Este protocolo estabelece o fluxo de responsabilidades e as etapas necessárias para a realização das solenidades de posse dos Diretores e Vice-Diretores de Unidades de Ensino da UFSM.

1. Fluxo de Agendamento e Início do Processo

O processo inicia-se por iniciativa da Unidade de Ensino, seguindo os passos abaixo:

1. Definição de Data Sugerida: A Unidade define uma data e horário prováveis para o evento.

2. Consulta de Agendas: A Unidade deve enviar um e-mail ao Gabinete da Reitoria e à PROGEP.

   • Motivo: Verificar a disponibilidade da Reitora/Vice-Reitor (que preside o ato) e do Pró-Reitor de Gestão de Pessoas (responsável pelos trâmites legais e leitura do termo).

   • E-mail: gabinetereitoria@ufsm.br e progep@ufsm.br

3. Confirmação: Após o "de acordo" das agendas centrais, a data é formalizada.

2. Divisão de Responsabilidades

Responsabilidades da Unidade de Ensino

• Espaço Físico: Agendamento do local da cerimônia (Auditório, Hall ou Sala de Reuniões).

• Infraestrutura: Garantir a limpeza, climatização e organização das cadeiras/mesas.

• Sonorização: Providenciar sistema de som, microfones e, se necessário, técnico de som.

• Divulgação nas Redes Sociais: Criação de artes e posts para convidar a comunidade acadêmica via Instagram, Facebook, etc.

• Apoio Logístico: Providenciar água para a mesa.

• Ex-diretores: convidar equipe que deixa a gestão para o evento.

Responsabilidades do Gabinete da Reitoria

• Convites Oficiais Internos: Elaboração e envio de convites por e-mail/memorando para pró-reitores(as) e demais direções.

• Cerimonial e Protocolo: Elaboração do roteiro da cerimônia, ordem de fala e composição da mesa de honra.

• Mestre de Cerimônias: Designação de cerimonialista para conduzir o evento.

Responsabilidades da PROGEP

• Documentação Legal: Criação e conferência dos Termos de Posse.

• Procedimentos Administrativos: Organização dos trâmites de nomeação e coleta das assinaturas durante o ato oficial.

3. Checklist de Organização (Resumo)

4. Orientações Gerais para o Dia do Evento

• Antecedência: A equipe da Unidade deve estar no local pelo menos 30 minutos antes da cerimônia.

• Composição da Mesa: A gestão que deixa e a gestão que assume devem compor a mesa, assim como a presidência da sessão e a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas. Outros convidados deverão ser avaliados com o cerimonial do Gabinete da Reitoria.

• Assinaturas: O Termo de Posse, emitido pela PROGEP, é o documento central e deve ser assinado na presença de todos os presentes como ato simbólico e legal.

Importante:

Recomenda-se que a solicitação de agendamento ocorra com, no mínimo, 15 a 20 dias de antecedência para garantir a compatibilidade das agendas e o envio dos convites em tempo hábil.

As placas de inauguração são uma parte importante das cerimônias de inauguração de espaços novos e/ou reformados na UFSM. 

1. Elementos Obrigatórios

• Identificação Institucional: Incluir o nome da Universidade Federal de Santa Maria, o nome do Ministério da Educação e a menção à República Federativa do Brasil.
• Nome da Obra: Deve ser destacado na parte superior da placa.
• Data da Inauguração: A data completa do evento, incluindo o dia, mês e ano.
• Nomes das Autoridades Presentes:
  • Presidente e Vice-Presidente da República (quando obras/prédios novos)
  • Ministro de Estado da Educação (quando obras/prédios novos)
  • Reitor(a) e Vice-Reitor(a) da UFSM
  • Diretores de Centro, Vice-Diretores e outros representantes relevantes ao contexto da obra

2. Padrão Visual

• Material: A placa deve ser de material durável e adequado para ambientes internos e externos. Você pode verificar as placas disponíveis no registro de preços do Demapa
• Formatação: Os textos devem seguir o padrão de alinhamento centralizado e utilizar tipografia oficial, priorizando clareza e formalidade.
• Logotipos e Brasões: É proibido o uso de logotipos ou brasões adicionais que não façam parte do padrão institucional da UFSM e símbolos nacionais. Atenção: brasão nacional difere de marcas de governo, sendo a primeira a utilizada em placas de inauguração.

