1. A equipe do Herbário SMDB é composta pelo curador, técnicos administrativos, bolsistas e estagiários.
2. Anexo à equipe do Herbário SMDB será mantida uma comissão permanente de apoio ao herbário, composta por professores do Departamento de Biologia incluindo os vice-curadores, coletores ou coordenadores de projetos nas áreas de taxonomia, florística e/ou fitossociologia.
3. O acervo será dividido em três subcoleções oficiais com vice-curadores específicos, a saber, algas, fungos e embriófitas (Chase & Reveal, 2009; Lewis & Mc Court, 2004). A coleção de fungos inclui os líquens. A coleção de algas inclui material desidratado e material conservado em meio líquido. As famílias das “Pteridófitas” estão organizadas conforme Smith et al. (2006) e Pryer et al. (2004). As Angiospermas (Subclasse Magnoliidae) estão organizadas conforme Chase & Reveal (2009) e APG III (2009). A coleção de embriófitas ou Classe Equisetopsida (Chase & Reveal, 2009) é por sua vez subdividida em 14 subclasses, que por razões de metodologia de coleta e conservação, e também de melhor acondicionamento no herbário, permanecerão separadas nos grandes grupos informais (entre aspas), ou nos formais, que incluem uma coleção de “Briófitas” (subclasses Anthocerotidae, Bryidae e Marchantidae), uma coleção de “Pteridófitas” (subclasses Lycopodiidae, Equisetidae, Marattidae, Ophioglossidae, Polypodiidae e Psilotidae), uma coleção de Gimnospermas (subclasse Ginkgooidae, Cycadidae, Pinidae e Gnetidae) e uma coleção de Angiospermas (subclasse Magnoliidae). As famílias para cada grande grupo estão respectivamente dispostas em caixas e armários em ordem alfabética. O banco de dados do Missouri Botanical Garden (Tropicos) é utilizado como referência de atualização no sentido de uma padronização globalizada de informações.
Em casos especiais, algumas dúvidas serão resolvidas após consulta à listas atualizadas da Flora do Brasil (Forzza, R.C., 2013), embora amparadas em outras floras para comparar com um número maior de dados (Flora de Santa Catarina, Flora de São Paulo, Flora do Rio Grande do Sul, Flora de Entre Rios, Flora Neotropica).
4. A equipe do Herbário SMDB é a responsável pela organização das exsicatas, mantendo o
material em seu lugar específico. Caso as exsicatas estejam fora do recinto do acervo, estas
deverão ser mantidas em sacos plásticos, vedados para que seja evitada a contaminação.
5. Cabe à equipe responsável pelo Herbário controlar a retirada (empréstimo interno) e a devolução de material autorizado pelo curador, anotando-se o material em livro específico. Não é permitida a retirada de material do herbário sem este procedimento.
6. Quando do uso de plantas do herbário para aulas, será disponibilizado somente o material considerado indispensável, sendo mantido fora do acervo por, no máximo, dois dias. Esta retirada também deverá ser feita por técnicos administrativos da equipe. É vedado o empréstimo de exsicatas para aulas fora do âmbito do Departamento de Biologia, do CCNE, Campus sede da UFSM.
7. Todo o material solicitado para empréstimo ou devolvido deverá passar pelo congelamento de 20 dias a 30 dias.
8. A climatização do herbário (sala do acervo e salas de material em estudo) deve ser mantida sempre em funcionamento, mantendo-se a temperatura nunca acima de 18ºC.
9. A equipe do herbário é responsável pelo controle dos usuários, controle da inclusão no acervo, controle de possíveis infestações, correspondências (documentos e material de empréstimo, permuta, doação, etc.), entre outras atribuições *(ver “Rotinas do Herbário SMDB”).
10. A equipe do herbário tem o direito de recusar a incorporação de plantas que não atendam as normas aqui estabelecidas.
11. Quando exsicatas oriundas de coletas ou doações forem incluídas no Herbário SMDB, as mesmas deverão passar por desinfestação antes de entrar no acervo geral. O mesmo se aplica no caso de exemplares trazidos de fora do Herbário SMDB com o objetivo de comparação com exemplares do acervo. Pede-se ao interessado, que se organize e se programe para fazer o expurgo de seus materiais de comparação por no mínimo 15 dias de congelamento, para evitar trazer mais insetos ao herbário. Protelando sua atividade de comparação para depois desse período. Caso isso seja impossível, pede-se ao interessado que revise seu material para ver se não contém insetos.
12. O Herbário SMDB estará aberto à visitação das 8h e 30 min. às 12h, com intervalo para almoço até às 13h e 30min. encerrando-se o expediente às 17h e 30min, de segundas às sextas-feiras.