Para descomplicar processos, tirar dúvidas recorrentes e dar mais transparência à gestão de materiais, o Almoxarifado Central da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) disponibilizou uma seção de Perguntas Frequentes (FAQ) em seu site oficial. A iniciativa busca centralizar as orientações mais buscadas por servidores, alunos e setores administrativos em um único local de fácil acesso.

O novo canal reúne respostas objetivas sobre fluxos de solicitação de materiais, procedimentos para troca ou devolução, consulta de estoque em tempo real e cadastramento de requisições. Com a novidade, a comunidade acadêmica ganha autonomia para resolver dúvidas operacionais rapidamente, sem a necessidade de abertura de chamados ou atendimento presencial para questões rotineiras.

Para conferir o repositório completo e otimizar suas solicitações, acesse o site do DEMAPA.

Com o objetivo de viabilizar a execução das contratações no exercício orçamentário de 2026, considerando os prazos estabelecidos pelo Ministério da Educação/SPO para o encerramento do exercício, O Demapa juntamente com o DCF estabeleu as datas limites para envio de solicitações de licitações ao DEMAPA, registro de pré-empenho no DCF.

Veja aqui o memorando na íntegra

Considerando a redução do tempo disponível para a instrução e a realização dos procedimentos
licitatórios no exercício de 2026, torna-se necessária a revisão dos prazos anteriormente estabelecidos
para o planejamento das contratações realizadas por meio do Sistema de Registro de Preços.

Ressalta-se que, em razão do período remanescente pós greve até o encerramento do exercício,
não haverá tempo hábil para que o DEMAPA promova a instrução e a conclusão de todos os processos
licitatórios previstos para 2026. Assim, torna-se imprescindível a priorização das demandas e o rigoroso
cumprimento dos prazos abaixo estabelecidos, a fim de viabilizar a realização do maior número possível
de licitações.

Memorando Circular 03/2026

Dessa forma, ficam definidos osnovos prazos para encaminhamento das solicitações de
licitação ao DEMAPA, por meio do SIE.

A Divisão de Patrimônio (DIPAT/DEMAPA/PRA) comunica que, em conformidade com o Ajuste SINIEF no 22/2025, a partir de 06/04/2026, algumas transportadoras e também as agências dos Correios estão
exigindo a emissão de Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e) para a retirada de equipamentos da UFSM e envio de encomendas. E, neste sentido, a Declaração de Transporte atualmente emitida junto
ao Portal Patrimônio em alguns casos não tem sido mais aceita.

Ciente dessa obrigatoriedade a Pró - Reitoria de Administração – PRA, assim como suas unidades competentes: Departamento de Material e Patrimônio – DEMAPA, Departamento de contabilidade e Finanças – DCF, Departamento de Arquivo Geral – DAG e Divisão de Patrimônio – DIPAT/UFSM com o auxílio do Centro de Processamento de Dados – CPD estão trabalhando em conjunto para o desenvolvimento de uma plataforma integrada junto a Secretária da Fazenda – SEFAZ para o mais breve possível ter um sistema que atenda a necessidade dos usuários da UFSM quando da retirada de equipamentos da instituição.

Ficamos à disposição dos senhores para maiores orientações pelos ramais 8374, 8322 e pelo e-mail: patrimonio@ufsm.br

Informamos que o Sistema Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC do Governo Federal encontra-se disponível para o lançamento do Documento de Formalização da Demanda - DFD, para o ano de 2027.

De acordo com o Decreto 10.947/2022 que instituiu o PGC, o prazo para lançamento dos DFD é até 01 de abril de 2026.

As orientações e informações, bem como os objetos que devem ser informados pelas unidades demandantes no sistema PGC estão disponíveis no link abaixo e na página do DEMAPA.

https://www.ufsm.br/app/uploads/sites/352/2025/01/Orientacoes-PGC.pdf

O DEMAPA/PRA/UFSM emitiu o  Memorando Circular 01/2026 com orientações e cronogramas para o planejamento das contratações, espécie Registro de Preços para o ano de 2026.

DEMAPA e DCF emitem o Memorando Circular 03/2025, com a definição dos prazos finais para execução orçamentária de 2025, que contém orientações e data limite para envio de: Solicitação de licitação e Dispensa de licitação ao DEMAPA, repasse de recursos ao Almoxarifado Central e registro de pré-empenho junto ao DCF.

Comunicamos, que o DEMAPA e DCF definiram em conjunto com as equipes dos setores orçamentários e financeiros em reunião prazos para as contratações e empenhos, espécie de registro de preços.

Assim, encaminhamos o memorando circular 02/2025- DEMAPA/DCF para conhecimento e atendimento aos prazos estabelecidos para melhor planejamento e bom andamento das contratações em todas suas etapas.

O DEMAPA disponibilizou um canal permanente para o ano de 2025 com encontros semanais sobre contratações (licitações, contratos, registros de preços, contratações diretas) com objetivo de orientar e sanar dúvidas das unidades requisitantes sobre o assunto.

 Os encontros ocorrem todas as terças-feiras às 10 horas via plataforma Googlemeet, segue o link: 

meet.google.com/dqo-fmpd-cfo.

Comunicamos que o até o dia 01 de abril de 2025 o sistema do Governo Federal - Planejamento e Gerenciamento das Contratações - PGC - ano 2026 está disponível para o lançamento da previsão das contratações do Documento da Formalização da Demanda - DFD no sistema.

Estas informações no PGC são obrigatórias, conforme Decreto 10.947/2022.

