A Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) iniciou uma nova etapa do processo de regularização patrimonial do acervo bibliográfico institucional. Após o início do tombamento dos livros impressos adquiridos por compra, em 2019, agora começou o trabalho de regularização dos chamados acervos de “passivo patrimonial”, formados por materiais incorporados às bibliotecas antes desse período.

A próxima etapa será o tombamento dos livros recebidos por doação. A metodologia para esse processo já foi discutida e acordada entre as unidades envolvidas.

Participam desta fase da regularização o Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA), a Divisão de Patrimônio (DIPAT), a Biblioteca Central (BC), a Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Naturais e Exatas (BSCCNE) e o Centro de Processamento de Dados (CPD). O trabalho teve início com um projeto piloto na BSCCNE, escolhida por já ter concluído seu inventário bibliográfico de 2026.

As próximas bibliotecas a passarem pelo processo serão aquelas que também já finalizaram seus inventários: Biblioteca Central (BC), Centro de Tecnologia, Frederico Westphalen, Colégio Politécnico, Palmeira das Missões e Centro de Educação.

A expectativa é que, conforme as demais bibliotecas da UFSM concluam seus inventários, seus acervos também possam ser regularizados. Nesse período, também deverá começar o tombamento dos livros recebidos por doação.

Lizandra Arabidian, gerente da Biblioteca Central, destaca a importância da iniciativa para a gestão patrimonial da UFSM: “A regularização do passivo bibliográfico é uma etapa muito importante para garantir maior controle, transparência e segurança na gestão dos acervos das bibliotecas da UFSM. Além de qualificar a gestão do patrimônio público, essa iniciativa contribui para a integração dos sistemas, para os inventários das bibliotecas e para a adequação às exigências de auditoria e controle institucional.”

A Pró-Reitoria de Administração (PRA) da UFSM divulgou os prazos e procedimentos para o encerramento do exercício orçamentário e financeiro de 2025. O cronograma foi apresentado em reunião promovida pelo Canal de Comunicação do Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA) e pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), com o objetivo de assegurar que todas as unidades gestoras cumpram corretamente as etapas necessárias até o fim do ano.

As orientações completas estão detalhadas nos Memorandos Circulares nº 03/2025 – DEMAPA/DCF e nº 017/2025 – DCF/PRA, além do fluxograma de prazos elaborado para o encerramento.

Principais prazos para contratações

• Licitações (obras/engenharia): envio de solicitações ao DEMAPA (via PROINFRA) até 29/08/2025.

• Dispensa de licitação: envio de solicitações ao DEMAPA (inclusive importações) até 10/09/2025.

• Repasse de recursos ao Almoxarifado Central: até 06/10/2025.

• Pré-empenhos (DCF):

  • Bens de consumo e serviços: até 30/10/2025.

  • Materiais permanentes: até 07/11/2025.
    (Não se aplicam a licitações em andamento com conclusão posterior.)

Encerramento orçamentário e financeiro

• Diárias e passagens:

  • Inserção no SCDP até 28/11/2025.

  • Anulação de saldos não utilizados (via SIE/SCDP) até 28/11/2025.

  • Cancelamento de viagem até 29/12/2025.

  • Prestação de contas:

    • Viagens nacionais: até 5 dias úteis após o retorno.

    • Viagens internacionais: até 30 dias após o retorno.

    • Taxas de inscrição: até 15 dias após o evento.

• Bolsas: liquidação até 12/12/2025.

• Saldos irrisórios: anulação de empenhos sem obrigações futuras até 28/11/2025.

• Restos a Pagar (RAP): inscrição de processados e não processados até 31/12/2025.
  (Não se aplicam a bolsas, diárias, ajuda de custo e suprimentos de fundos.)

• Pagamentos:

  • Fornecedores e bolsas estudantis de dezembro: até 12/12/2025.

• Encerramento do DCF: atendimento externo suspenso nos dias 30 e 31/12/2025.

Prestação de contas: prioridade absoluta

A PRA reforça que a prestação de contas é uma etapa crítica para a conformidade legal e administrativa. O não cumprimento dos prazos pode gerar restrições para as unidades e para os proponentes, além de implicar em descumprimento da legislação vigente.

