ORIENTAÇÕES PARA SOLICITAÇÃO DE AUXÍLIOS PARA EVENTOS

Este tutorial abrange os procedimentos relativos a Pagamento Taxa de Inscrição, Restituição de Taxa de Inscrição, e Auxílios Eventuais para Discentes.
Os documentos necessários estão disponíveis para download ou visualização no final da página.

PAGAMENTO DE TAXA DE INSCRIÇÃO
Previamente à ocorrência do evento

OBSERVAÇÕES:

O solicitante da taxa de inscrição será o responsável pela abertura do processo.
O processo deverá ser aberto antes da ocorrência do evento.
A nota fiscal ou o recibo deverá ser em nome da UFSM e no texto o nome do solicitante da taxa de inscrição. Caso o comprovante já tenha sido emitido, isso não impedirá a solicitação. Apenas orientamos que em outra oportunidade seja seguida a recomendação.
Se o valor for menor que o comprovante de pagamento, deverá ser justificado no despacho da chefia/orientador o porque do não pagamento do valor integral ou email anexado ao processo no tipo documental “261.1 Autorização Institucional”.

Servidor Público:
1) Crie o processo eletrônico pelo PEN, no Portal Documentos, indicando um dos seguintes tipos documentais, a depender do caso:
– Processo de pagamento de taxa de inscrição para servidor no país;
– Processo de pagamento de taxa de inscrição para servidor no exterior;

2) Anexe os documentos/formulários obrigatórios no processo, que podem ser os modelos do próprio PEN, ou obtidos ao final desta página.
– Requerimento de pagamento de taxa de inscrição assinado;
– Folder do evento com o valor da taxa de inscrição, local e datas;
– Comprovante de pagamento (não é obrigatório nesta etapa).

3) Tramite o processo para assinatura da chefia imediata. Após o deferimento, ela tramitará para o Núcleo de Gestão Orçamentária (31.08.02.00.00) para emissão do pré-empenho SIE e demais providências orçamentárias.

4) O processo, após a liquidação e pagamento do empenho, será encaminhado à Conformidade de Gestão, que o remeterá ao solicitante da taxa de inscrição para anexar a comprovação de participação no evento:
– Certificado de participação no evento/apresentação de trabalho;
– Nota fiscal ou recibo emitido pela organizadora;
– Comprovante de pagamento, caso não tenha sido anexado na etapa inicial.
Para finalizar o processo, o solicitante da taxa de inscrição tramitará o processo à Seção de Contabilidade – SCONT (01.12.01.02.2.0), em até 45 dias após a realização do evento.

Discente:
1) Crie o processo eletrônico pelo PEN, no Portal Documentos, com o tipo documental “Processo de pagamento de taxa de inscrição de estudante”.

2) Anexe ao processo os seguintes documentos/formulários obrigatórios, utilizando os modelos disponíveis no próprio PEN ou acessando-os ao final da página.
– Requerimento de pagamento de taxa de inscrição;
– Folder do evento com nome do evento, valor da taxa de inscrição, local e data da realização;
– Comprovante de pagamento (não é obrigatório nesta etapa);
– Formulário de Desconto em Folha preenchido e salvo em PDF (https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/dcf/servicos/formulario-de-autorizacao-desconto-em-folha).

3) Tramite o processo ao(à) professor(a) orientador(a) ou, na ausência deste(a), ao(à) Coordenador(a) do Curso para que realize a assinatura eletrônica do formulário e registre sua manifestação de “De acordo” no despacho. Deferido, ele tramitará o processo para o Núcleo de Gestão Orçamentária (31.08.02) para emissão do pré-empenho SIE e demais providências orçamentárias.

RESTITUIÇÃO DE TAXA DE INSCRIÇÃO
Posteriormente à ocorrência do evento

Somente para eventos que já ocorreram com justificativa da chefia imediata por não ter aberto o processo de taxa de inscrição em tempo hábil.

SOLICITAÇÃO DE AUXÍLIOS EVENTUAIS PARA DISCENTES

Conforme a RESOLUÇÃO UFSM Nº 176, DE 03 DE OUTUBRO DE 2024 , os auxílios eventuais serão destinados a viabilizar a participação dos(as) estudantes em eventos regionais, nacionais e internacionais, não superiores a 1 (um) mês, desde que comprovado previamente o aceite de apresentação de trabalho ou convite para participar de atividades, bem como convite ou comprovação de participação em eventos por meio de equipes, grupos de estudos e organização de eventos.
Independente da forma de recebimento, haverá a necessidade de prestação de contas das despesas executadas, por meio de apresentação de notas fiscais, cupons de passagens (aéreas ou rodoviárias); ou ainda através de certificados ou relatórios de atividades concisos elaborados pela respectiva coordenação/orientador/curso, sendo que a não entrega desta prestação implicará ação administrativa interna e a devolução dos valores concedidos.
É vedado o pagamento de auxílios financeiros e assemelhados a pessoas físicas que possuam grau parentesco consanguíneo ou afim, em linha reta; ou na linha colateral até o 3° (terceiro) grau, com relação ao(a) coordenador(a) do projeto ou da ação, os órgãos colegiados relacionados ou ainda, a chefia com poder de decisão na unidade gestora interna que for pagadora do auxílio financeiro.

Orientador / Servidor responsável pela bolsa
Para solicitação de auxílio eventual ao discente, encaminhar os seguintes documentos ao NGO via PEN ou ao e-mail ngo.cs@ufsm.br:

– Fomulário de Solicitação de Auxílios Eventuais, contendo o Termo de Compromisso;

– Cópia do programa ou folder do evento, contendo o nome, o local e o período de realização ou, quando já disponível, o certificado de participação.

Os documentos deverão ser assinados pelo professor e pelo aluno através do PEN ou do Portal Gov. Lembramos que os processos enviados no PEN, possibilitam a assinatura de múltiplos documentos simultaneamente, conforme as orientações abaixo:

1) Acesse o Portal de Documentos , faça o login e em “NOVO” no canto superior esquerdo, escolha “PROCESSO”.
Tipo documental: “Processo de auxílio participação em eventos – UNIDADES DE ENSINO”.
Interessado(s): Para que o PEN habilite o fluxo correto para assinaturas e prestação de contas, os nomes do discente e do orientador/responsável por sua seleção, são informações obrigatórias, a fim de possibilitar as devidas tramitações.
Deverá ser aberto um processo de cadastro para cada discente.

2) Após salvar, anexe o Requerimento para Auxílios Eventuais, contendo o Termo de Compromisso de cada aluno.

3) Tramitar o processo para assinatura do orientador, caso ele não seja o servidor responsável pela abertura do processo. Posteriormente, tramitar o processo para assinatura do aluno.
Após a coleta das assinaturas, tramitar o processo ao Núcleo de Gestão Orçamentária – UFSM-CS (NGO-UFSM-CS – 31.08.02.00.0.0).
Os cadastros tramitados ao Núcleo de Gestão Orçamentária até o dia 15 de cada mês serão analisados no mês corrente e, após esse prazo, serão analisadas no mês subsequente.

4) Após o cadastro pelo Núcleo de Gestão Orçamentária, o processo será tramitado à unidade responsável, que realizará o controle da realização da atividade e efetiva participação do aluno, bem como a inclusão de documentos para prestação de contas.

Requerimento para Inscrição em Evento
Tutorial para Solicitação de Taxa de Inscrição – Servidores
Tutorial para Solicitação de Taxa de Inscrição – Discentes
Tutorial para Restituição de Taxa de Inscrição
Requerimento de Solicitação de Auxílios Eventuais