3. Modelos Padrão

• Abaixo,  modelos padronizados para as placas de inauguração:

ADMINISTRAÇÃO

“PROMETO DIGNIFICAR MINHA PROFISSÃO, CONSCIENTE DE MINHAS RESPONSABILIDADES LEGAIS, OBSERVAR O CÓDIGO DE ÉTICA, OBJETIVANDO O APERFEIÇOAMENTO DA CIÊNCIA DA ADMINISTRAÇÃO, O DESENVOLVIMENTO DAS INSTITUIÇÕES E A GRANDEZA DO HOMEM E DA PÁTRIA”.

CIÊNCIAS ECONÔMICAS

“EU JURO FAZER DA PROFISSÃO DE ECONOMISTA UM INSTRUMENTO NÃO DE VALORIZAÇÃO PESSOAL, MAS SIM UTILIZÁ-LO PARA PROMOÇÃO DO BEM ESTAR SOCIAL E ECONÔMICO DE MEU POVO E DE MINHA NAÇÃO, COOPERAR COM O DESENVOLVIMENTO DA CIÊNCIA ECONÔMICA E SUAS APLICAÇÕES, OBSERVANDO SEMPRE OS POSTULADOS DA ÉTICA PROFISSIONAL. ASSIM O PROMETO.” 

ENFERMAGEM

 “JURO DEDICAR MINHA VIDA PROFISSIONAL A SERVIÇO DA HUMANIDADE, RESPEITANDO A DIGNIDADE E OS DIREITOS DA PESSOA HUMANA. EXERCENDO A ENFERMAGEM COM CONSCIÊNCIA E DEDICAÇÃO, GUARDANDO SEM DESFALECIMENTO OS SEGREDOS QUE ME FOREM CONFIADOS. RESPEITANDO A VIDA DESDE A CONCEPÇÃO ATÉ A MORTE, NÃO PARTICIPANDO VOLUNTARIAMENTE DE ATOS QUE COLOQUEM EM RISCO A INTEGRIDADE FÍSICA E PSÍQUICA DO SER HUMANO, MANTENDO ELEVADOS OS IDEAIS DA MINHA PROFISSÃO, OBEDECENDO OS PRECEITOS DA ÉTICA E DA MORAL, PRESERVANDO SUA HONRA, SEU PRESTÍGIO E SUAS TRADIÇÕES”. ASSIM EU JURO.

NUTRIÇÃO

“PROMETO QUE, AO EXERCER A PROFISSÃO DE NUTRICIONISTA, O FAREI COM DIGNIDADE E EFICIÊNCIA, VALENDO-ME DA CIÊNCIA DA NUTRIÇÃO, EM BENEFÍCIO DA SAÚDE DA PESSOA, SEM DISCRIMINAÇÃO DE QUALQUER NATUREZA. PROMETO, AINDA, QUE SEREI FIEL AOS PRINCÍPIOS DA MORAL E DA ÉTICA. AO CUMPRIR ESTE JURAMENTO COM DEDICAÇÃO, DESEJO SER MERECEDOR DOS LOUROS QUE A PROFISSÃO PROPORCIONA”.

ZOOTECNIA

“JURO, NO EXERCÍCIO DA PROFISSÃO DE ZOOTECNISTA, ATUAR EM FAVOR DO APRIMORAMENTO DAS ESPÉCIES ANIMAIS, DA CONSERVAÇÃO DOS RECURSOS NATURAIS, DA SEGURANÇA ALIMENTAR, DA SUSTENTABILIDADE DA PRODUÇÃO ANIMAL, DO BEM-ESTAR DA HUMANIDADE E DOS ANIMAIS. JURO, REALIZAR COM ÉTICA E RESPONSABILIDADE AS FUNÇÕES PROFISSIONAIS PARA TODOS, SEM RESTRIÇÕES, ME DEDICANDO INTEGRALMENTE AO TRABALHO COM COMPETÊNCIA E VISÃO HUMANÍSTICA. PERANTE DEUS E OS HOMENS. EU JURO.”