No período de 15 de setembro a 15 de novembro de 2025, o planejamento poderá ser revisado e alterado, por meio de inclusão, exclusão e redimensionamento de itens.

As orientações sobre o acesso e o lançamento do DFD encontram-se na site do DEMAPA na página de orientações.

Orientações sobre o PGC

Qualquer dúvida ficamos à disposição pelo ramal 8670 e e-mail: demapa@ufsm.br.

A Divisão de Almoxarifado Central informa que a partir de 01 de dezembro/2024, estará fechado para balanço anual e prestação de contas para a Comissão inventariante da UFSM, a retornando em 06 de janeito de 2025, com as solicitações e processamento de materiais;

Todas as solicitações feitas até a data de 29/11/2024 serão processadas e distribuídas, as solicitações de água mineral neste período deverão ser encaminhadas via memorando enviadas por malote ou e-mail: recepcao.almox@gmail.com, encaminhadas ao setor de expedição do Almoxarifado Central.

Data limite para registro de pré-empenhos junto ao DCF: impreterivelmente até o dia 25 de outubro de 2024 para bens de consumo, prestação de serviços e materiais permanentes.
Este prazo não se aplica para as licitações que se encontram em andamento, com previsão de conclusão do certame posterior a esta data.
Os demais prazos permanecem inalterados.

Memorando na íntegra

DEMAPA e DCF emitem o Memorando Circular 05/2024, com a definição dos prazos finais para execução orçamentária de 2024, que contém orientações e data limite para envio de: Solicitação de licitação e Dispensa de licitação ao DEMAPA, repasse de recursos ao Almoxarifado Central e registro de pré-empenho junto ao DCF.

Acesse aqui o memoranto na integra

O DEMAPA/PRA/UFSM, por meio do Memorando Circular nº 04/2024, disponibilizou o NOVO planejamento de compras (Registro de Preços) aos centros e unidades estabelecendo NOVOS prazos para o envio das solicitações de licitações via SIE para o ano de 2024.

O Memorando contém informações, cronogramas , classificação por grupos e contato para dúvidas.

Solicitamos o envolvimento de todos os responsáveis para que haja ampla divulgação deste memorando no âmbito das Unidades/Subunidades subordinadas e o adequado levantamento de todas as necessidades de materiais, equipamentos e serviços

Acesse a nossa página de orientações e acesse os vídeos, encontros on-line, tutoriais, memorandos e outros instruções sobre as licitações/UFSM.

O DEMAPA, por meio do Memorando circular 003/2024, informa que os prazos para o encaminhamento das solicitações de licitações (registro de preços) estão suspensos, em virtude da greve dos servidores Tecnicos Administrativos em Educação da UFSM.

Solicitamos o envolvimento de todos os responsáveis para que haja ampla divulgação deste memorando no âmbito das Unidades/Subunidades subordinadas.

Considerando o grande volume de solicitações e de materiais inservíveis a serem recolhidos das unidades administrativas da UFSM, assim como o grande volume de entrega das aquisições realizadas pela instituição a Divisão de Patrimônio informa que tem procurado atender a todas as demandas o mais breve possível e com a devida prioridade que todas as solicitações tem.

Assim, contamos com a compreensão das unidades e nos colocamos à disposição para auxiliá-los nos ramais 2347; 8374 e e-mail: patrimonio@ufsm.br

O DEMAPA emitiu, por meio do Memorando Circular 02/2024, as novidades e inovações trazidas pela Nova Lei de Licitações – Lei 14.133/2021, após a extinção da Lei 8.666/93 em dezembro de 2023.

No dia 22/01/2024, às 9 horas será realizado um encontro para os interessados sanarem suas dúvidas.

O endereço do encontro é meet.google.com/zru-irym-yut

O DEMAPA/PRA/UFSM, por meio do Memorando Circular nº 01/2024, disponibilizou o planejamento de compras (Registro de Preços) aos centros e unidades estabelecendo prazos para o envio das solicitações de licitações via SIE para o ano de 2024.

O Memorando contém informações, cronogramas , classificação por grupos e contato para dúvidas.

Solicitamos o envolvimento de todos os responsáveis para que haja ampla divulgação deste memorando no âmbito das Unidades/Subunidades subordinadas e o adequado levantamento de todas as necessidades de materiais, equipamentos e serviços

Acesse a nossa página de orientações e acesse os vídeos, encontros on-line, tutoriais, memorandos e outros instruções sobre as licitações/UFSM.

DEMAPA e DCF emitem o Memorando Circular 04/2023, com a definição dos prazos finais para execução orçamentária de 2023, que contém orientações e data limite para envio de: Solicitação de licitação e Dispensa de licitação ao DEMAPA, repasse de recursos ao Almoxarifado Central e registro de pré-empenho junto ao DCF.

Leia o memorando na íntegra

O DEMAPA emitiu o memorando circular 003/2023, que orienta sobre a emissão e assinatura de ATESTADOS DE CAPACIDADE TÉCNICA a fornecedores no âmbito da UFSM.

Solicitamos o envolvimento de todos para a ampla divulgação do memorando no âmbito de sua unidade/subunidade.

Memorando Circular 003/2023

Qualquer dúvida favor entrar em contato no ramal 8303 Direção do DEMAPA.

Tendo em vista que a nova Lei de Licitações 14.133/2021 já está em vigor e em um período de transição da Lei 8.666/93.

O DEMAPA realizou no dia 07 de julho de 2023, o primeiro pregão eletrônico na nova legislação  pela plataforma do Governo Federal -  Portal Nacional de Contratações - PNCP. 

Equipe de Pregoeiros