As informações relativas a esse tutorial ou processo deverão ser encaminhados formalmente ao ngo.cs@ufsm.br.
Os documentos necessários estão disponíveis para download ou visualização no final da página.
Passo a Passo Simplificado: Para os servidores já habituados a empenhar.
1) Faça o download do formulário “Solicitação de Empenho – NGO/CS” ao final desta página.
2) Preencha o formulário com os dados:
a) do setor interessado – servidor(es) destinatário(s) dos itens/serviços;
b) do registro de preços (RP) – número, extrato, sequência, valor unitário e quantidade; e
c) do recurso a ser utilizado – o solicitante interessado deverá informar ao NGO.
Observações:
Optar pelos extratos pertencentes ao campus de Cachoeira do Sul. Caso não seja possível, verificar como proceder no título Informações Complementares mais abaixo.
Caso seja necessário consultar os dados do registro de preço, o formulário contém o link que redirecionará para a página do DEMAPA.
3) Envie o formulário “Solicitação de Empenho – NGO/CS” devidamente preenchido à chefia da área interessada para análise. Após a aprovação da solicitação, a chefia encaminhará o e-mail ao NGO, manifestando expressamente sua concordância com a solicitação.
4) Após o recebimento do item empenhado, verifique sua caixa postal no PEN para realizar a assinatura eletrônica da nota fiscal, certificando os materiais especificados nos documentos fiscais foram recebidos integralmente.
Informações adicionais:
PESQUISA DE RP:
Acessar página “Registros de Preços Vigentes”, https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/demapa/registro-de-precos, no site do DEMAPA.
O sistema exige que seja selecionada uma das opções do filtro “Buscar registro de”.
Para os demais filtros, existe a possibilidade de pesquisar pela descrição e/ou fornecedor e/ou número do RP.
REGISTRO DE PREÇO:
Registro de Preço é resultado de um processo licitatório: Planejamento de compras – PGC > Solicitação de Licitação > Pregão Eletrônico Compra.
O detentor do RP é o servidor responsável por todos os trâmites deste processo. Ele define o quantitativo disponível de unidades do item do RP de acordo com sua necessidade.
Número do RP, extrato e sequência formam o código individual de identificação de cada material.
Extrato identifica o detentor do RP.
Solicitantes do Campus de Cachoeira devem priorizar a escolha dos extratos “Cachoeira do Sul (31.00.00.00.0.0)”, “Central de Aquisições (01.18.00.00.0.1)” e “Material Licitado Não Estocado (01.18.03.03.0.0)”.
Caso não seja possível, é necessário realizar a solicitação de transferência de RP.
SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE REGISTRO DE PREÇO – Cedência
O solicitante interessado deverá entrar em contato, por e-mail, com a unidade detentora do respectivo extrato, incluindo ngo.cs@ufsm.br em cópia, para solicitar a cedência do quantitativo necessário.
Diante da aprovação do pedido de cedência do detentor do RP, o NGO solicitará formalmente a Central de Aquisições, setor responsável pela efetivação e controle, a transferência.
Após a confirmação da Central, o NGO comunicará ao solicitante interessado que o item está disponível para a próxima etapa, a solicitação de empenho.
SOLICITAÇÃO DE EMPENHO
Após o envio da solicitação de empenho ao NGO, o setor realizará as adequações orçamentárias necessárias para a emissão do empenho.
A confirmação da execução da demanda será dada em resposta ao e-mail da solicitação inicial do interessado, com o encaminhamento da nota de empenho SIE.
Aproximadamente 7 dias após a emissão do empenho SIE, o fornecedor é notificado da obrigação contratual.
NGO encaminhará o email de notificação ao solicitante interessado para ciência.
A partir da notificação contratual inicia-se o prazo legal de 30 dias para a entrega.
A pedido do fornecedor, o prazo de entrega poderá ser prorrogado, mediante aceite do solicitante interessado, com a intermediação do NGO.
Diante de descumprimento contratual e/ou omissão por parte do fornecedor, poderão ser aplicadas sanções administrativas e judiciais, podendo resultar na anulação do empenho após a conclusão do processo administrativo.
O saldo resultante dessa anulação poderá tornar-se indisponível para reutilização.
RECEBIMENTO/ENTREGA
É recomendado ao solicitante verificar previamente junto ao fornecedor a possibilidade de entrega em Cachoeira do Sul.
Caso isso não seja possível, poderá ser realizada a retirada do material no local originalmente previsto no pregão ou no registro de preços (RP), desde que haja verificação prévia junto ao NIMP da disponibilidade do transporte e/ou dos custos envolvidos.
Após o recebimento do material ou serviço no Campus de Cachoeira do Sul, o NIMP notificará o solicitante interessado para realizar a retirada do material no prédio do Almoxarifado/CS ou receber os serviços sob demanda e demais procedimentos de sua alçada.
CERTIFICAÇÃO
Verificar a conformidade do item recebido com o memorial descritivo do RP e, se necessário, consultar os setores habilitados para auxiliar na avaliação técnica da execução dos serviços, conforme suas especificidades, a exemplo de informática, elétrica e manutenção.
A certificação é de inteira responsabilidade do solicitante interessado.
Atentar-se ao despacho, que informará a unidade de destino da tramitação do processo (NGO, NIMP ou DIVALMOX)
Após a finalização do preocesso, o NGO estará autorizado a baixar o saldo do empenho SIAFI, que ficará com o status “executado”.
Elaborado por:
Tiéli Nunes Minussi
Magno Brito Garcia
Leonardo Bortolotti Santos