FISIOTERAPIA

PROMETO CUMPRIR COM OS DEVERES INERTES AO GRAU QUE ME É CONFERIDO, OBSERVANDO AS LEIS E OS PRINCÍPIOS DA MORAL E DA ÉTICA QUE REGULAMENTAM A PROFISSÃO DE FISIOTERAPÊUTA, TRABALHANDO PELO BEM-ESTAR BIO-PSICO-SOCIAL DE CADA PESSOA COM HONRA E DIGNIDADE, SEGUNDO OS PRECEITOS DA HONESTIDADE, MANTENDO ELEVADOS OS IDEAIS DE MINHA PROFISSÃO. ASSIM O PROMETO!

TERAPIA OCUPACIONAL

PROMETO DEDICAR-ME À PROFISSÃO DE TERAPEUTA OCUPACIONAL UTILIZANDO TODO CONHECIMENTO CIENTÍFICO E RECURSOS TÉCNICOS POR MIM ADQUIRIDOS DURANTE O PERÍODO DE FORMAÇÃO, COMPROMETENDO-ME A APROFUNDÁ-LOS E ATUALIZÁ-LOS SEM MEDIR ESFORÇOS, ASSEGURANDO AOS PACIENTES SOB MEUS CUIDADOS O BEM-ESTAR FÍSICO, PSÍQUICO E SOCIAL. JURO HONRAR O NOME DA TERAPIA OCUPACIONAL COM AMOR, RESPEITO E DIGNIDADE, EMPREGANDO TODOS OS MEIOS PARA FAZÊ-LA CONHECIDA E VALORIZADA. EU JURO!

Defesas de trabalhos de conclusão de curso (TCC), dissertações e teses são considerados eventos acadêmicos.

O cerimonial de um evento é o guia da organização do evento. Para informações a respeito do cerimonial e protocolo nas universidades, você pode acessar a dissertação da Relações Públicas da UFSM, Tânia Regina Weber, que cria um Manual de Cerimonial.

Você pode acessar modelos de cerimonial pelos links abaixo retirados do Manual de Cerimonial da Tânia Weber.

A partir das ferramentas de transmissão online e da pandemia do coronavírus, foi necessário fazer uma adaptação nos eventos institucionais na UFSM. Tanto formaturas quanto outros eventos como palestras, jornadas e encontros tiveram de ser adaptados.

Abaixo, estão algumas ferramentas e orientações para cada uma:

Indicado para reuniões e eventos com número de participantes limitado.

Uma sala de reunião pode ser criada por qualquer usuário do aplicativo Google Meet. Após a criação, um link específico será gerado e os participantes precisam tê-lo para acessar o evento.

Um ponto importante do Google Meet é que todos os participantes da sala podem abrir o microfone e falar para a sala. Considere essa questão ao organizar seu evento.

Caso seu evento tenha um número grande de participantes, por questões de segurança e praticidade, indica-se a utilização do Farol ou redes sociais para a transmissão.

O Farol UFSM é uma ferramenta de transmissão de lives e também um repositório de materiais audiovisuais da UFSM.

O sistema permite que os espectadores façam comentários no chat, em tempo real.

Para ter seu evento transmitido pelo Farol UFSM, faça a solicitação pelo link: https://servicos.cpd.ufsm.br/otrs/customer.pl

Tutorial para Eventos transmitidos pelo Farol

1º passo: Faça a solicitação de transmissão pelo Farol no site https://servicos.cpd.ufsm.br/otrs/customer.pl

2º passo: Aguardar a confirmação do CPD

3º passo: Solicite tradução em LIBRAS do evento junto a equipe da CAED  peli link https://www.ufsm.br/orgaos-executivos/caed/servicos/solicitacao-de-interprete-de-libras/

4º passo: O organizador do evento deverá criar uma sala no Google Meet, para o dia e horário da transmissão, enviar os convites para palestrantes, mediador do evento, mestre de cerimônias (quando houver), equipe de tradução simultânea (LIBRAS) e equipe do CPD

5ª passo: No dia do evento, o organizador do evento deverá gerenciar a presença de pessoas na sala do Meet. Em função de segurança na web, a sala deverá ter apenas os envolvidos no evento: participantes, organizador, mestre de cerimônias e tradutores de LIBRAS.

