à Informação (LAI);
• Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
• Decreto nº 9.235/2017 — Dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior;
• Portaria MEC nº 1.224/2013 — Normas sobre manutenção e guarda do acervo acadêmico;
• Portaria MEC nº 315/2018 — Procedimentos de supervisão e tratamento do acervo acadêmico;
• Portaria MEC nº 1.095/2018 — Dispõe sobre a expedição e registro de diplomas;
• Portaria Conjunta SERES/SESU nº 3/2023 — Transferência do acervo acadêmico da extinta Faculdade de Santo Augusto (FAISA) para a Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). 
• Portaria SERES/MEC nº 157, de 17 de abril de 2026 —  Transferência do acervo acadêmico da Faculdade do Sertão – UESSBA para o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia – IFBA a ser gerido pela Universidade Federal de Santa Maria – UFSM.
• Resolução UFSM n° 263/2026 — Regulamenta a emissão e o registro de diplomas de graduação e pós-graduação da UFSM e de outras instituições de ensino superior por delegação do MEC, no âmbito da UFSM.