A Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), em parceria com o Departamento de Arquivo Geral (DAG), abre inscrições para o curso de capacitação do PEN-SIE, destinado a todos os servidores da Instituição. O curso tem como objetivo capacitar para o uso do Processo Eletrônico Nacional no SIE, otimizando a produção, tramitação e gestão de processos digitais. 

Turma presencial será realizada no dia 15 de outubro, das 9h às 12h, no auditório da PROGEP (prédio 48C, da CQVS). Os instrutores serão os servidores do DAG Débora Flores, Tiago Tagliapietra e Letícia da Silva Machado, e a carga horária será de três horas.

As inscrições vão até 14 de outubro pelo Portal de Capacitação.

Mais informações podem ser obtidas pelo telefone (55) 3220-8063 ou pelo e-mail ned@ufsm.br.

O curso tem como objetivo principal capacitar os participantes a otimizar a produção, tramitação e gestão de processos e documentos eletrônicos na instituição. A iniciativa visa aprimorar o uso da plataforma e adequar os fluxos de trabalho às normativas de gestão arquivística digital.

Duas turmas estão programadas para esta capacitação:

• Turma 2: Dia 30 de setembro, das 9h às 12h, online via Google Meet, com 200 vagas.

• Turma 1: Dia 15 de outubro, das 9h às 12h, no Auditório da PROGEP (Prédio 48C), com 60 vagas.

Ambas as turmas serão ministradas pelos instrutores Débora Flores, Tiago Tagliapietra e Letícia da Silva Machado.

Durante o curso, serão abordados temas como:

• Fundamentos sobre documentos arquivísticos digitais;

• Funcionalidades do sistema PEN-SIE;

• Conversão de processos físicos para eletrônicos;

• Análise de fluxos de processos e cadastro de usuários externos.

Inscrições: Os servidores interessados devem se inscrever através do link oficial no Portal de Capacitação da UFSM: https://portal.ufsm.br/capacitacao/inscricao/inscricoesAbertas.html

A Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), em parceria com o Departamento de Arquivo Geral (DAG), abre inscrições para o curso de capacitação do PEN-SIE, destinado a todos os servidores da Instituição. O curso tem como objetivo capacitar para o uso do Processo Eletrônico Nacional no SIE, otimizando a produção, tramitação e gestão de processos digitais.

Turma EAD do curso será realizada no dia 30 de setembro, das 9h às 12h, pelo Google Meet. As inscrições para esta turma podem ser realizadas desta segunda-feira (15) até 29 de setembro, pelo Portal de Capacitação.

O curso terá como instrutores os servidores do DAG Débora Flores, Tiago Tagliapietra e Letícia da Silva Machado, e a carga horária será de três horas.

Mais informações podem ser obtidas pelo telefone (55) 3220-8063 ou pelo e-mail ned@ufsm.br.

O que é

O Tramita.GOV.BR (anteriormente, Barramento de Serviços do PEN) destina-se à tramitação de processos administrativos eletrônicos e documentos avulsos, em meio eletrônico, entre os diversos Sistemas de Processo Administrativo Eletrônico (SPE) existentes, com incrementos de segurança, integridade, agilidade e redução de custos no serviço público. 
 
A adoção da plataforma se traduz em um significativo impacto em termos de agilidade e capilaridade da Administração Pública,  visto que o Tramita.GOV.BR possibilita a interoperabilidade entre os mais diversos sistemas utilizados pelos órgãos e entidades da Administração Pública. Mais informações em: gov.br/tramita.

Normativo

A base legal da ampla adoção da plataforma é a Portaria nº 9.412, de 26 de outubro de 2022, que institui a plataforma digital de comunicação entre sistemas de processo administrativo eletrônico - Tramita.GOV.BR, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Unidades Receptoras

São, por sua vez, as unidades configuradas para enviar processos por meio do Tramita.GOV.BR.

A unidade receptora da Universidade Federal de Santa Maria é:

Unidades Protocolizadoras

São, por sua vez, as unidades configuradas para enviar processos por meio do Tramita.GOV.BR.

