A Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) iniciou uma nova etapa do processo de regularização patrimonial do acervo bibliográfico institucional. Após o início do tombamento dos livros impressos adquiridos por compra, em 2019, agora começou o trabalho de regularização dos chamados acervos de “passivo patrimonial”, formados por materiais incorporados às bibliotecas antes desse período.

A próxima etapa será o tombamento dos livros recebidos por doação. A metodologia para esse processo já foi discutida e acordada entre as unidades envolvidas.

Participam desta fase da regularização o Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA), a Divisão de Patrimônio (DIPAT), a Biblioteca Central (BC), a Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Naturais e Exatas (BSCCNE) e o Centro de Processamento de Dados (CPD). O trabalho teve início com um projeto piloto na BSCCNE, escolhida por já ter concluído seu inventário bibliográfico de 2026.

As próximas bibliotecas a passarem pelo processo serão aquelas que também já finalizaram seus inventários: Biblioteca Central (BC), Centro de Tecnologia, Frederico Westphalen, Colégio Politécnico, Palmeira das Missões e Centro de Educação.

A expectativa é que, conforme as demais bibliotecas da UFSM concluam seus inventários, seus acervos também possam ser regularizados. Nesse período, também deverá começar o tombamento dos livros recebidos por doação.

Lizandra Arabidian, gerente da Biblioteca Central, destaca a importância da iniciativa para a gestão patrimonial da UFSM: “A regularização do passivo bibliográfico é uma etapa muito importante para garantir maior controle, transparência e segurança na gestão dos acervos das bibliotecas da UFSM. Além de qualificar a gestão do patrimônio público, essa iniciativa contribui para a integração dos sistemas, para os inventários das bibliotecas e para a adequação às exigências de auditoria e controle institucional.”

A UFSM, por meio da Pró-Reitoria de Administração (PRA), em conjunto com o Departamento de Material e Patrimônio (DEMAPA), Divisão de Patrimônio (DIPAT) e auxílio do Centro de Processamento de Dados (CPD), vem modernizando a gestão patrimonial da Universidade.

As melhorias estão focadas no Portal Patrimônio, para facilitar e agilizar o dia a dia de quem trabalha com os bens da universidade. Esse aprimoramento de processos e controles internos objetiva a implementação de procedimentos que contribuam para a transparência da Instituição e em conformidade com a gestão pública.

Principais inovações e serviços disponibilizados

Agora o Portal Patrimônio conta com oito funções, para a melhor gestão de bens por parte dos detentores de cargas patrimoniais. São elas:

• Inventário em andamento:

O Inventário Patrimonial anual foi um dos procedimentos que foram modernizados e remodelados para atender à legislação. O inventário, que é criado e gerenciado em plataforma totalmente digital, é disponibilizado aos chefes detentores de carga patrimonial a cada início de ano, para conferência dos bens. É instituída, então, uma comissão setorial encarregada de acompanhar, fiscalizar e ratificar o inventário daquela unidade gestora de bens públicos, o que gera maior segurança e confiabilidade nas informações prestadas, além do adequado encaminhamento para as situações de bens não localizados.

Nesta funcionalidade, o chefe da unidade pode realizar a conferência dos bens tanto online, quanto no aplicativo do Inventário UFSM, disponibilizado na Play Store, de forma offline. Este aplicativo foi desenvolvido, em conjunto ao CPD, para auxiliar na verificação da situação dos bens via leitor de código de barras, o que trouxe praticidade para esse trabalho. Antes, toda a conferência patrimonial era realizada em listas impressas, manualmente, para depois ser devolvida à Divisão de Patrimônio.

•  Inventários anteriores:

Nesta função é possível verificar o status dos inventários anuais de exercícios anteriores e já finalizados, bem como os inventários parciais de trocas de chefia que tenham sido realizados. 

• Consultar carga:

Esta opção permite ao detentor da carga patrimonial acompanhar, em tempo real, o status de seus bens. Pode verificar o quantitativo total, bem como as especificações de cada item sob sua responsabilidade, ou mesmo de qualquer bem patrimonial da UFSM. Poderá, além disso, pesquisar determinado tipo de bem do qual deseje obter informações, digitando a sua descrição. Permite busca pelo número do registro patrimonial ou pelas informações gerais dos bens, como número de série, marca e modelo.

• Transferências:

Essa funcionalidade tornou mais ágil o processo de transferências de bens entre unidades patrimoniais. Basta que o responsável atual pelo bem determine o destino, escolha o bem ou grupo de bens a serem transferidos e encaminhe para a unidade destino. O responsável desta unidade, por sua vez, acessa sua caixa postal e aceita a transferência, momento no qual a carga patrimonial já será incorporada à unidade aceitante.

• Nota fiscal transporte:

Com essa função, a emissão das notas fiscais de transporte de bens patrimoniais da Universidade se tornou mais ágil. Estas notas são emitidas para remessas de conserto, exposição, uso em home office, entre outros. Essa modernização foi especialmente importante durante este período pandêmico.

Atualmente, o responsável patrimonial acessa, preenche os dados necessários para emissão da nota fiscal e tramita o pedido para a Divisão de Patrimônio, que emite a nota fiscal no site da Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul e encaminha a nota fiscal ao chefe pelo próprio Portal Patrimônio, e por e-mail ao transportador do bem ou a quem fará uso dele fora da UFSM. 