6º passo: O CPD utilizará a sala do Google Meet para fazer a transmissão e gerar um link no Farol. O link divulgado para público em geral deverá ser o do Farol e não o do Meet.

7º passo: Comentários e perguntas do público em geral serão feitas no Farol. O organizador do evento deve prever uma equipe para acompanhar as perguntas e repassar aos convidados na sala do Meet. 

As redes sociais são ferramentas que, de certa forma, facilitam a realização de transmissão ao vivo do seu evento.

Cada uma delas tem as suas peculiaridades e pontos a serem considerados.

Instagram: apenas duas pessoas podem participar da live. É preciso que ambas estejam logadas no aplicativo. Uma das contas inicia a live e aceita a participação da outra.

Facebook:  Se a live tiver apenas um participante – entre na página do seu facebook (pelo computador/webcam ou pelo celular) e clique em “Iniciar um vídeo ao vivo”. Se a live for realizada com mais de um participante, é preciso utilizar um software de codificação – o mais comum nas lives é o Open Broadcaster Software (OBS).

Youtube: Da mesma forma como no facebook, se a live tiver a participação de mais de uma pessoa, será preciso utilizar o OBS. Caso seja participante único, é preciso fazer o login na conta pelo site youtube.com/webcam, faça o upload de uma miniatura e selecione “Transmitir ao vivo”.

É possível divulgar um evento de várias formas:

• E-mail para o público-alvo
• Cartazes em murais no hall dos prédios e Restaurante Universitário
• Evento no Facebook
• Post em redes sociais

Para criar um site, a UFSM possui uma plataforma específica para os eventos institucionais. A função Eventos é a criação de um hotsite (site compacto ligado ao site do curso ou unidade de ensino ou pró-reitoria) para os eventos, possibilitando a divulgar informações gerais, programação, inscrições, endereço, notícias, etc. Para saber como fazer, acesse os tutoriais do Guia Sítios UFSM:  Eventos e Como inserir administradores no site do Evento.

Para criar o material de divulgação do evento, o organizador pode entrar em contato com alguma empresa para uma parceria, contratar empresa júnior, bolsistas ou, até mesmo, utilizar ferramentas de criação online como Canva. Lembre-se de que a UFSM possui um Guia de Identidade Institucional para seguir e auxiliar nestas divulgações.

Você pode obter mais informações sobre divulgação nas redes sociais a partir do Guia de Mídias Sociais da UFSM.

Uma colação de grau, pela importância da solenidade, é repleta de regras. Abaixo, você encontra um documento editável de um cerimonial de colação de grau na Universidade Federal de Santa Maria.

Abaixo, estão algumas regras protocolares a serem seguidas nas colações de grau da UFSM.

As bandeiras devem seguir a ordem oficial de disposição, descritas aqui.

O Hino Nacional Brasileiro será ouvido em versão disponibilizada pela Presidência da República, clicando aqui. Autoridades e formandos não precisam virar para a bandeira no momento do Hino. Levar a mão ao coração não é proibido, nem obrigatório.

A disposição da ordem das cadeiras na mesa de autoridades dependerá de quais estarão presentes na colação de grau. Abaixo, estão as formações mais frequentes na UFSM.

Quando houver presença de representante do conselho da profissão, a autoridade deverá sentar-se ao lado do patrono/patronesse da turma.

Abaixo, está descrito a ordem de cumprimentos que o formando (a) deve seguir ao ser chamado.

1. Dirigir-se ao coordenador (a) do curso, segurando o capelo na mão esquerda. Deve então entregar o capelo ao coordenador (a) que proferirá a colação do grau. Após, o formando (a) deve cumprimentá-lo.
2. Dirige-se para o paraninfo(a) que fará a entrega do canudo. O (a) formado (a) deve receber o canudo com a mão direita, passá-lo para a mão esquerda e então cumprimentar o paraninfo (a).
3. Cumprimentar o (a) reitor (a).
4. Cumprimentar o (a) diretor (a) da Unidade. 
5. Cumprimentar o patrono/patronesse.
6. Retornar para a sua cadeira.

Abaixo, estão as imagens com as ordens de cumprimento, dependendo da mesa de autoridade disposta.