A unidade protocolizadora da Universidade Federal de Santa Maria é:

Para quem precisa comprovar sua suficiência em língua estrangeira, já está disponível no PEN SIE o tipo documental Processo de comprovação de suficiência em língua estrangeira de graduação (125.23). Lembrando que este é um requisito obrigatório aos estudantes de Relações Internacionais, de modo a completarem sua integralização curricular no curso.

Tutorial com o passo a passo do procedimento para abertura do processo eletrônico de comprovação de suficiência em língua estrangeira de graduação.

Saiba quais são as opções de exames disponíveis que são aceitos para comprovar suficiência em língua estrangeira.

Partindo do tipo de vínculo selecionado, o sistema irá apresentar as opções de Tipos Documentais disponíveis.

Com a nova funcionalidade, não será mais necessário os(as) usuários(as) que já perderam seu vínculo com a UFSM fazerem o “Cadastro de Usuários Externos” para poderem interagir processualmente. Além disso, a mudança irá proporcionar a abertura de processos pelo(a) próprio(a) usuário(a) que não está mais ativo(a), não sendo necessário encaminhar a documentação para o Protocolo/UFSM.

As tipologias processuais estão sendo ajustada e adaptadas à nova funcionalidade junto com as unidades responsáveis, e qualquer dúvida pode ser sanada pelos nosso e-mail.

Entre os dias 20 e 22 de junho deste ano, o Centro de Processamento de Dados (CPD) e o Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) estiveram presentes no Workshop de Tecnologia de Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil (WTICIFES). O  workshop foi organizado pela Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) da Universidade Federal do Maranhão (UFMA).

Com temática “TIC como Estratégia de Transformação Digital na Educação” a 15ª edição do  WTICIFES ocorreu em São Luís, Maranhão. Além de abordar assuntos como estratégias de tecnologia da informação e outros temas para debate, o evento integrou ao seu cronograma uma sessão específica para Escritórios de Processos das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Esta sessão se refere à gestão por processos e visa alcançar resultados relevantes e alinhados aos objetivos estratégicos das IFES.

A UFSM esteve presente no evento com oito artigos para apresentação oral, sendo sete na categoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e um na categoria de Escritório de Processos, além de um pôster.

Reconhecimento da TI da UFSM

O reconhecimento da relevância e da importância dos artigos “Integração do SIE/UFSM com o Barramento PEN para Tramitação de Processos Eletrônicos entre Organizações”, dos analistas de TI Everton Agilar, Jáder Schmitt e Marisa Amaral, do CPD, e “Integração de Informações Estudantis para Análise e Previsão da Evasão no Ensino Superior”, do analista de TI Gustavo Kantorski, diretor do CPD, verificou-se no destaque como best papers, resultando na premiação dupla para a UFSM, única instituição presente no evento com este feito.

A analista de TI, Marisa Amaral, representou o grupo de trabalho premiado como Best Paper no WTICIFES. Marisa avalia que o reconhecimento “demonstrou o quanto a TI da UFSM é protagonista em várias áreas e processos no cenário das IFES, comprovando a necessidade de se ter uma unidade de TI cada vez mais fortalecida e estratégica na instituição”.

Para Gustavo Kantorski, diretor do CPD e também premiado no evento, o reconhecimento expressa a competência e a importância da área de TI na instituição. Ainda, afirma que “demonstra que a UFSM está desenvolvendo soluções inovadoras e únicas no contexto das universidades. Soluções que podem ajudar o desenvolvimento institucional em prol da educação.”

Além da apresentação dos trabalhos, o evento proporcionou a interação entre os participantes e a oportunidade de renovação de ideias e experiências, possibilitando compartilhamento de conhecimentos e de novas realidades existentes nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) de todo o Brasil.

Confira os trabalhos apresentados no WTICIFES 2023 pelos servidores da UFSM:

Apresentações orais – categoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)