• Agente patrimonial:

É qualquer servidor cadastrado pelo chefe da unidade patrimonial que o auxilie no desempenho das atividades relacionadas a patrimônio. Este agente terá acesso às funcionalidades do Portal Patrimônio e auxiliará na operacionalização do trabalho, cabendo ao chefe o deferimento de seu trabalho, para que surta o efeito como se ele próprio o tivesse realizado. Acessando esta opção no Portal Patrimônio, o chefe pode cadastrar quantos agentes patrimoniais desejar, de forma online e rápida, pelo período que achar conveniente para os trabalhos naquela unidade patrimonial.

• Classificados:

A seção dos Classificados foi pensada para a otimização do aproveitamento dos bens patrimoniais da UFSM e para atender à legislação de desfazimento de bens. Nela podem ser publicados, numa espécie de anúncio para outros detentores de carga patrimonial, bens que não estão sendo utilizados na unidade de origem, e que, portanto, podem ser cedidos a outras unidades. 

Ao publicar o item, o detentor da carga anexa fotos do bem e faz uma descrição do local onde se encontra, bem como outras informações que considerar pertinentes. O chefe que se interessar poderá requisitar o bem para sua unidade, o que gerará um pedido de transferência automático assim que o chefe da unidade de origem concordar com a cedência.  

• Recolhimento:

Busca otimizar os procedimentos de recolhimento de bens ociosos nas unidades para sua futura destinação. O chefe da unidade acessa a funcionalidade, cita os bens que deseja que sejam recolhidos, classifica-os dentre umas das opções permitidas pelo Decreto nº 9.373/2018, que traz o regramento para o desfazimento dos bens públicos. 

Assim, se o bem tiver condições de uso, é obrigatoriamente publicado no “Classificados” da UFSM, onde fica disponível, por um período de 30 dias, para que outras unidades possam requisitar sua posse e uso. Caso não ocorra interesse, o bem é recolhido e armazenado na Divisão de Patrimônio até que haja interesse de alguma unidade ou destinação como doação. 

Se o bem não estiver em condições de uso, é obrigação do responsável patrimonial providenciar laudo técnico, explicando os motivos dessa classificação. O pedido é tramitado para análise da Divisão de Patrimônio, que procederá com o recolhimento mediante agendamento, retirando os bens do local indicado. Após recolhidos, a Divisão de Patrimônio acessa a funcionalidade e aceita a tramitação para a unidade de bens em disponibilidade, retirando-os da carga do gestor atual.

Até o final de 2021, a equipe tem previsão de implementar novos aperfeiçoamentos em termos de gestão patrimonial na Universidade. Para mais informações, consulte o site do Departamento de Material e Patrimônio ou entre em contato com a Divisão de Patrimônio pelo e-mail: patrimonio@ufsm.br. 

Texto: Com informações da Divisão de Patrimônio da UFSM

Revisão: Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor

Em 20 de junho a Divisão de Aquisição da BC iniciou a operação de atribuição de registro patrimonial aos livros comprados para as 13 bibliotecas da UFSM. O processo foi estabelecido após longa discussão com a Divisão de Patrimônio (DIPAT), órgão do DEMAPA, além de pesquisas em outras bibliotecas universitárias federais brasileiras.

Por que isso é importante?

A patrimonialização do acervo garante à Universidade e à sociedade como um todo um maior controle sobre os bens públicos. O patrimônio da instituição foi recentemente objeto de análise pela Auditoria Interna da UFSM e este processo foi desenhado para atender às demandas legais de gestão de patrimônio.

Como é o processo?

Em resumo, após os livros comprados serem entregues pelos fornecedores na Divisão de Aquisição, esta equipe verifica se o lote está de acordo com o solicitado e se não há falhas físicas nos livros, identifica cada exemplar com um número de registro único e prepara a listagem que será usada pela DIPAT, bem como prepara as notas ficais para pagamento. Já a DIPAT, após receber as listas do material preparado pela Divisão de Aquisição, registra todos os dados no sistema de patrimônio da instituição, gera os Termos de Responsabilidade (TRs), entrega as obras nas bibliotecas destinatárias e recolhe a assinatura dos chefes das cargas patrimoniais. Os registros podem ser visualizados no Portal Patrimônio, assim como todos os outros bens da Universidade.

Somente após a entrega das caixas e a assinatura dos TRs pelas chefias das bibliotecas é que os livros comprados podem ser catalogados e disponibilizados para uso pela comunidade acadêmica.

Desde junho deste ano as equipes da Divisão de Aquisição da BC e da DIPAT processaram (o que inclui a recepção, verificação física, tombamento e expedição para a biblioteca destinatária) quase 1500 exemplares: em média, são recebidos cerca 300 exemplares de livros por compra a cada mês, e até a publicação desta notícia, o mês com mais recebimentos foi agosto, com 871 itens processados! Os livros novos, já disponíveis para consulta nas bibliotecas, podem ser localizados através do Portal Biblioteca.

Próximos passos

Em breve os bens recebidos por doação também passarão a ser tombados, além dos exemplares que já estavam no acervo antes de 20 de junho (o chamado "passivo").

A Divisão de Aquisição

A equipe da Divisão de Aquisição da Biblioteca Central é responsável pela compra de todo o material bibliográfico das bibliotecas da UFSM: livros impressos, eletrônicos, bases de dados de normas técnicas e ferramentas de pesquisa como o Serviço de Descoberta.

Toda a comunidade acadêmica pode fazer sugestão de aquisição de obras para as bibliotecas, conforme tutorial em sua página.