Abaixo, você encontra a tabela de cores das faixas das togas para as colações de grau da UFSM.

Se você representa algum conselho e precisa modificar a cor da toga utilizada pela UFSM, entre em contato com ascomgabinete@ufsm.br.

As formaturas, na UFSM, a partir de 2020, passaram a ser obrigatoriamente institucionais. Significa que todas as cerimônias de colação de grau devem seguir a Normativa N. 011/2018 . 

Mais informações sobre as colações de grau na UFSM podem ser analisadas em https://www.ufsm.br/pro-reitorias/prograd/colacao-de-grau

Organizamos alguns contatos que talvez você precise ao organizar um evento na UFSM.

Para divulgar seu evento nas redes sociais e site da UFSM: comunicacaointegrada@ufsm.br

Para ter o cerimonial do seu evento corrigido por um(a) Relações Públicas: ascomgabinete@ufsm.br

Para ter a divulgação do seu evento enviada para a imprensa: imprensa@ufsm.br

Para sanar dúvidas sobre acessibilidade: nucleodeacessibilidade@ufsm.br

Para sanar dúvidas sobre sustentabilidade: uma@ufsm.br

Para dúvidas sobre organização ou divulgação, entre em contato com o Núcleo de Divulgação (NDI) da sua unidade acadêmica.

Ao falar de sustentabilidade, alguns verbos precisam estar presentes no planejamento de um evento: Repensar, Reutilizar, Reduzir e Reciclar. Ao realizar seu evento, é possível diminuir impactos sociais, ambientais e econômicos ao colocar em prática ações de sustentabilidade. Abaixo, você encontra algumas dicas:

Repensar

• Avalie os seus fornecedores e opte por aqueles que façam uso de práticas sustentáveis.
• Reveja a necessidade de impressão de flyers, cartazes e convites, atualmente as comunicações podem ser feitas em meios digitais como site, e-mail e redes sociais.
• Busque opções de coffee break que valorizem a gastronomia da região e utilizem produtores locais.
• Veja a possibilidade de trocar copos plásticos descartáveis por copos retornáveis ou copos biodegradáveis.

Reutilizar

• Se for possível, peça aos participantes que tragam suas canecas para evitar o uso de copos plásticos.
• Se houver sobra de alimentos, encaminhe os resíduos para uma composteira orgânica.
• A fabricação de banners de papel são uma alternativa mais interessante no ponto de vista ambiental em relação aos de lona, visto que todo papel é encaminhado para as Associações e Cooperativas de catadores, onde são reciclados. A lona não é reciclada, apenas reaproveitada para confecção de outros materiais.

Reduzir

• Se houver coffee break, opte por alimentos que não possuam embalagens plásticas.
• Faça uso consciente de materiais impressos - o cronograma do evento pode ser impresso em um banner de papel ou projetado em uma TV e não impresso e entregue para cada participante.
• Faça uso consciente da luz e ar-condicionado. Caso o auditório não esteja cheio, não há necessidade de ligar todas as luzes e aparelhos.
• O ar-condicionado deve ser utilizado entre 22 e 23ºC. Essa temperatura garante conforto térmico no ambiente e não sobrecarrega a rede elétrica.
• Ao sair dos ambientes e finalizar as atividades, é importante conferir se todos os aparelhos e luzes foram desligados.

Reciclar

• Disponibilize coletoras de resíduos orgânicos e recicláveis.
• A aquisição de coletores/lixeiras é responsabilidade da organização do evento.  Podem ser adquiridas via Registro de Preço ou no Almoxarifado Central da UFSM. A compra dos sacos de lixo também é responsabilidade da organização, devendo ser no padrão das três cores (verde, marrom e cinza) ou todos transparentes. Para auxiliar o público, a identificação dos coletores/lixeiras é padronizado, sendo responsabilidade da organização a impressão e etiquetação. As artes encontram-se disponíveis na página do UMA.
• Para eventos que utilizem banners, são disponibilizadas caixas coletoras e o material é destinado via Coleta Seletiva Solidária da UFSM. As caixas coletoras devem ser solicitadas para o Setor de Planejamento Ambiental com antecedência de no mínimo três dias, através do e-mail spaproinfra@ufsm.br.