• “Autenticação na rede WiFi Institucional da UFSM utilizando Login único Gov.Br”, de Bolívar Silva, Fábio Barcelos e Gustavo Kantorski;
• “Avaliação do Processo de Ensino e Aprendizagem pelos Discentes da UFSM”, de  Giana Kroth, Fernando Barbosa, Giuliano Ferreira, Jáder Schmitt e Kelmara Vieira;
• “Integração de Informações Estudantis para Análise e Previsão da Evasão no Ensino Superior”, de Gustavo Kantorski;
• “PDTI da UFSM: Construção de um modelo para acompanhamento da execução”, de Marisa Munaretto Amaral, André Alves e Gustavo Kantorski;
• “PEN-SIE: o funcionamento do processo eletrônico na UFSM”, de Marisa Munaretto Amaral, Débora Flores, Marcos Vinícius Bittencourt de Souza e Rafael Raffaelli;
• “Integração do SIE/UFSM com o Barramento PEN para Tramitação de Processos Eletrônicos entre Organizações”, de Everton Agilar, Jáder Schmitt, Marisa Munaretto Amaral;
• “O Acervo Acadêmico Digital na UFSM”, de Débora Flores, Marcos Vinícius Bittencourt de Souza, Giana Kroth, Daiane Pradebon.

Apresentação oral – categoria de Escritório de Processos

• “Utilizando os conceitos de BPMS na automatização do Processo Eletrônico Nacional no sistema PEN-SIE da UFSM”, de Evandro G. Flores e Débora Flores.

Apresentação de pôster – categoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)

• “Modernização do Processo de Atualização de Sistemas Web do CPD/UFSM: Desafios e Soluções”, de Everton Agilar.

Texto: Assessoria de Comunicação do CPD

Fotos: 15º WTICIFES/Divulgação

Com dois trabalhos premiados, a Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) é a única instituição contemplada duas vezes na edição deste ano do evento no Maranhão

Entre os dias 20 e 22 de junho deste ano, o Centro de Processamento de Dados (CPD) e o Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) estiveram presentes no Workshop de Tecnologia de Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil (WTICIFES). O  workshop foi organizado pela Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) da Universidade Federal do Maranhão (UFMA).

Com temática “TIC como Estratégia de Transformação Digital na Educação” a 15ª edição do  WTICIFES ocorreu em São Luís, Maranhão. Além de abordar assuntos como estratégias de tecnologia da informação e outros temas para debate, o evento integrou ao seu cronograma uma sessão específica para Escritórios de Processos das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Esta sessão se refere à gestão por processos e visa alcançar resultados relevantes e alinhados aos objetivos estratégicos das IFES.

A UFSM esteve presente no evento com oito artigos para apresentação oral, sendo sete na categoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e um na categoria de Escritório de Processos, além de um pôster.

Reconhecimento da TI da UFSM

O reconhecimento da relevância e da importância dos artigos “Integração do SIE/UFSM com o Barramento PEN para Tramitação de Processos Eletrônicos entre Organizações”, dos analistas de TI Everton Agilar, Jáder Schmitt e Marisa Amaral, do CPD, e “Integração de Informações Estudantis para Análise e Previsão da Evasão no Ensino Superior”, do analista de TI Gustavo Kantorski, diretor do CPD, verificou-se no destaque como best papers, resultando na premiação dupla para a UFSM, única instituição presente no evento com este feito.

A analista de TI, Marisa Amaral, representou o grupo de trabalho premiado como Best Paper no WTICIFES. Marisa avalia que o reconhecimento “demonstrou o quanto a TI da UFSM é protagonista em várias áreas e processos no cenário das IFES, comprovando a necessidade de se ter uma unidade de TI cada vez mais fortalecida e estratégica na instituição”.

Para Gustavo Kantorski, diretor do CPD e também premiado no evento, o reconhecimento expressa a competência e a importância da área de TI na instituição. Ainda, afirma que “demonstra que a UFSM está desenvolvendo soluções inovadoras e únicas no contexto das universidades. Soluções que podem ajudar o desenvolvimento institucional em prol da educação.”

Além da apresentação dos trabalhos, o evento proporcionou a interação entre os participantes e a oportunidade de renovação de ideias e experiências, possibilitando compartilhamento de conhecimentos e de novas realidades existentes nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) de todo o Brasil.

