O Auxílio Material Pedagógico deve ser solicitado no início de cada SEMESTRE em período específico previsto no Calendário Acadêmico e respectivo edital da PRAE, o qual conterá os critérios e procedimentos necessários para a solicitação do Auxílio.

                    A seguir, no intuito de elucidar o processo, demonstramos o Fluxograma de trabalho relativo ao Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico na UFSM.

FONTE: https://fluxogramadetrabalho.000webhostapp.com/Index.html

                    A imagem acima trata-se do Fluxograma de trabalho relativo ao Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico na UFSM, enquanto produto técnico educacional desenvolvido no âmbito do Curso de Mestrado Profissional em Políticas Públicas e Gestão Educacional do Programa de Pós-Graduação em Políticas Públicas e Gestão Educacional (PPPG), do mestrando João Felipe Figueiredo, sob orientação da Profa. Dra. Marilene Gabriel Dalla Corte/UFSM. O Estudo teve como Objetivo Geral e compreender as relações e contribuições do Benefício Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico, atribuído a estudantes de graduação em Odontologia da UFSM no período de 2017 a 2019, relacionadas à permanência, ao processo de desenvolvimento acadêmico e à conclusão de curso.

Legenda dos passos do processo:

1. Inicialmente, a Seção de Bolsas da PRAE realiza a previsão de recursos orçamentários em R$ necessários ao custeio do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico para estudantes de graduação presencial da UFSM, através de dados históricos sobre a execução do benefício.
2. Nesta parte, a Seção de Bolsas faz a requisição destes recursos para o Financeiro da PRAE, mediante comunicação digital, informando as necessidades em R$ para o custeio do benefício. Nesse momento, o Financeiro recebe a demanda e provisiona os recursos no orçamento.
3. Aqui, a Seção de Bolsas cria o processo de empenho do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico no Sistema PEN-SIE e informa o número do respectivo processo ao Financeiro.
4. De posse dos dados do processo de empenho, o Financeiro realiza o empenho da despesa no sistema da UFSM com os recursos orçamentários provisionados e o encaminha para a emissão do empenho SIAFI pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) da Universidade e para demais prosseguimentos necessários que são realizados na Instituição.
5. A Seção de Bolsas constrói, semestralmente, o edital de abertura do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico, orientado pelas diversas normativas em vigor, em especial o PNAES e a Resolução n. 35/2013 que regulamenta o benefício. Nesse edital estão contidas informações e diretrizes importantes que auxiliam na execução do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico no âmbito institucional. Depois de sua construção, o edital é revisto por pares da própria repartição, etapa que auxilia no melhor atendimento ao interesse público.
6. A chefia da Seção de Bolsas encaminha o instrumento editalício confeccionado para a Pró-reitora de Assuntos estudantis, para que possa realizar a apreciação do edital conforme normativas vigentes.
7. Caso não esteja tudo certo, o edital é devolvido pela Pró-Reitora e o instrumento volta para a etapa de confecção e revisão para que possa ser revisto e alterado se for o caso. Se estiver tudo correto, segue o fluxo para a próxima fase.
8. A Pró-reitora assina o edital de abertura, assim homologando-o. Ato contínuo, realiza a devolução do documento para a Seção de Bolsas, com a finalidade de que essa Seção providencie os demais prosseguimentos necessários ao Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico.

9. A Seção de Bolsas realiza a abertura do processo no PEN-SIE referente ao edital homologado pela Pró-reitora da PRAE. Aqui, com as suas credenciais, a chefia insere o instrumento homologado pela Pró-reitoria de Assuntos Estudantis no PEN-SIE, sendo gerado um novo processo nesse sistema.