Veja o Manual de Coleta de Resíduos em Eventos.

Para mais dicas sobre sustentabilidade acesse o site do projeto UMA Universidade Sustentável.

Para tornar um evento acessível, uma série de cuidados precisam ser tomados, tanto com relação ao cuidado com a pessoa com deficiência quanto com a forma que será realizado o cerimonial e a escolha do lugar em si.

Com relação ao local, é preciso prestar atenção aos itens abaixo:

• Ambiente espaçoso;
• Com rampas e corrimões, principalmente na entrada e saída;
• Banheiro com barras móveis;
• Piso tátil;
• Alto falantes.

Com relação ao planejamento e organização do evento:

• A cadeira do lado dos espaços reservados para a pessoa usuária de cadeira de rodas deve ser reservada para o seu acompanhante;
• Separe lugares de acordo com a necessidade da pessoa. Como no caso de pessoas que necessitam de intérprete de libras, que precisam que ninguém passe na frente para que não haja falha ou barreira na comunicação;
• Pense se o local é acessível por transporte público, e se o mesmo conta com acesso às pessoas com deficiência;
• As vagas no estacionamento devem estar bem sinalizadas e reservadas para pessoas com deficiência, localizadas próximas à entrada;
• Placas e cartazes produzidos com tamanho legível;
• Deixe pessoas destinadas para atender esse público específico, que pergunte quais são suas necessidades e como deseja ser auxiliado, caso precise;
• Consulte o palestrante para verificar se a apresentação é acessível, provendo o necessário para tal caso não seja;
• Peça os slides aos palestrantes, para que a pessoa cega possa utilizar o leitor de tela do celular, e para isso o local deve possuir internet disponível;
• A mesa do coffee break deve estar em lugar com circulação (nunca em cantos).

Com relação à comunicação:

• Nas mídias sociais, faça a descrição das imagens postadas, seja na própria descrição ou na aba destinada ao texto de apoio (Veja como fazer no Guia de Mídias Sociais);
• Ao postar vídeos ou exibi-los em eventos, atente-se para que os mesmos sejam legendados para pessoas com deficiência auditiva e que haja uma pessoa qualificada descrevendo o vídeo de uma cabine através do equipamento adequado para as pessoas cegas;
• No próprio formulário do evento, insira opções para marcar a suas deficiências, mas não apenas isso, deixar um espaço editável para que o indivíduo possa expressar quais são suas demandas, caso as precise;
• Ao enviar um e-mail, o faça sem imagem ou com descrição da mesma.

• Os cerimonialistas e quaisquer pessoas que venham a falar no microfone devem fazer uma apresentação/descrição de como parecem fisicamente e o que estão vestindo;
• Faça a descrição do local e de que lugar dentro do mesmo se está falando;
• Fale a frase “Eu estou aqui” fora do microfone, para que a pessoa cega possa se localizar no espaço, isso vale para qualquer pessoa a utilizar o microfone;
• Contratar um tradutor de libras (Veja como solicitar este serviço no site da Coordenadoria de Ações Educacionais).
  

• Ao falar com pessoa usuária de cadeira de rodas, fique no mesmo nível, sente ao lado ou se abaixe;
• Pergunte antes de ajudar, e como ajudar;
• Ao falar, olhe para a pessoa, e não para o seu intérprete ou acompanhante;
• Chame a pessoa pelo nome;
• Se tiver medo de fazer algo, não faça e diga isso à pessoa.

Mais informações sobre acessibilidade estão disponíveis no site do Núcleo de Acessibilidade da CAEd.

Minimanual de Acessibilizade Comunicacional


Organização de Eventos e Acessibilidade na UFSM

Os símbolos nacionais possuem valor histórico e foram definidos para transmitir o sentimento de união nacional. Os símbolos oficiais da República Federativa do Brasil são:

• Bandeira Nacional
• Hino Nacional
• Brasão da República
• Selo Nacional

Os usos são regulados pela Lei n. 5.700 de 1º de setembro de 1971. Para eventos não solenes da UFSM, indica-se que sejam usadas as bandeiras do Brasil, do Rio Grande do Sul e da UFSM.