Confira os trabalhos apresentados no WTICIFES 2023 pelos servidores da UFSM:

Apresentações orais - categoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)

• “Autenticação na rede WiFi Institucional da UFSM utilizando Login único Gov.Br”, de Bolívar Silva, Fábio Barcelos e Gustavo Kantorski;
• “Avaliação do Processo de Ensino e Aprendizagem pelos Discentes da UFSM”, de  Giana Kroth, Fernando Barbosa, Giuliano Ferreira, Jáder Schmitt e Kelmara Vieira;
• “Integração de Informações Estudantis para Análise e Previsão da Evasão no Ensino Superior”, de Gustavo Kantorski;
• “PDTI da UFSM: Construção de um modelo para acompanhamento da execução”, de Marisa Munaretto Amaral, André Alves e Gustavo Kantorski;
• “PEN-SIE: o funcionamento do processo eletrônico na UFSM”, de Marisa Munaretto Amaral, Débora Flores, Marcos Vinícius Bittencourt de Souza e Rafael Raffaelli;
• “Integração do SIE/UFSM com o Barramento PEN para Tramitação de Processos Eletrônicos entre Organizações”, de Everton Agilar, Jáder Schmitt, Marisa Munaretto Amaral;
• “O Acervo Acadêmico Digital na UFSM”, de Débora Flores, Marcos Vinícius Bittencourt de Souza, Giana Kroth, Daiane Pradebon.

Apresentação oral - categoria de Escritório de Processos

• “Utilizando os conceitos de BPMS na automatização do Processo Eletrônico Nacional no sistema PEN-SIE da UFSM”, de Evandro G. Flores e Débora Flores.

Apresentação de pôster - categoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)

• “Modernização do Processo de Atualização de Sistemas Web do CPD/UFSM: Desafios e Soluções”, de Everton Agilar.

Veja os participantes da UFSM nesta edição do evento, os créditos dos registros são de © 2023 XV WTICIFES:

A Caixa Postal agora conta com a nova funcionalidade de Marcadores. 

Os marcadores são uma espécie de etiqueta que podem ser temporariamente adicionadas aos processos na sua caixa postal para auxiliar na categorização, agrupamento e controle dos mesmos.

Os marcadores possuem algumas características importantes:

• Só funcionam na aba Caixa de Entrada, isto é, para processos que estejam na sua caixa postal.
• São removidos após o trâmite, de modo que cada unidade pode ter seus próprios marcadores, independente das outras unidades. Quando o processo sair da caixa postal (tramitar) os marcadores serão removidos.
• São divididos em duas categorias: Marcadores fixos de sistema e Marcadores pessoais:

Marcadores Fixos do Sistema

Estes marcadores não podem ser alterados, removidos ou incluídos nos processos.

Veja abaixo as características de cada um:

Novo!

Documento recebido e não lido

O processo com este marcador chegou na sua caixa postal, porém ainda não foi aberto e para visualizá-lo deve-se clicar no botão “Abrir”

Produto!

Documento pronto para inclusão no Portal Documentos

Marcador disponibilizado somente para aqueles tipos processuais definidos pelo DAG, cuja função é identificar o documento resultante deste para que seja publicado (mediante capacitação) para amplo acesso no Portal Documentos.

Assinar!

Documento com necessidade de assinatura

Este marcador é apenas uma informação de que o processo pode conter documentos que precisam de assinatura(s). O sistema não valida se você já assinou, então o marcador e a mensagem que aparece ao abrir o processo só serão removidos ao tramitá-lo.

Urgente!

Documento com urgência na tramitação

Processos que receberam pedido de urgência para fins de classificação, registro e distribuição, conforme item 2.1.2.1, da Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

Atrasado!

Documento com prazo de tramitação expirado

O processo com esse marcador possui prazo de análise e tramitação previamente definido por autoridade competente e/ou por definição normativa.

Prioritário!

Documento com tramitação prioritária por motivo legal

Este marcador evidencia a prioridade na tramitação, em qualquer órgão ou instância, conforme artigo 69-A da Lei Nº 9.784/1999. São exemplos de condições para priorização de trâmite, mediante comprovação: pessoa com idade igual ou superior a 60 anos; pessoa portadora de deficiência; e pessoa portadora de doenças graves.

Marcadores Pessoais

• Os marcadores são individuais (pessoais), ou seja, são criados pelo próprio usuário na sua caixa postal.
• O usuário poderá vincular aos processos somente os seus marcadores pessoais.
• Os marcadores aplicados aos processos na sua caixa postal são visíveis a outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade.
• Cada usuário pode gerenciar apenas seus marcadores pessoais.

Como criar um marcador?

