1) Havendo a necessidade de videoconferência, o aluno informará isso à secretaria, que providenciará memorando à MULTIWEB-CPD para agendamento de sala especializada, mediante as seguintes informações a serem fornecidas pelo próprio aluno:
- Data e horário da defesa;
- Nome completo, instituição de origem e e-mail de contato do examinador.
2) O memorando de agendamento é elaborado, assinado, digitalizado e encaminhado ao CPD com cópia ao aluno;
3) O CPD retorna, normalmente com cópia ao aluno (se não o fizer, a secretaria realiza o encaminhamento da resposta), confirmando o agendamento e fornecendo as instruções necessárias à realização do evento. A partir desse momento, o aluno passa a contatar diretamente o CPD para dirimir quaisquer dúvidas técnicas concernentes ao procedimento.
4) Chegado o dia da defesa, encerrado o evento, o aluno encaminha, por e-mail, a ata ao examinador externo não presente para que ele a assine;
5) Na hipótese de mais de um examinador externo “à distância”, o primeiro examinador deverá assinar, digitalizar, e devolver a ata ao aluno, o qual a repassará ao próximo examinador que realizará o mesmo procedimento;
6) Colhidas todas as assinaturas “digitais”, o aluno imprime a ata e busca as assinaturas reais dos avaliadores que estiveram presentes na defesa;
7) Se um (ou mais) dos presentes não for daqui, o aluno deverá enviar a ata por SEDEX a cada um, pois, neste caso, a PRPGP exige a assinatura real dos avaliadores, uma vez que examinaram a defesa presencialmente;
8) As atas (3 vias) deverão retornar à secretaria o mais breve possível após defesa.