Abaixo, você encontra a ordem que as bandeiras devem ser apresentadas:

A partir do projeto de conclusão de curso em Relações Públicas do estudante Rodrigo Riquer, o comitê Gestor da Política de Comunicação assumiu a necessidade de criar um Grupo de Trabalho (GT) que abordasse a questão dos eventos na UFSM. Por isso, criou-se o GT Eventos Sustentáveis.

Os eventos institucionais possuem um grande impacto na vivência acadêmica e o comprometimento dos servidores técnico-administrativos em educação (TAE), docentes e estudantes na sua organização muitas vezes não é o suficiente. Por isso, este site visa contribuir tanto com questões legais quanto com dicas de organização e execução de eventos.

Abaixo, você encontra documentos relacionados a Política de Comunicação.

Certificados

Após o termino do evento, inicia-se o processo de emissão dos certificados. A UFSM possui o Certificados Web para os eventos que são registados no Portal de Projetos. Se preferir, a organização pode optar por enviar e-mail aos participantes.

Avaliação do evento pelos participantes

Para que se possa avaliar o evento pela perspectiva do participante, é importante utilizar algum procedimento avaliativo. Pode ser um formulário ou questionário.

Relatório

Entender como foi o desempenho do evento e quais pontos deram certo e errado faz parte do aprendizado que o organizador adquire no decorrer do percurso do planejamento e execução.  A próxima edição do evento depende muito de como a anterior foi executada

O cerimonial e protocolo para evento com a presença do Reitor devem ser enviados para  a Assessoria de comunicação do Reitor (ASCOM), tem como uma de suas funções a revisão de cerimoniais institucionais, nos quais o Reitor estará presente. O Gabinete do Reitor responde como maior autoridade dentro da instituição e através dos casos mais frequentes foi elaborado um pequeno manual para sanar quaisquer dúvidas sobre cerimoniais na UFSM. 

Como exemplos de disposição de autoridades e demais artigos utilizados  em eventos tem o formaturas, que apresenta as dúvidas mais frequentes relevantes sobre o assunto. 

O evento é o ponto alto do seu planejamento. Nessa parte, você já passou pelo pré-evento e está com grande parte das ações organizadas, então nesta seção, reunimos informações para o dia, ou dias, do seu evento. 

O dia do evento pode ser estressante e bastante conturbado, por isso, antes de qualquer coisa confira o seu checklist e veja o que está realizado e o que ainda falta realizar. O checklist deve ser consultado ao longo do evento para que haja acompanhamento e conferência das informações.

São importantes durante o evento:

Cerimonialista

É a pessoa para quem os participantes e funcionários do evento se reportam. É a organizadora que estará acompanhando o checklist e resolvendo imprevistos que possam acontecer.

Mestre de Cerimônia

É quem conduzirá o cerimonial.

Credenciamento ou Recepção

Se o seu evento tiver credenciamento, busque organizar as mesas em ordem alfabética. A equipe de recepção deve estar identificada e treinada para orientar os participantes do evento.

Cobertura Fotográfica

É importante que você busque por uma equipe fotográfica para registrar os momentos do seu evento.

Eventos 

Apresenta características de uma conferência com menor formalidade e com público ou assistência reduzida, que possui noções sobre o assunto. Consiste na apresentação de um tema preestabelecido e de interesse específico de um grupo homogêneo de pessoas, com limitação do tempo de duração. A palestra pode ser proferida sob a forma de simples narrativa de fatos ou por meio de um ciclo de palestras quando participam diversos professores ou especialistas para a abordagem de vários assuntos. São admitidas perguntas dos presentes.

 Utiliza-se essa modalidade especialmente quando se pretende imprimir um caráter informal e descontraído ao ambiente, estimulando o comparecimento e maior integração dos participantes.

Seminário é um evento técnico ou profissional administrado por um coordenador. Reúne pessoas de mesmo nível e qualificação, as quais, estruturadas em grupos e em salas menores, discutem aspectos técnicos de um mesmo tema, geralmente de conhecimento prévio, por especialistas e expositores. Em geral, o seminário é dividido em três etapas: exposição, discussão e conclusão. 