Para criar um novo marcador acesse no menu lateral a opção “Marcadores” e clique no ícone em formato de “+”.

Para ajudar na organização dos processos crie marcadores de acordo com as demandas, que podem ser por assuntos mais frequentes (Pagamentos, Afastamentos, Disciplinas, etc.), por Status de andamento (Revisar, Pendente, Aguardando Autorização, etc.), dentre outros que achar necessário. 

Escolha um nome para o Marcador, uma descrição para auxiliar na identificação e cores personalizadas.

Os marcadores que você criou ficarão disponíveis no menu lateral, abaixo dos marcadores de sistema (caso houver) e ao lado de cada marcador consta o quantitativo de processos.

Como incluir/remover um marcador em um processo?

Há duas formas para incluir um marcador no processo. 

Pode-se arrastar e soltar o marcador até o processo desejado ou clicar no ícone em formato de marcador disponível na linha do processo, veja na imagem ao lado. Os marcadores associados aos processos subirão no grid por ordem quantitativa e ficarão em negrito.

Ao clicar no ícone também é possível desmarcar os marcadores desejados. 

Todos os usuários que possuem acesso ao processo na caixa postal irão visualizar todos os marcadores e, mesmo que não sejam seus, poderão também remover este(s) marcador(es).

Outra forma de remover os marcadores de um processo é clicar no ícone em formato de “x” ao lado do marcador.

Para excluir um marcador definitivamente é necessário removê-lo no menu lateral de marcadores, clicando nas opções disponíveis nos três pontinhos ao lado do mesmo.

Como alterar o marcador?

Para alterar nome, cor e descrição de algum marcador acesse no menu lateral, as opções disponíveis clicando nos três pontinhos ao lado do marcador. Podem ser alterados somente os marcadores pessoais.

Como filtrar processo pelo marcador?

Para filtrar os processos que estão associados a um marcador é necessário que estes já tenham sido adicionados ao marcador.

Existem duas formas de filtrar processos:

Os marcadores criados por você sempre ficarão disponíveis na aba lateral da caixa de entrada com uma indicação da quantidade de processos para cada marcador, basta clicar sobre o marcador para filtrar. Na lista aparecerá somente os processos associados ao marcador selecionado.

É possível filtrar processos por marcadores que não sejam seus, ou seja, criados por outros usuários que também possuem acesso ao processo na mesma unidade. Para isso existem duas opções: criar um marcador pessoal com o mesmo ou buscar o marcador desejado através do filtro personalizado da caixa postal disponível na barra superior.

Quando tratar-se de Projeto Global, Contratos ou Projetos Tripartites: 

- O coordenador deverá abrir o processo, seguindo os seguintes passos:

1) Abrir o processo

Tipo: “Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio - FAURGS/FUNDEP/FDMS (004)” 

Descrição: “SOLICITA ADEQUAÇÃO/AJUSTE PROJETO N. XXXXXXXXX CONTRATO/CONVÊNIO/ACORDO N. XXXXXXXX, PROCESSO PRINCIPAL UFSM N. 23081.XXXXXXXXXXX”. 

Interessados: deverão ser incluídos como Interessados do processo o Coordenador e a Fundação.

2) Inserir o documento da Solicitação pertinente;

3) Assinar o documento;

4) Tramitar para análise da Conformidade Legal de Projetos da PRA – Pró-Reitoria de Administração;

- Caso o processo não esteja correto, a PRA devolverá ao coordenador para ajustes;

5) Estando correto, a PRA tramitará para assinatura do Fiscal, e após para o órgão competente para dar andamento ao processo.

Quando tratar-se de Convênio:

Tipo: “Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio - FAURGS/FUNDEP/FDMS (004)” 

Descrição: “SOLICITA ADEQUAÇÃO/AJUSTE PROJETO N. XXXXXXXXX CONTRATO/CONVÊNIO/ACORDO N. XXXXXXXX, PROCESSO PRINCIPAL UFSM N. 23081.XXXXXXXXXXX”. 

Interessados: deverão ser incluídos como Interessados do processo o Coordenador e a Fundação.

2) Inserir o documento da Solicitação pertinente;

3) Assinar o documento;

4) Tramitar para análise da COPROC/PROPLAN;

- Caso o processo não esteja correto, a COPROC devolverá ao coordenador para ajustes.