10. A chefia da Seção de Bolsas publiciza na página da PRAE o edital de abertura, devidamente homologado e registrado no sistema, e libera posteriormente o PEN-SIE para que seja possível a abertura dos processos individuais pelos estudantes requerentes, de acordo com o cronograma previsto no respectivo edital de abertura.
11. Os estudantes, após leitura atenta do edital de abertura, realizam a abertura de seus processos via Portal do Aluno da UFSM através de suas credenciais, ocasião em que devem observar rigorosamente os preceitos contidos no instrumento de abertura para que possam preencher com êxito as informações e formulários requeridos no processo. Aqui, é de responsabilidade exclusiva do estudante o preenchimento
correto das informações demandadas. No edital de abertura existe um tutorial que pode ser acessado através de um determinado link, que auxilia o estudante nesse processo.
12. O estudante requerente clica no botão de “Tramitar”, que está presente na parte de baixo do sistema, e o seu processo PEN-SIE é direcionado para a coordenação do seu curso para que a mesma possa apreciar o processo estudantil que lhe compete.
13. Na coordenação o processo é analisado em conformidade com as normas e de acordo com o que os docentes julgarem que seja necessário para o estudante com BSE desenvolver as suas atividades no semestre em apreço. Se for reprovado, o processo retorna para o estudante realizar as correções apontadas. Em caso de aprovação, segue para a fase seguinte.
14. Cada coordenação de curso tramita, com suas credenciais, o processo do estudante requerente para a Seção de Bolsas da PRAE, indicando o seu parecer quanto aos itens requisitados pelo estudante, podendo ser totalmente deferidos ou parcialmente indeferidos. Nessa última ocasião a inscrição do estudante estará
devidamente efetivada.
15. Quando o processo chega até a Seção de Bolsas, servidores dessa repartição realizam a tramitação do mesmo via sistema da Universidade para o analista processual, que é um servidor responsável pela execução da análise desse tipo de processo junto à Seção.
16. Ao recepcionar o processo individual do estudante, já devidamente aprovado pela coordenação de curso, o analista processual realiza a análise à luz do que prevê o edital e as demais normativas que regem a administração pública. A partir disso, dois tipos de pareceres são exarados pelo servidor: indeferido ou deferido.
17. O parecer de indeferimento, devidamente motivado pelo analista processual, pode ocorrer em virtude de haver alguma situação no processo do estudante que esteja fora da previsão normativa.
18. Se os motivos de indeferimento forem passíveis de impetração de recurso pelo estudante requerente do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico, o respectivo processo individual pode retornar para o estudante, na etapa em que o mesmo tramita o processo para coordenação ou pode ir diretamente para a análise da própria coordenação para que seja reanalisado. Isso vai depender dos motivos pelos quais houve indeferimento passível de recurso. Caso não seja passível de recurso, o analista processual encaminha o processo para o seu arquivamento por indeferimento. Isso pode ocorrer, por exemplo, em caso de o requerente ser estudante de pós-graduação.
19. Aqui, o analista processual executa, com suas credenciais no sistema PEN-SIE, o arquivamento do processo do estudante que teve parecer de indeferimento e não foi passível de recurso. Assim, termina aqui o referido processo do estudante relacionado ao benefício.
20. Caso o processo estudantil tenha o parecer de deferimento, ou seja, atende aquilo que está previsto nas normativas respectivas, ele segue o fluxo, sendo direcionado para a etapa seguinte, de cadastramento.
21. Os dados dos estudantes que tiveram seus processos deferidos são devidamente cadastrados em dois sistemas: no SIE da UFSM e no SIAFI do Governo Federal. Aqui, são geradas as folhas de pagamento do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico nos dois sistemas, através de cadastro manual realizado pelo analista dos processos individuais, tendo como parâmetro os dados informados pelos requerentes dos processos que foram devidamente deferidos pelas coordenações. Após isso, o fluxo segue para outras etapas que são realizadas pelo analista após o cadastramento.
22. O servidor responsável pela análise dos processos estudantis encaminha, o processo individual eletrônico para o estudante, para que ele possa realizar a comprovação futura das despesas, com documentos fiscais pertinentes, conforme orientado no edital de abertura.
23. Em outra fase, o analista do processo na Seção de Bolsas confecciona o edital de resultado parcial, com o objetivo de dar publicidade aos resultados da análise na Seção de Bolsas, possibilitando a impetração de recursos aos respectivos resultados.