Canais de atendimento

Para esclarecimentos, o DCF disponibiliza os seguintes contatos:

• Análise e Execução Orçamentária: analise.dcf@ufsm.br

• Diárias, Passagens e Prestação de Contas: diarias.dcf@ufsm.br

• Liquidação, Pagamento e Retenções Tributárias: srp.dcf@ufsm.br

• Previsão, Pagamento e Comprovantes: contab.dcf@gmail.com

• Questões Gerais e Políticas Contábeis: dcf@ufsm.br

Mais informações

• Fluxograma de Prazos – Encerramento do Exercício 2025 (UFSM).

• Procedimentos para o Encerramento do Exercício Financeiro de 2025.

O inventário patrimonial é um procedimento administrativo e contábil obrigatório, devendo ser realizado, ao menos, uma vez por ano em todos os entes da Administração Pública Federal. Este procedimento contribui para melhoria da eficiência e transparência na gestão dos bens móveis da UFSM.

O inventário patrimonial referente ao exercício de 2025 ocorre, concomitantemente, em todas as unidades, até 15 de julho de 2025, e terá por base o inventário geral anterior e as variações patrimoniais ocorridas.

Para maiores informações acesse a página do inventário patrimonial  ou entre em contato com a Divisão de Patrimônio (DIPAT) da UFSM através dos ramais 8322, 8374 e 2347, assim como o e-mail: patrimonio@ufsm.br.

Para realizar o inventário do seu setor clique aqui.

Guia Rápido para Inventário Patrimonial UFSM 2023

Manual do Inventário UFSM

Capacitação Inventário Patrimonial UFSM 1º dia

Capacitação Inventário Patrimonial UFSM 2º dia

A Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) já inventariou mais de 60 mil bens patrimoniais em 45 dias. Esse número, apesar de parecer alto, no entanto, representa apenas 24,10% dos mais 249 mil itens a serem inventariados dos bens constantes no patrimônio da Instituição. Ainda, foram registrados como bens não encontrados 0,14% dos bens da Universidade o que representa 340 bens na situação de “não localizados”, conforme pode ser visto na figura 1.

Levantamento patrimonial

O inventário consiste em procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos físicos de todos os bens patrimoniais móveis existentes. O Inventário da UFSM é uma ação estratégica da gestão patrimonial e é muito importante a colaboração e apoio de todos os gestores e servidores das unidades, principalmente no que consiste em permitir o acesso das equipes de trabalho nos ambientes acadêmicos e administrativos para fazer o levantamento.

Com esta iniciativa é possível verificar a existência e localização dos bens, possibilitando a atualização documental e uma melhor eficiência da gestão patrimonial, além de permitir a confrontação entre os registros do SIAFI e sua posterior adequação, permitindo que os registros estejam constantemente atualizados, e as informações disponíveis aos órgãos fiscalizadores. Ainda, proporciona à Universidade otimizar suas tomadas de decisão no que se refere a gestão de bens permanentes móveis da instituição com mais clareza, segurança e confirmar as responsabilidades pela guarda, zelo e uso dos bens patrimoniais da UFSM.

Como realizar o levantamento patrimonial

O período de realização do inventário da UFSM iniciou no dia 1º de janeiro e segue até 28 de abril de 2023 e pode ser feito por meio do aplicativo “Inventário UFSM” (somente para quem tem aparelhos Android) e pelo Portal Patrimônio. O aplicativo tem a utilização restrita aos chefes das cargas patrimoniais e seus agentes. Já o Portal Patrimônio é liberado para todos. No site do DEMAPA é possível encontrar manual, cronograma, capacitações ministradas sobre o tema e o acompanhamento em tempo real do inventário das unidades da Universidade, conforme pode ser visto na figura 2. Mais informações podem ser dadas por Gabriela Heinz e Beatriz Côrte Real Rodrigues no ramal 8322 e ou e-mail: patrimonio@ufsm.br

Com informações do DEMAPA

Entre os dias 1º de janeiro e 28 de abril de 2023 a UFSM deve realizar a catalogação do inventário patrimonial da Universidade. O levantamento é um dispositivo legal e obrigatório, que  deve ser realizado uma vez ao ano, em todos os entes da Administração Pública Federal. 