5) Estando correto, a COPROC tramitará para coleta das demais assinaturas e andamento do processo.

Está disponível na página do PEN-SIE o

Tutorial – Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio – FUNDEP/FAURGS/FDMS

OBS: Para os atos de adequação via FATEC, a Fundação que inicia o processo. Acessar: Atos de adequação e ajuste de Contrato/Acordo de parceria – Fundações de Apoio – PEN (ufsm.br)

Os serviços que serão alterados incluem o atendimento via e-mail, tickets, Whatsapp e também a validação dos cadastros de usuários externos.

O horário de atendimento do DAG e suas unidades serão alterados da seguinte forma:

• nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 12h, não haverá expediente;
• nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 13h, o expediente se encerrará às 11h, horário de Brasília; e
• nos dias em que os jogos da Seleção Brasileira se realizarem às 16h, o expediente se encerrará às 14h, horário de Brasília.

Conforme notícia do publicada pelo CPD, o mesmo realizará atualização dos sistemas de informação para o fim de semana do feriado de 20 de setembro. 

O procedimento tem como objetivo melhorar a estabilidade dos serviços mantidos pelo CPD. A atualização terá início na sexta-feira, dia 16 de setembro de 2022, a partir das 20h e se estenderá pelo fim de semana, com previsão de término até o dia 20 de setembro. Para esta manutenção, todos os sistemas de informação institucionais, mantidos pelo CPD, ficarão inoperantes, incluindo o Sistema PEN-SIE.

Link noticia CPD

 1. Acessar o Portal de Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a mesma senha utilizada nos demais portais institucionais.

 2. Na barra superior, selecionar o botão ‘Novo’, ‘Processo’:

3. No campo ‘Vínculo’, selecionar o vínculo atual em que será solicitado o recurso de ingresso e reingresso (Ver tutorial para cadastro de usuário externo, se este for o caso).

3.1 No campo ‘Tipo Documental’, pesquisar e selecionar por ‘Processo de recurso de seleção de ingresso e reingresso na graduação (125.12)’. O campo ‘procedência’ será preenchido automaticamente.

3.2 Nos campos ‘Interessado(s)’ e ‘Autor(es)’, selecionar ‘Estudante’ ou ‘Outro’ (no caso de ser usuário(a) externo(a)), e preencher com a matrícula ou nome do(a) interessado(a) no recurso. No campo ‘Descrição’, indicar o número do Edital de ingresso e reingresso ao qual o recurso está sendo solicitado.

Clique em ‘Salvar’ para finalizar a primeira etapa do processo.

4. Após salvar, é gerado um Número Único de Protocolo – NUP, anote o número para acompanhar a tramitação de seu processo através da consulta processos, no Portal Documentos, ou no menu ‘Meus documentos > interessado’.

5. Na tela ‘Inserir documentos’, no campo ‘Documentos por passo de trâmite’, selecione a opção:  ‘Encaminhar recurso’.

6. Os documentos obrigatórios ao processo aparecerão em vermelho, e não é possível avançar sem que estes estejam incluídos. Para adicionar os documentos obrigatórios, você deve clicar no ícone ‘+Inserir’ e selecionar ‘Usar modelo’.

7. Nesta opção, será habilitado um modelo pré-definido do ‘Formulário de recurso de seleção de ingresso e reingresso na graduação’ diretamente no sistema.

7.1 Na redação do documento modelo, no item ‘Identificação do candidato’, o campo ‘Nome do candidato’ será preenchido automaticamente. Preencha com os demais dados pessoais solicitados.

 7.2 No item ‘Modalidade de ingresso selecionada no ato da inscrição’, selecione a modalidade de ingresso escolhida para seleção no processo de ingresso e reingresso.

 7.3 No item ‘Identificação do recurso’, selecione o tipo de recurso solicitado nesta etapa de seleção no processo de ingresso e reingresso.

7.4 No item ‘Justificativa fundamentada do pedido de recurso’, o nome do(a) interessado(a) virá preenchido automaticamente, enquanto o ‘número e ano’ do edital deverá ser preenchido manualmente.

