Tão importante quanto produzir corretamente os documentos institucionais da Universidade é classificá-los e armazená-los conforme a legislação. O Sistema de Arquivos da UFSM, composto pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG), pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e pelos Arquivos Setoriais, integra políticas, diretrizes e métodos, a fim de garantir a gestão unificada e padronizada dos documentos arquivísticos na UFSM.
Instituído em 1990, o Sistema de Arquivos da UFSM possibilitou a criação do Departamento de Arquivo Geral (DAG), que tem a finalidade de coordenar o sistema de arquivos e desenvolver a política de gestão arquivística da Universidade, mantendo sob custódia documentos de caráter permanente, oriundos das atividades dos órgãos administrativos e das unidades de ensino, pesquisa e extensão que compõem a Universidade.
Os critérios e procedimentos utilizados para determinar quais documentos devem ser mantidos na UFSM, e quais devem ser eliminados, englobam o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada na instituição. Tais processos seguem as políticas e a legislação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA), bem como as orientações e normativas instituídas pelo DAG.
Como este trabalho é minucioso, tendo em vista complexa estrutura da UFSM, o DAG criou os Arquivos Setoriais, responsáveis pela gestão dos arquivos correntes e intermediários da cada unidade/subunidade (cursos, departamentos, gabinetes, etc), com orientação técnica da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do DAG. A ideia é disseminar o trabalho do DAG, disponibilizando arquivistas para realizar a gestão da documentação produzida nas unidades/subunidades da UFSM, resultando no armazenamento e eliminação dos documentos conforme recomendado pela legislação.
Para o Arquivo Setorial do CCSH foram designados os arquivistas Alexander Tittelmeyer e Josiane Sfreddo. Em entrevista à Assessoria de Comunicação do CCSH eles contaram que o principal objetivo do seu trabalho é preservar o patrimônio documental da UFSM e promover o acesso às informações públicas, estabelecendo procedimentos padronizados de gestão arquivística aos documentos produzidos e acumulados no Centro. Portanto, o Centro cedeu uma sala exclusiva, com ar condicionado e estrutura básica para que possam realizar as atividades.
Assim, com o auxílio de três bolsistas, Adriéli Mello, Jodele Carvalho e Letícia Pavão, os arquivistas iniciaram os trabalhos no CCSH no início de 2014, analisando a documentação da Direção do Centro, do Departamento de História, dos Cursos de Filosofia, Psicologia e Especialização em Gestão de Arquivos (EAD), além do Núcleo de Assistência Judiciária. Os documentos estão sendo higienizados, analisados e classificados, com vistas a organizar uma documentação que data da década de 1960 até os dias atuais. Após esse processo e com autorização do Arquivo Nacional, os documentos que devem ser eliminados serão destinados à Associação de Selecionadores de Materiais Recicláveis de Santa Maria (ASMAR).
Entretanto, de acordo com Alexander e Josiane, o ideal seria que o trabalho fosse desenvolvido em todas as subunidades do Centro, estabelecendo-se processos para a gestão dos documentos desde a sua criação até a destinação final. Os arquivistas destacaram a importância do trabalho dos bolsistas do Curso de Arquivologia e comentaram que cada subunidade do CCSH poderia ter um bolsista para organizar o processo e contribuir com o trabalho do Arquivo Setorial.
Nesse sentido, melhorias estão sendo planejadas pela direção do CCSH para que a gestão documental do Centro seja desenvolvida de forma adequada. Apesar de o Arquivo Setorial ainda não possuir a infraestrutura ideal e não estar representado como órgão de apoio na estrutura organizacional do CCSH, o trabalho já foi iniciado e está sendo apreciado pelos usuários. Assim sendo, Alexander e Josiane salientaram que a concretização dos objetivos do trabalho depende do apoio e envolvimento de cada servidor e destacaram que as subunidades que tiverem interesse em gerir corretamente sua documentação podem procurá-los na sala 4137 do prédio 74C, nas terças e quintas-feiras, para realização de orientação técnica no local, estabelecer o cronograma de atividades, coordenar e acompanhar os trabalhos.
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