O procedimento tem como objetivo a verificação do controle físico e contábil sobre a incorporação, movimentação, responsabilidade, guarda, utilização e destinação de todos os bens móveis pertencentes à Universidade, contribuindo para uma melhor eficiência e transparência na gestão do acervo patrimonial da Instituição. Assim, é possível prezar pela atualização de informações, responsabilização e a identificação de eventuais inconsistências físicas ou documentais, além da prestação de contas aos órgãos de controle. 

De acordo com Gabriela Heinz, da Seção de Registro, Tombamento e Baixa, vinculada ao Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA), os prazos estabelecidos neste ano são devido a obrigatoriedade da UFSM em aderir até 01 de julho de 2023 ao SIADS (Sistema Integrado de Administração de Serviços) do Governo Federal, quando as cargas patrimoniais serão levadas para este sistema. “É importante que a carga patrimonial que vai para o SIADS reflita, de fato, a realidade patrimonial. Por isso é muito importante a realização deste inventário”, explica Gabriela.

Novas funcionalidades

Neste ano, o inventário tem uma novidade, que é a possibilidade de todos os servidores da Instituição participarem do levantamento, diferente dos anos anteriores, quando era restrito aos chefes das unidades e seus agentes patrimoniais.

O inventário pode ser feito por meio do aplicativo “Inventário UFSM” (somente para quem tem aparelhos Android) e pelo Portal Patrimônio. Porém o aplicativo tem a utilização restrita aos chefes das cargas patrimoniais e seus agentes. Já o Portal Patrimônio é liberado para todos.

No site do DEMAPA é possível encontrar manual, cronograma e capacitações ministradas sobre o tema. Mais informações podem ser dadas por Gabriela Heinz e Beatriz Côrte Real Rodrigues no ramal 8322 e ou e-mail: patrimonio@ufsm.br

“Essa iniciativa surgiu a partir de uma demanda observada nas EJs, uma vez que a maior parte das Empresas Juniores tem a experiência do mercado privado e, muitas vezes, carece de conhecimentos e informações sobre a gestão pública, para poder participar de contratos nesse âmbito”, comenta Ana Paula Perlin, Chefe da Subdivisão de Ações Comunitárias da PRE. Esse trabalho integra as ações que a Universidade vêm promovendo para qualificar as suas atividades empreendedoras.

Desde 2019, os esforços em desenvolvimento pela UFSM visam ao trabalho de regularização, de promoção e de articulação das Empresas Juniores na Universidade. “Em 2020, nós conseguimos aprovar uma Resolução Institucional de Regulamentação das EJs, que passaram a ser um dos eixos de atuação da subdivisão. Também foi constituído um Conselho Interno para dar suporte a essas empresas, e iniciamos uma campanha de divulgação para dar visibilidade a essas ações”, lembra Ana Paula. Além dessas atividades, a PRE busca envolver as EJs nos projetos estratégicos da Universidade, como o Projeto Geoparques, o que possibilita verificar, de maneira mais efetiva, as carências e as demandas apresentadas pelas Empresas. O trabalho desenvolvido pela Instituição conta com parceiros externos, como a Federação das Empresas Juniores do Rio Grande do Sul (FEJERS) e o Núcleo de Empresas Juniores de Santa Maria (NEJSM).

Em 2019, a Universidade Federal de Santa Maria ficou em 9.º lugar como a universidade mais empreendedora do Brasil e em 2.º como a do Rio Grande do Sul. Esse resultado possibilitou à Universidade receber recursos para a construção e adaptação de espaços institucionais para ações inovadoras. Neste ano, a expectativa é que a Universidade suba no ranking, a partir das ações que vêm sendo desenvolvidas pela Instituição.

Você pode conhecer as Empresas Juniores da UFSM aqui.

Redação: Wellington Felipe Hack/ PRE

Revisão: Erica Medeiros/ PRE

Agenda 2030 na UFSM

A ação de Extensão apresentada neste texto atende aos seguintes Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS).

Acesse as imagens para saber mais sobre cada um deles.

A ferramenta tem boa usabilidade e irá auxiliar nas atividades administrativas dos setores da UFSM que envolvam contratações diversas. Também servirá para dar mais transparência aos processos de compra e aquisição da Instituição. As informações estão disponíveis à comunidade interna e externa da UFSM.