 7.5 Abaixo do documento, no item ‘Situação do documento’, selecione a opção ‘Incluir modelo como documento’. No item ‘Assinar?’, selecione ‘Sim’.

7.6 Em ‘Dados da assinatura’, selecione seu ‘Vínculo’ e preencha o campo ‘Confirme sua senha’. Após esta etapa, clique em ‘Salvar’.

 7.7 Caso apareça ‘Assinatura não disponível’, significa que o(a) usuário(a) ainda não cadastrou sua assinatura eletrônica (Acesse o tutorial AQUI).

8. Para incluir outros documentos no recurso, clique no botão ‘Inserir’ e em ‘Upload de documento’ no ‘Tipo de documento’ desejado.

 Atenção!

Se o documento que você necessita incluir não está na lista de documentos, inclua no tipo de documento:

‘063.2 Documento anexo de processo’.

 8.2 Abrirá uma janela com informações sobre o documento a ser inserido. O tipo documental virá preenchido com o nome do documento correto que deverá ser inserido.

8.3 No campo ‘Arquivo’, escolher o arquivo que será incluído;

8.4 Na opção ‘O documento inserido foi’, selecionar ‘Gerado eletronicamente’.

8.5 Na opção ‘Assinar documento’, selecionar ‘Não’.

8.6 Na opção ‘Tipo de conferência’, selecionar ‘Sem autenticação’. Ao final, clique no botão ‘Adicionar’ para finalizar essa etapa.

 9. Os documentos que foram incluídos ao processo ficarão destacados em verde. Após a inclusão dos documentos necessários, clique em ‘Salvar’. Ao salvar os documentos, os mesmos não poderão ser removidos.

 10. Após clicar em salvar, abrirá uma janela de ‘Confirmação’. Digite novamente a senha usada nos Portais da UFSM e clique em ‘OK’.

 11. Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será direcionado para a tela de tramitação do processo. Caso seja necessário incluir outros documentos, clique no botão ‘Ações’ e em  seguida ‘Inserir documentos’. Repita os mesmos passos exemplificados nas etapas do item 8.

 12. Após finalizar e conferir, clique em ‘Tramitar’. A solicitação de recurso apenas é finalizada com o trâmite do processo.

 13. Ao clicar em ‘Tramitar’, uma nova página abrirá. Ao selecionar o passo ‘encaminhar recurso’, o campo ‘Destino’ será preenchido automaticamente com a unidade responsável pela análise do recurso.

 15. Após a tramitação, aparecerá a tela final com a mensagem ‘Documento tramitado com sucesso!’ e com a visualização do processo.

 Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.

1 - Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.

2 - Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3 - No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de comprovação de auxílio estudantil’ e, após, clicar em “Salvar”.

4 - Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1 - Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5 - Na tela ‘Inserir documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar”, que aparece à frente do documento e realizar o upload de um arquivo em formato pdf. Os documentos que pertencem ao mesmo grupo (exemplo: abertura) são
variações do documento, o aluno deve enviar apenas o do seu respectivo nível de ensino/categoria. Ao enviar um deles, os outros mudam de cor.

6 - Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e clicar em “Adicionar”:

6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o
limite de 25MB;
6.4 O documento inserido foi:
● Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
● Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
6.5 Tipo de conferência:
● Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
● Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
● Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
● Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
6.7 Assinar documento:
● Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
● Marcar Não, se não é necessária a assinatura;
● Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).
6.8 - Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:

7 - Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de
documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.
➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde

7.1 - Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.

8 - Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”.
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo:

9 - Na tela seguinte, selecione o campo ‘Próximo passo’:
➧ Encaminha prestação de contas para análise da Seção de Bolsas;
➧ O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
➧ Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’. ATENÇÃO! O envio da comprovação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE, à Seção de Bolsas

10 - O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.
11 - Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.

Versão 1.5 (Revisado em 09/03/2022)

Está disponível no PEN-SIE a solicitação, a qualquer tempo, da inclusão de seu nome social em documentos oficiais e nos registros dos sistemas de informação, de cadastros, de programas, de serviços, de fichas, de formulários e congêneres da Universidade Federal de Santa Maria, conforme Decreto nº 8.727/2016.

A abertura do 'Processo de inclusão de nome social' deve ser iniciada pelo próprio estudante ou servidor interessado.