É um evento realizado com frequência em escolas, sob a direção de um professor ou autoridade na matéria. Por seu caráter técnico, em que os participantes buscam soluções de problemas em conjunto, os seminários geralmente contam com um número limitado de participantes. Para a apresentação dos trabalhos, utilizam-se equipamentos e recursos didáticos especiais, tendo, pois, característica de aula, com participação ativa dos presentes. Após a apresentação dos temas, são promovidos debates de casos práticos e experiências entre os participantes ou coordenadores de grupos organizados, e finalmente formulam-se as conclusões. Para que sejam incluídos nos debates, os participantes poderāo encaminhar antecipadamente à coordenação do seminário proposições, monografias ou sugerir matérias relacionadas com os temas propostos. Nos seminários, são distribuídos aos participantes material técnico para consulta e relatório resumido da exposição feita pelo apresentante, incluindo cópia de transparências que forem apresentadas. 

Os relatórios finais apresentados pelos grupos ou apostilas deverão também ser colocados à disposição dos interessados e fornecidos quando solicitado expressamente. De acordo com as condições da coordenação do seminário, o material poderá ser entregue no decorrer do evento ou remetido pelo correio posteriormente. O coordenador apresenta o tema e auxilia os participantes a selecionar subtemas específicos para pesquisas que poderão ser bibliográficas, de campo ou laboratório. Em geral, o coordenador estabelece o período de estudo e pesquisa e orienta os participantes quanto às fontes de consulta. No final, dirige a integração dos temas e apresenta as conclusões. Um seminário com característica de curso poderá ser desdobrado em vários módulos com taxa de matrícula e preços diferenciados para cada um. Exemplificando, no Seminário de Capacitação Técnica em Eventos, o temário era constituído dos seguintes módulos distintos: 

1° Organização de eventos (de……/ a ……..). 

2° Recepção e etiqueta (de…/ ../ a ……/…). 

3° Cerimonial e protocolo (de…/…/ a …/…..)

Evento de caráter científico ou tecnológico promovido habitualmente por entidades profissionais, para a discussão de aspectos diferenciados de um mesmo tema por especialistas de renome e elevada qualificação técnica e cultural, com a participação ativa dos presentes, geralmente do mesmo nível. Embora tenha algumas características semelhantes à mesa-redonda, diferencia-se desta pela presença de várias pessoas que abordam aspectos diferenciados de um mesmo tema ou problema, enquanto a mesa-redonda aborda temas diversificados de âmbito geral e variados. O simpósio poderá ser realizado em um ou vários dias. Ilustrando, um simpósio da indústria eletrônica apresentou durante dois dias os seguintes temas: – a indústria elétrica e eletrônica atual; – tendências da indústría elétrica e eletrônica no século XXI. No decorrer de cada apresentação, poderão ser formuladas perguntas breves por escrito e ao final realiza-se um debate amplo sobre os diversos aspectos dos temas discutidos, com a presença de um moderador. No caso de diversos apresentadores no dia do evento, caberá ao coordenador realizar uma apresentação de cada um, informando o limite de tempo aproximado de cada exposição. Além disso, deverá expor as diretrizes ou a sistemática a ser adotada nos trabalhos, ressaltando, principalmente, que o expositor não poderá ser interrompido e que os participantes deverão esclarecer suas dúvidas e formular perguntas somente no final da exposição.

 Para a produção dos “anais” que serão distribuídos aos participantes, apresentadores deverão encaminhar seus trabalhos à Secretaria previamente. 

PLANEJAMENTO

Para criar o seu evento, é importante que você faça um planejamento básico. isso facilitará a organização e a divulgação do evento.

O planejamento deve conter definições e informações sobre o evento. O formato do planejamento deve ser aquele que o organizador mais de adapta. Sugerimos, abaixo, um planejamento em tabela.

CHECKLIST

O checklist é uma ferramenta de organização que acompanha o organizador durante todo o evento: pré, durante e pós. Nele, é possível detalhar as ações necessárias e indicar responsáveis.

Normalmente, o checklist é feito em formatado em uma tabela. É interessante que se tenha um coluna para acompanhar as ações realizadas e em andamento.

Abaixo, segue um modelo de checklist para o seu evento. Você pode adaptá-lo de acordo com as suas necessidades.