24. Caso não esteja tudo certo nessas duas últimas etapas, o fluxo volta para as respectivas fases para ajustes necessários. Se estiver tudo em ordem, o fluxo de trabalho prossegue para outras etapas necessárias aos trabalhos relacionados ao Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico.
25. O analista do processo ingressa no sistema da UFSM com suas credenciais e realiza no PEN-SIE o arquivamento dos processos individuais dos estudantes por deferimento.
26. A chefia da Seção de Bolsas realiza a análise do edital confeccionado na etapa anterior, verificando o atendimento às normas em vigor e ao interesse público institucional. Posteriormente, o edital de resultado parcial é encaminhado para a homologação da PRAE, através da Pró-reitora de Assuntos Estudantis.
27. Caso não esteja tudo certo, o edital de resultado parcial é devolvido para a chefia para eventuais correções se for o caso. Se estiver tudo em ordem, a Pró-reitora homologa o que possibilitará a geração de um processo PEN-SIE e o fluxo segue adiante.
28. A chefia publiciza na página da PRAE o edital de resultado parcial, devidamente homologado pela Pró-reitoria, contendo os resultados, prazos e procedimentos para impetração de recursos ao resultado parcial das análises realizadas até o momento, e de acordo com o cronograma previsto no respectivo edital de abertura. Aqui, o estudante deve estar atento para não perder os prazos e realizar os procedimentos descritos no edital.
29. Aqui, os os recursos recebidos no tocante ao edital de resultado parcial são apreciados, sendo finalizados os procedimentos relativos às contestações apresentados pelo estudante requerente. Os recursos que estiverem em consonância com as normas serão aceitos e isso modificará a situação anterior daquele aluno que constava no respectivo edital de resultado parcial.
30. O analista processual na Seção de Bolsas confecciona o edital de resultado final do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico, dando publicidade e ratificando os resultados do edital de resultado parcial e, se for o caso, retificando-o, com o acolhimento dos recursos que foram interpostos pelo estudante requerente, nos prazos e formas previstas para tanto.
31. O analista do processo encaminha o edital de resultado final concebido para a chefia da Seção de Bolsas, contendo os desenlaces finais das análises e os respectivos pareceres, consoante as normativas e princípios em vigor correlatos.
32. Se não estiver tudo certo, o edital de resultado final retorna para o analista para que realize ajustes imprescindíveis. Caso esteja tudo em ordem, segue o fluxo para a etapa seguinte.
33. Aqui, a chefia da Seção de Bolsas analisa o edital de resultado final confeccionado, verificando o atendimento à legislação e ao interesse público, encaminhando-o, posteriormente, para a homologação da Pró-reitora de Assuntos Estudantis.
34. Caso não esteja tudo em ordem, o edital de resultado final é devolvido para a chefia das Bolsas para eventuais retificações se for o caso. Se estiver tudo certo, a Pró-reitora homologa o edital de resultado final do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico e encaminha para a chefia da Seção de Bolsas que gerará um processo PEN-SIE respectivo.
35. A chefia da Seção de Bolsas torna público o Edital de resultado final do benefício na página da PRAE, devidamente homologado pela Pró-reitora, para que o estudante e demais interessados possam tomar conhecimento e respectivas providências necessárias se for o caso, conforme o cronograma previsto no edital de abertura.
36. A chefia da Seção de Bolsas encaminha as folhas de pagamento, devidamente certificadas, contendo os dados dos estudantes cadastrados pelo analista processual no SIE e SIAFI, adequadamente retificadas pelos recursos, se for o caso, e conforme o resultado final do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico, para a devida liquidação e pagamento por parte do DCF.

37. De posse das folhas de pagamento apropriadamente certificadas pela autoridade competente da Seção de Bolsas, o DCF realiza o processamento das folhas, ocasião em que verifica a conformidade das informações gerais presentes nas folhas geradas pelo SIE e SIAFI, procedendo posteriormente à liquidação e pagamento das mesmas junto ao SIAFI.
38. Se existirem divergências nos dados bancários (não estiverem de acordo com o preconizado no edital de abertura), será gerada inconsistência bancária no decorrer do processo e o pagamento do estudante nessa situação de inconsistência não será efetivado e retornará para o processamento, ocasião em que o DCF comunicará à Seção de Bolsas da PRAE a respeito do ocorrido. Aqui, a Seção de Bolsas contatará o
estudante, cientificando-o sobre a inconsistência ocorrida e o informará a respeito dos procedimentos para sanar o percalço. Para evitar esse tipo de situação, a correta observância dos dados a respeito do domicílio bancário, constantes no edital de abertura, devem ser rigorosamente observadas pelos estudantes. Caso
não haja problemas com os dados bancários do estudante requerente aprovado para receber o benefício, não será gerada inconsistência bancária e o recurso que consta no edital de resultado final será efetivamente depositado na sua conta corrente informada no seu processo individual.
39. Aqui, são efetuados, via sistema da Universidade, os arquivamentos finais dos processos PEN-SIE individuais dos estudantes, de homologação dos editais e de empenho de despesas, o que geralmente é realizado no fim do ano pela Seção de Bolsas da Pró-reitoria. O fluxo de trabalho do Auxílio à Aquisição de Material Pedagógico é encerrado após essa fase.