• Dúvidas em relação ao Sistema PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
• Dúvidas se for Estudante de Graduação, entrar em contato com a Coordenadoria de Oferta e Relacionamento (COFRE/PROGRAD) no e-mail cofre.prograd@ufsm.br. ⇒ Página do Serviço PROGRAD
• Dúvidas se for Estudante de Pós-Graduação, entrar em contato com o Núcleo de Controle Acadêmico de Pós-Graduação (NCAPG/PRPGP) no e-mail academico.prpgp@ufsm.br. ⇒ Página do Serviço PRPGP
• Dúvidas se for Estudante de Ensino Técnico, entrar em contato com a Coordenadoria de Educação Básica, Técnica e Tecnológica (CBTT) no e-mail cebtt@ufsm.br.
• Dúvidas se for Servidor (TAE ou Docente), entrar em contato com o Núcleo de Cadastro (NUCAD/PROGEP) no e-mail cadastro@ufsm.br. ⇒ Página do Serviço NUCAD/PROGEP
• Mais informações também estão disponíveis na página do Observatório de Direitos Humanos na UFSM no link Nome Social para pessoas Transgênero – Observatório de Direitos Humanos (ufsm.br)

1. Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a mesma senha utilizada nos demais portais institucionais.

2. Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:

3. No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de inclusão do nome social’, preencha os campos conforme imagem abaixo e, após, clicar em “Salvar”.

4. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo - NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.

4.1. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.

5. Para adicionar documentos no processo, selecionar a opção “Solicita registro de nome social”.

6. Na tela ‘Documentos’ já aparece em vermelho quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Inserir”.

• Na opção "Usar modelo" você poderá preencher um modelo pré-definido diretamente no sistema.  Caso já tenha um documento pronto, é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (veja tutorial em Como fazer upload de documentos no PEN-SIE - UFSM). 

7. Na redação do documento modelo, alguns campos serão preenchidos automaticamente, por exemplo, nome, matrícula do usuário que tiver sido vinculado corretamente como interessado do processo. Já os campos com a marcação ‘__________‘ e opções para ‘Marcar‘ deverão ser redigidos pelo usuário, antes de salvar.

8. Após finalizar a redação do modelo, selecionar a opção “Gerar documento assinado“. Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura eletrônica (veja o tutorial AQUI). Para assinar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em “Salvar”.

9. Os documentos que já foram incluídos ficarão com marcação verde. Após a inclusão dos documentos necessários, clicar em ‘Salvar’.

10. Depois de salvar e assinar os documentos necessários, você será redirecionado diretamente para a tela de tramitação do processo.

⇒ Caso seja necessário visualizar, editar o processo, assinar ou incluir novos documentos, basta clicar no botão ‘Voltar’.

⇒ O campo Destino será preenchido automaticamente com a unidade responsável pela análise do pedido.

⇒ Se tudo estiver correto, clique em ‘Tramitar’.

As orientações acerca dos procedimentos podem ser consultadas na página da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa – PRPG, no ícone Ato de entrega de MDT – PEN-SIE.

Foram apresentadas as funcionalidades de abertura, trâmite, inclusão de documentos e assinaturas para usuários externos, com foco nos processos de Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo de parceria e Prestação de Contas.

A reunião tratou de orientações acerca do Edital de Ingresso e Reingresso na UFSM para o segundo semestre.

Foram repassadas as principais instruções sobre o cadastro dos candidatos para interação documental via PEN-SIE, e também sobre as funcionalidades gerais do sistema.

Mais informações em: https://www.ufsm.br/pro-reitorias/prograd/ingresse-na-ufsm/edital-de-ingresso-reingresso/

Durante a reunião, foi apresentado o sistema PEN-SIE e suas funcionalidades à empresa.

Com o uso do PEN para estes processos, espera-se a otimização do tempo entre o pedido da tradução e a entrega do serviço para o solicitante. Além da agilidade, a nova forma de encaminhamento irá possibilitar melhor gestão das solicitações do serviço e seus pagamentos.

Para conferir o fluxo completo, acesse: Portal de Processos UFSM.

Ato de entrega de dissertação/tese (134.334)

Acesse o tutorial na íntegra aqui.

Fonte: Página do Processo Eletrônico Nacional (PEN) – UFSM